XRechnung

Definition & Bedeutung

Was bedeutet XRechnung?

Die XRechnung ist das Standardformat für eine elektronische Rechnung, insbesondere für öffentliche Behörden in Deutschland. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen oder ZUGFeRD basiert die XRechnung nur auf einem strukturierten XML-Datensatz und ermöglicht den Empfang und die nahtlose, automatische und elektronische Weiterverarbeitung. Sie ist die Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen 2014/55/EU.

Wann ist eine XRechnung Pflicht?

Die Einführung der XRechnung basiert auf den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format der XRechnung an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung auf den gesamten B2B-Zahlungsverkehr in Deutschland ausgeweitet, sodass alle Unternehmen und Selbständigen elektronische Rechnungen verwenden müssen.

Wie funktioniert eine XRechnung?

Eine XRechnung basiert auf einem strukturierten XML-Datenformat, das alle relevanten Rechnungsinformationen maschinenlesbar aufbereitet. Diese Daten werden automatisch in die Systeme der Empfänger übermittelt und dort weiterverarbeitet, was den gesamten Rechnungsprozess effizienter gestaltet. Als Alternative zur automatischen Übermittlung gibt es Web-Formulare oder manuelle Uploads von XRechnungen, bzw. können XRechnungen als DE-Mail-Anlage versandt werden oder über das Peppol-Netzwerk hochgeladen werden.

Im Gegensatz zu dem hybriden E-Rechnungs-Format ZUGFeRD ist eine XRechnung optisch für den Menschen nicht direkt lesbar, da sie aus XML-Code besteht. Spezielle Softwarelösungen sind erforderlich, um die Daten visuell aufzubereiten und lesbar darzustellen.

Wer benötigt eine XRechnung?

Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, sind zur Nutzung der XRechnung verpflichtet. Ab 2025 gilt eine Verpflichtung zur E-Rechnung auch für den gesamten B2B-Bereich in Deutschland.

Was umfasst eine XRechnung?

Eine XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Diese ist in der Norm EN 16931 vorgegeben. 

Folgende Angaben sind in der XRechnung verpflichtend:

• Rechnungsempfänger-Daten: Name & Anschrift
• Rechnungssteller-Daten: Name & Anschrift, Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdetails: zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer
• Zahlungsdetails: zum Beispiel Zahlungswege, Zahlungsfristen, etwaiger Skonto

Darüber hinaus gelten dieselben Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Buchführung wie für bisherige Rechnungen. Das betrifft z.B. eine revisionssichere Archivierung.