Hublify als Commerce Backend und ERP für
3 Shopware-Shops mit 30 Dropshippern
Der Use Case - kurz und knapp
Kunde: Cologne Trading House GmbH bedient mit Hublify drei Shopware-Shops und hat in über zwei Jahrzehnten Partnerschaften zu rund 30 Dropshipping-Lieferanten aufgebaut. So entstand ein Sortiment, das vom Kickertisch bis zum Swimmingpool alles bietet, was Haus und Garten zum Freizeitparadies verwandelt.
Aufgabe: Klassisches ERP als Backbone für Produkt-, Auftrags-, Bestands- und Lieferantendaten, das automatisierte Prozesse für Dropshipping abbildet: Weiterleitung der Bestellungen an Dropshipper, automatisierter Bestandsabgleich aus einem heterogenen Datensatz (Verfügbarkeiten und Reservierungen) inclusive Reporting und automatisierter Kundenkommunikation.
Die Herausforderung
Manuelle Prozesse bei heterogener Datengrundlage
Schnellere Auftragsabwicklung & Reservierungen
Bestellungen sollten direkt an den Dropshipper weitergeleitet werden und die dazugehörige Kundenkommunikation automatisiert werden. Für wichtige Produkte sollte Ware beim Dropshipper reserviert werden können.
Heterogene Dropshipper-Daten
Die täglichen Lagerbestandsmeldungen als csv-Datei enthalten unterschiedliche Formatierungen, Werte oder Sonderabsprachen zu Verfügbarkeiten oder Nachproduktion.
Manuelle Datenpflege und Bestandsabgleich
Die heterogene Datengrundlage ist keine Ausgangsbasis, auf der Standardimports funktionieren. Anstatt dessen kümmerte sich vorher ein Mitarbeiter nur um manuelle Datenpflege und Abgleiche.
Überblick über 3 Shops gewinnen
Ziel war es, einen tagesaktuellen Überblick über alle Aufträge, Bestände und Verfügbarkeiten zu bekommen und eventuelle Abweichungen auf einen Blick zu erkennen.
Die Lösung
Zentrales ERP (PIM, Order Management, Warehouse) mit automatisierten Prozessen
Einfache Anbindung der Dropshipper
30 Dropshipper bedeuten viele unterschiedlichen Prozesse, Datenformate, Vereinbarungen und komplexe Kommunikation. Die meisten Lieferanten liefern, bzw. bekommen ihre Daten in Form von csv-Dateien. Diese enthalten unterschiedliche Spaltenformate, Werte und Zahlen.
Ein einfacher Datenimport erfolgt in Hublify über die Databox: ein „Zwischenspeicher“ in Hublify, so dass Daten erst nochmal ausgewählt, geprüft oder verändert werden können, bevor sie nach einem Mapping zum Zielort importiert werden.
Umgekehrt werden Bestellinformationen in individuellen csv-Listen plus PDF-Anhängen mit Begleitdokumenten wie Rechnung, Lieferschein Dropshippern zur Verfügung gestellt.
Automatisierte Bestellabwicklung mit Dropshippern
Alle Aufträge aus den 3 Shops kommen von Shopware direkt in Hublify und werden dort zentral verwaltet. Wenn eine Bestellung in Hublify eintrifft, wird zunächst die Verfügbarkeit in Hublify gecheckt und die Ware reserviert. Gesammelt werden Aufträge ein-/mehrmals täglich als Auslieferungsauftrag an den Dropshipper automatisiert übermittelt. Bei einer Bestellung von Produkten von mehreren Lieferanten werden die Lieferaufträge gesplittet erstellt und an die entsprechenden Dropshipper weitergeleitet.
Je nach Dropshipper erhält er Emails oder die Daten per SFTP / API-Calls mit für ihn aufbereiteten csv-Listen (und den für ihn relevanten Spalten-Formaten) sowie optional als PDF zum Ausdruck Rechnungsdokumente, Lieferschein oder Begleitschreiben. Hublify bereitet den Versand optimal vor, so dass für den Dropshipper kein Extra-Aufwand anfällt.
Entsprechend des Auftragsstatus gehen Emails von der Bestellbestätigung, Versandinformation bis hin zur Rechnung und Mahnung automatisiert von Hublify an die Kunden raus.
Automatisierter Bestandsabgleich per n8n
Täglich erhält CTH von Dropshippern Bestände und Zusatzinformationen (z.B. Sonderkonditionen oder Nachproduktion).
Über n8n wird die csv-Datei abgerufen, geprüft, Daten werden angereichert und in Hublify importiert, so dass die Lagerbestände ohne manuellen Aufwand abgeglichen und in Hublify nachgehalten werden.
In diesem Fall bestand der Wunsch, die Workflows eigenständig über n8n abzubilden. Andere Kunden nutzen Hublify Flows in Hublify direkt.
Welches Szenario besser passt und anhand welcher Kriterien entschieden werden kann, beschreibt dieser Blogartikel: Software-Lösungen für Workflow Automatisierung im E-Commerce: eigene Flow-Engine oder externe Automatisierungs-Tools?
Umfassendes Reporting in Hublify
In Hublify werden Abweichungen, Fehler, Besonderheiten umfassend geloggt und in einem täglichen Reporting zusammengefasst.
Um Fehlermeldungen nachzuhalten und auszuwerten (als Backup und Sicherheit), wurden die täglichen 30 Notifications in Charts visualisiert, um schnell zu erkennen, wo auf Abweichungen zu reagieren ist.
Darüber hinaus helfen Dashboards, um den Überblick über 3 Shops nicht zu verlieren.
Das Ergebnis
Weniger manueller Aufwand für Händler und Dropshipper
Mit Hublify konnte der manuelle Aufwand sowohl intern als auch für den Dropshipper minimiert werden:
Dropshipper erhalten alle Daten vorgefertigt in der Form, wie sie direkt damit weiterarbeiten können: PDFs zum Ausdruck, Spaltenformate im csv, wie sie es wünschen.
Durch den automatisierten Bestandsabgleich sind manuelle Datenabgleiche nicht mehr nötig.
So hat nun ein voller Mitarbeiter Freiraum für andere Aufgaben.
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