Warenwirtschaftssystem

Definition & Bedeutung

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Steuerung ihrer Waren- und Materialflüsse unterstützt. Das Ziel der Warenwirtschaft besteht darin, mit einer zentralen Datenbank die Verfügbarkeit von Waren sicherzustellen, Bestände und Bedarfsplanung zu optimieren, Kosten zu kontrollieren und einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem erfasst und speichert Daten über die betrieblichen Vorgänge von Einkauf und Lagerhaltung zum Bestelleingang über die Kommissionierung bis zum Versand. Die Stamm- und Bewegungsdaten wie Warenbestand, Lieferanten und Lieferantenbestellungen, Chargen und Seriennummern, unterschiedliche Lagertypen und -orte, Lagerbewegungen, Pick- und Versandlisten etc. werden in einer zentralen Datenbank lagerübergreifend gespeichert und stehen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zur Verfügung.

Durch die Integration der verschiedenen Daten ermöglicht das Warenwirtschaftssystem einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen. Egal über welchen Kanal ein Produkt verkauft wird, über Buchungslogs wird die Ware sofort geblockt und für den Versand vorbereitet, egal wo es gelagert ist. Auf diese Weise gewährleistet das Warenwirtschaftssystem eine Echtzeit-Verfolgung betrieblicher Prozesse über verschiedene Verkaufskanäle und Lagerorte hinweg. Darüber hinaus ermöglicht eine zentrale Datenhaltung automatisierte Prozesse, wie zum Beispiel die Erstellung kostenoptimierter Versandlisten oder wegeoptimierte Picklisten.

Wofür braucht man ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen jeder Größe. Insbesondere Handelsunternehmen, die Waren einkaufen und wieder verkaufen, sowohl B2B als auch B2C, profitieren von Warenwirtschaftssystemen durch:

Effiziente Ressourcennutzung: Ressourcen wie Lagerfläche, Mitarbeiter (z.B. Kommissionierer), Materialien und Einkaufsartikel, Versandmaterial und -kosten – das Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine Übersicht über alle Ressourcen und damit eine optimale Planung, Umsetzung und Kontrolle, was zu einer höheren Produktivität führt. Wie können Bestellungen optimal versandt werden, damit der Kunde möglichst schnell seine Ware bekommt oder die Kosten gering gehalten werden können?
Automatisierung von Geschäftsprozessen: Automatische Warenbestandswarnungen, Bestellvorlagen oder gar automatisierte Nachbestellungen bei Erreichen des Mindestbestands, wege- und kostenoptimierte Pick- und Versandlisten sowie eine automatisierte Belegerstellung ersparen viel Aufwand, beschleunigen Arbeitsabläufe und reduzieren Fehler.
Verbesserte Bestandsverwaltung: Das Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine genaue Überwachung der Lagerbestände, die Optimierung der Nachbestellung und die Vermeidung von Über- oder Unterbeständen.
Effektives Datenmanagement: Dadurch, dass alle Daten rund um die Warenflüsse an einem Ort verwaltet werden, arbeiten alle Abteilungen mit denselben zuverlässigen Informationen. Ein übergreifendes Reporting und eine Auswertung der Daten ist die Basis für Entscheidungen bei Bedarfsplanung (Reichweiten-Prognosen), Lieferantenbewertungen und Preisverhandlungen, Lager- oder Versandoptimierungen.

Handelsunternehmen nutzen heutzutage verschiedene Verkaufskanäle wie stationäre Geschäfte, Online-Shops oder Marktplätze. Einige Unternehmen verfügen über ein eigenes Lager, während andere Konzepte wie Dropshipping nutzen. Moderne Warenwirtschaftssysteme unterstützen alle diese Vertriebskanäle und Logistikkonzepte.

Welche Aufgaben kann ein Warenwirtschaftssystem übernehmen?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt ein Unternehmen darin, die richtigen Waren in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt mit minimalem Kostenaufwand zu verkaufen. Es kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Einige dieser Zwecke sind:

Gesammelte Echtzeit-Daten als Basis für gute Entscheidungen: Die Unternehmensführung hat problemlosen Zugriff auf belastbare Statistiken und KPIs, um Risiken und Chancen schneller zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Für die Disposition ermittelt das Warenwirtschaftssystem auf Basis historischer Verbrauchsdaten, Planzahlen und dem aktuellen Auftragsbestand mit Hilfe von Reichweiten-Analysen optimale Bestände, Bestellmengen und den besten Bestellzeitpunkt Es kann automatische Bestellvorschläge generieren und sichert somit rechtzeitig den Nachschub.
Der Einkauf kann mit Hilfe einer Warenwirtschaft seine Bezugsquellen steuern. Durch hinterlegbare Einkaufspreise, Lieferkonditionen und Lieferantenverträge werden Liefertermine überwacht oder können Lieferanten bewertet werden.
In der Lagerverwaltung ermöglicht das Warenwirtschaftssystem umfangreiche Lagerauswertungen bis auf Artikelebene, um maximale Transparenz zu erreichen und eine effizienten Nutzung der Lagerressourcen. Mit Hilfe von Barcode-Scannern, digitalen Pick- und Packlisten, automatisch erstellten Belegen (Lieferscheine) werden die Warenbewegungen schneller erfasst und transparent dargestellt.
Im Verkauf kann das Warenwirtschaftssystem verschiedene Verkaufskanäle wie Shopsysteme und Marktplätze anbinden. Dadurch können Kundenbestellungen effizient abgewickelt und das Risiko von Leerverkäufen minimiert werden.
Das Warenwirtschaftssystem erleichtert das Retourenmanagement durch die Dokumentation und Echtzeitüberwachung von Retouren. Die standardisierte Auswertung von Retourengründen ermöglicht eine verbesserte Analyse und Optimierung des Retourenprozesses.
Bei der Inventur ermöglicht die Verwendung von Barcode-Scannern eine schnellere und effizientere Durchführung. Zudem automatisiert das System die Bewertung der Waren nach gängigen Prinzipien wie FIFO oder LIFO.
In allen Abteilungen fördert das Warenwirtschaftssystem die Zusammenarbeit auf Basis gemeinsamer Daten und gewährleistet reibungslose und fehlerfreie Abläufe zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

Durch die effiziente Organisation von Geschäftsprozessen legt ein Warenwirtschaftssystem also den Grundstein für Unternehmenswachstum. Es ermöglicht eine Skalierung des Geschäfts, indem:

durch maximale Transparenz alle Beteiligten dieselben Daten zur Verfügung haben
auf Basis zentraler Daten, Auswertungen erstellt werden können und Schwachstellen in den Prozessen und im Sortiment aufgedeckt werden
aufwändige manuelle Prozesse (z.B. Nachbestellungen oder Verfügbarkeitsabfragen, Belegerstellung) werden automatisiert und reduzieren daher die Fehleranfälligkeit
durch schnellere und reibungslose Prozesse gelangt die gewünschte Ware schneller zum Ziel und die Kundenzufriedenheit wird gesteigert.

Was ist der Unterschied zwischen WaWi und ERP?

Obwohl die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System oft synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied zwischen den beiden Konzepten. Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich in der Regel auf die Verwaltung von Warenströmen, Beständen und damit verbundenen Prozessen. Es deckt in der Regel Bereiche wie Einkauf, Lagerhaltung und Vertrieb ab.

Ein ERP-System hingegen ist umfassender und steuert neben den Warenströmen auch die damit verbundenen Ressourcen. Weitere Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Produktionsplanung ergänzen die klassische Warenwirtschaft. Ein ERP (Enterprise Ressource Planning) ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Unternehmens und verbindet alle relevanten Abteilungen und Prozesse miteinander.

Mit anderen Worten ist das Warenwirtschaftssystem Teil des umfassenderen ERP-Systems. Ein ERP-System bietet eine vollständigere Sicht auf das Unternehmen und ermöglicht eine nahtlose Integration und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Wozu braucht ein Warenwirtschaftssystem Schnittstellen?

Für ein Warenwirtschaftssystem sind verschiedene Schnittstellen wichtig, um eine effiziente Integration mit anderen Systemen und Prozessen zu ermöglichen. Hier sind einige wichtige Schnittstellen, die für ein Warenwirtschaftssystem relevant sein können:

eCommerce-Schnittstellen: Eine Schnittstelle zum Online-Shop ist entscheidend, um Bestellungen nahtlos ins Warenwirtschaftssystem zu übertragen und den Lagerbestand in Echtzeit zu synchronisieren. Beliebte E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce oder Magento bieten häufig vorgefertigte Integrationen mit Warenwirtschaftssystemen an. Genauso wichtig sind Schnittstellen zu bekannten Marktplätzen wie Amazon oder Ebay.
Point-of-Sale (POS)-Schnittstellen: Wer ein stationäres Geschäft betreibt, benötigt eine Schnittstelle zum Kassensystem, um Verkäufe, Zahlungen und Lagerbestände zu synchronisieren.
Lieferanten-Schnittstellen: Eine Schnittstelle zu Lieferanten kann den Bestellprozess automatisieren, indem Bestellungen direkt an Ihre Lieferanten gesendet werden. Dies ermöglicht eine effiziente Bestandsverwaltung und eine schnellere Lieferung von Produkten. Die genauen Schnittstellen variieren je nach Ihren Lieferanten und deren Systemen.
Buchhaltungs-Schnittstellen: Eine Schnittstelle zum Buchhaltungssystem ist wichtig, um Daten wie Umsätze, Rechnungen und Zahlungen zu synchronisieren. Dies erleichtert die Buchhaltung und ermöglicht eine genaue Finanzberichterstattung. Gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder QuickBooks bieten oft Integrationen mit Warenwirtschaftssystemen an.
Versanddienstleister-Schnittstellen: Eine Schnittstelle zu Versanddienstleistern wie DHL, UPS, FedEx oder anderen ist die Voraussetzung, um Versandetiketten zu generieren, Sendungsverfolgungsinformationen abzurufen und den Versandprozess zu automatisieren.
CRM-Schnittstellen: Eine Schnittstelle zu einem Customer Relationship Management (CRM)-System kann dabei helfen, Kundeninformationen, Aufträge und Verkaufsdaten zu synchronisieren. Dies ermöglicht eine bessere Kundenbetreuung und Vertriebsanalyse.