E-Rechnung

Definition & Bedeutung

Was bedeutet E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format vorliegt und somit eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen, die lediglich bildhafte Darstellungen sind, enthält die E-Rechnung standardisierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Dies fördert einen medienbruchfreien Austausch zwischen Geschäftspartnern und spielt eine entscheidende Rolle in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Die Pflicht zur E-Rechnung

Mit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen zu verwenden. Diese Verpflichtung basiert auf dem Wachstumschancengesetz und zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

Dabei sind Unternehmen dazu verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze zu empfangen und deren Weiterverarbeitung zu ermöglichen, ohne dass eine Zustimmung des Empfängers nötig ist.

Für die Erstellung von E-Rechnungen sind für die Jahre 2025 bis 2027 Übergangsregelungen vorgesehen. 

Wer ist betroffen von der E-Rechnungspflicht?

Betroffen sind zunächst alle steuerpflichtigen Leistungen zwischen Unternehmen, also Business-to-Business (B2B). Dazu müssen beide Geschäftspartner (leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger) im Inland ansässig sein.

Ab 2028 betrifft es dann alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, wobei bestimmte Ausnahmen gelten können, wie z.B. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250€. Übergangsregelungen erleichtern die Umstellung, z.B.:

Für die Jahre 2025 und 2026:

• Es besteht die Pflicht zur E-Rechnung, jedoch dürfen Umsätze aus dem Jahr 2025 und 2026 weiterhin auch per Papierformat oder in einem anderen elektronischen Format (mit Zustimmung des Leistungsempfängers) abgerechnet werden.
• Für den Datenaustausch dürfen auch EDI-Formate benutzt werden (mit Zustimmung des Leistungsempfängers), die nicht der für die E-Rechnung vorgesehenen EU-Norm CEN-Norm EN 16931 entsprechen.

Für 2027

• Ab 2027 gilt diese Möglichkeit nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von max. 800.000 Euro.

Dennoch ist es für Unternehmen essenziell, sich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen.

Hintergrund

Bereits mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde der Grundstein für die E-Rechnung gelegt. Der Hintergrund dieser Richtlinie, die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen umfasst, ist die Vereinheitlichung vieler nationaler Standards zu einem internationalen, einheitlichen Standard. Sie ist der Wegbereiter für die E-Rechnung über den öffentlichen Sektor hinaus.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Viele physischen Prozesse entfallen wie Druck, Kuvertierung, Postwege, etc.
• Kostensenkung: Durch den Wegfall von Papier, Drucker und Porto sowie die Minimierung von Fehlern oder wegfallende Archivierungslösungen (Lagerplatz, Ordner) können Unternehmen Kosten sparen.
• Verbesserte Datenqualität: Standardisierte Formate verringern Fehlerquellen und erhöhen die Genauigkeit der Daten. Somit werden interne Prüfungen einfacher.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die beschleunigte Verarbeitung können Zahlungen zügiger erfolgen, was die Liquidität verbessert.
  
  

Was bedeuten die Formate ZUGFeRD und XRechnung?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

In Deutschland hat die Regierung als Standard für GoBD-konforme Formate ZUGFeRD und XRechnung etabliert. 

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem für Menschen lesbaren PDF-Dokument kombiniert. Diese Integration ermöglicht sowohl die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Softwarelösungen als auch die manuelle Prüfung durch den Menschen.

XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format, das ausschließlich maschinenlesbar ist und keine visuelle Komponente enthält. Es wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt als Antwort auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den öffentlichen Sektor seit 2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, können Online-Generatoren verwendet werden, die jedoch in der Anzahl der Rechnungen limitiert sein können. Sobald häufiger Rechnungen gestellt werden und die Aufbewahrungspflicht eingehalten werden soll, empfiehlt es sich, eine geeignete Software zu benutzen, die den Anforderungen des Finanzamts entspricht:

Nutze das richtige Format mit den gesetzlichen Pflichtangaben: 

Mit den standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllst du automatisch folgende Pflichtangaben:

• Vollständiger Name & Anschrift, Steuernummer oder USt-ID des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name & Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum und fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung:
   Bei Anzahlungen: Zeitpunkt des Zahlungseingangs, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.
• Entgelt (Nettobetrag, Bruttobetrag und darauf entfallender Steuerbetrag):
   aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen.
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht bereits im Entgelt berücksichtigt (z. B. Skonti, Rabatte).
• Bei jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber ist weiterhin eine Leitweg-ID nötig, die bei Auftragserteilung mitgeteilt wird.

Wähle eine geeignete Software, die E-Rechnungen unterstützt und die eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, beispielsweise DATEV, ermöglicht. So kannst du mit wenigen Klicks die Rechnung automatisch richtig erstellen, verschicken, archivieren und den Zahlungsabgleich durchführen.

Wie lange dauert die Einführung?

Die Dauer der Einführung eines E-Rechnungssystems variiert je nach Unternehmensgröße und vorhandener IT-Infrastruktur.

Wichtige Schritte umfassen die Bedarfsanalyse, Auswahl geeigneter Software, Integration in bestehende Systeme, Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung interner Prozesse.

Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Insbesondere, wie Sicherheit und Datenschutz umgesetzt werden. Dies umfasst die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Schutz sensibler Unternehmensdaten.