ZUGFeRD

Definition & Bedeutung

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Die PDF dient als visuell lesbare Rechnung, während die XML-Datei maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten beim Empfänger ermöglicht.

Was ist ZUGFeRD?

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein Format für die E-Rechnung, das mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt wurde, basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2016 zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der 2017 veröffentlichten EU-Norm EN16931.

Mit ZUGFeRD soll die Digitalisierung der Rechnungstellung vorangetrieben werden und bundesweit EDI-Standards ergänzen und Papier-Rechnungen ablösen.

Was umfasst das Format?

ZUGFeRD ist hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteter maschinenlesbarer XML-Datei umfasst. So soll ermöglicht werden, dass User die Inhalte schnell lesen können sollen und gleichzeitig eine fest vorgegebene Struktur der eingebetteten XML-Datei eine elektronische Weiterverarbeitung problemlos ermöglicht.

Es gibt inzwischen mehrere Versionen von ZUGFeRD: Die Version 1.0 wurde bereits vor der oben genannten EU-Richtlinie und Norm entwickelt und orientiert sich zwar deren Anforderungen auf, aber erst die Version 2.0 wird den Anforderungen gerecht und kann als Format für elektronische Rechnungstellung auch für die öffentliche Verwaltung verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung oder Factur-X?

Die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind für den deutschen Raum entwickelt worden. Während ZUGFeRD sich besonders an den Bedürfnissen der Wirtschaft orientiert, wurde als Format für den öffentlichen Sektor die XRechnung definiert.

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format in XML. Ab der Version ZUGFeRD 2.0 entsprechen die Datenstrukturen von ZUGfERD und XRechnung der Norm EN16931. Die XRechnung nimmt darüber hinaus noch 21 weitere nationale Geschäftsregeln auf und erfüllt die Anforderungen der deutschen Verwaltung.

Mit der Version ZUGFeRD 2.1. werden die speziellen Anforderungen der Verwaltung mit aufgenommen. Für jegliche Rechnungstellung an die Bundesverwaltung ist die XRechnung zu verwenden. Zusätzlich ist auch das Format ZUGFeRD 2.1. im Profil XRechnung als rein strukturierte XML-Datei möglich.

Factur-X ist das Pendant zu ZUGFeRD für Frankreich. In enger Zusammenarbeit zwischen Deutschland und Frankreich wurde an den benutzerfreundlichen hybriden Formaten weitergearbeitet. Die Version ZUGFeRD 2.1 ist inhaltlich identisch mit Factur-X 1.0. Damit ist der grenzüberschreitenden E-Rechnungstellung zwischen Deutschland und Frankreich kein Hindernis gesetzt. International wird die Bezeichnung Factur-X verwendet.

Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?

Das Format wurde vor allem für die Verbreitung der elektronischen Rechnungstellung in Deutschland entwickelt, um - vereinfacht ausgedrückt - die Anforderungen der EU-Richtlinie auf Deutschland herunterzubrechen.

Es ist ein Format für die E-Rechnung im B2B Geschäftsverkehr.

Wie erfolgt die elektronische Rechnungstellung international?

Bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungstellung gibt es bei den EU-Ländern große Unterschiede, sowohl in den

gesetzlichen Regularien für die Anforderung an eine E-Rechnung als auch in der
Umsetzung selbst, z.B. ab wann und
für wen eine E-Rechnung verpflichtend ist (Geltungsbereich),
welche Ausnahmeregelungen gelten,
in welchem Format die Rechnungsstellung erfolgt
und wie die Übermittlungswege sind.

Bei internationalem Zahlungsverkehr gilt es die jeweiligen nationalen Besonderheiten zu erfragen.