Viele Commerce Plattformen oder ERP-Systeme versprechen mehr Effizienz durch Workflow Automatisierungen. Dafür sind in der Software bestimmte Automatisierungsfunktionalitäten für (Standard-) Commerce Prozesse integriert (z.B. Belegerstellung oder Alarmsignale bei niedrigem Lagerbestand) und in der Software Architektur verankert. Manche Software-Lösungen verfügen über eine eigene Flow-Engine oder einen Flow-Builder, mit denen eigene Workflows in der Software erstellt und umgesetzt werden, z.B. für Bestellprozesse, Kundeninteraktionen oder Kampagnenmanagement.
Mit dem Aufkommen von Automatisierungs-Tools wie Zapier, make oder n8n wird Workflow Automation nochmal neu gedacht. Denn hier wird Automatisierung über ein System hinweg hin angeboten, zwischen verschiedenen Webanwendungen und Diensten, selbst wenn diese unterschiedliche Schnittstellen und Datenformate verwenden. Punkten diese Tools doch mit unzähligen Konnektoren und einfachen Bedienoberflächen, so dass Automatisierung beliebig anwendbar und auch für Einsteiger möglich ist.
Was ist eine intelligente Software-Lösung, damit du deine E-Commerce Prozesse effizienter gestalten kannst? Wir wollen dir einen Überblick geben über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Ansätze.
- Unterschiede zwischen integrierten Funktionen und externen Automatisierungs-Tools
- Worauf du bei der Auswahl der Software-Lösung achten solltest
- So setzt Hublify Workflow Automatisierung um
Unterschiede zwischen integrierten Funktionen und externen Automatisierungs-Tools
Um es gleich vorneweg zu nehmen: es gibt kein Besser oder Schlechter, denn jede Lösung hat seine Vor- und Nachteile. Daher wollen wir hier vor allem auf die Punkte eingehen, in denen sie sich unterscheiden. Jeder mag dann selbst entscheiden, was für sein Business besser passt.
Datenintegration und Zugriff auf Daten
Integrierte Tools bieten in der Regel eine tiefere Integration in die Daten und Prozesse der Software. Sie haben direkten Zugriff auf alle relevanten Daten innerhalb der Plattform und können direkt und ohne zusätzliche Konfiguration oder Programmierung auf interne Datenstrukturen, Felder und Funktionen zugreifen, was bei externen Tools oft nur über APIs möglich ist. Dies erleichtert die Erstellung von Automatisierungen, die auf spezifische Datenpunkte innerhalb des Systems zugeschnitten sind. Dazu gibt es weniger Latenz und potenzielle Sicherheitsrisiken bei der Datenübertragung. Alles bleibt innerhalb des geschützten Ökosystems der Plattform.
Flexibilität und Reichweite
Dafür bieten externe Tools eine größere Flexibilität beim Verbinden unterschiedlicher Systeme, auch über die Grenzen einer spezifischen Plattform hinaus. Sie sind ideal, wenn Workflows Daten und Funktionen aus mehreren verschiedenen Systemen integrieren müssen.
Die Stärken von Tools wie Zapier und n8n liegen in ihrer Fähigkeit, eine große Bandbreite an Apps und Diensten zu integrieren, was Nutzern die Flexibilität gibt, genau die Tools zu verknüpfen, die sie benötigen und die gegebenenfalls mit Commerce-Prozessen nur am Rande zu tun haben (z.B. Zeiterfassung oder Projektmanagement). Wohl kaum ein interner Flow Builder wird auf so eine Fülle an kleinen und großen Konnektoren sowie vorgefertigten Flows zurückgreifen können, wie es diese externen Tools tun.
Benutzerfreundlichkeit und technische Voraussetzungen
Integrierte Tools sind häufig benutzerfreundlicher und weniger technisch. Selbst wenn externe Automatisierungstools viel investiert haben, um ihre Dienste so zugänglich wie möglich zu machen, so spielt die Macht der Gewohnheit doch eine große Rolle. Wer ein ERP oder eine Commerce Plattform tagtäglich im Einsatz hat und sich in dessen Datenstruktur und Handling eingefuchst hat, möchte sich vielleicht ungern in weitere Systeme für Workflow Automatisierungen hineindenken. Noch dazu, wenn diese ein tieferes technisches Verständnis für die Einrichtung und Verwaltung der Automatisierungen erfordern.
Datenschutz beim Austausch personenbezogener Daten
Je nachdem wofür externe Tools verwendet werden, muss man sich im Klaren sein, dass datenschutzrechtliche Bedenken entstehen können, wenn Daten zwischen verschiedenen Systemen und Diensten übertragen werden. Sobald es um personenbezogene Daten geht, gelten die bestehenden Datenverarbeitungsverträge und es muss klar geregelt sein, dass diese Daten über weitere Firmen und deren Software laufen, will man externe Tools einsetzen.
Worauf du bei der Auswahl der Software-Lösung achten solltest
Es ist also sinnvoll, dir anhand einiger Kriterien zu überlegen, was deine E-Commerce Plattform können soll und was nicht, wie es um die IT-Ressourcen deines Unternehmens steht und wohin dein Unternehmen in puncto Flexibilität und IT-Strategie will. Hier sind einige Punkte, die deine Entscheidung beeinflussen können:
API-Fähigkeiten
Wenn die API deiner E-Commerce-Plattform umfangreiche und gut dokumentierte Endpunkte bietet, die es ermöglichen, problemlos auf Daten zuzugreifen und mit externen Systemen zu interagieren, kann eine integrierte Workflow-Automatisierung effektiv sein. Dies ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren, ohne die Plattform verlassen zu müssen, und stellt sicher, dass die Datenintegrität und -sicherheit gewahrt bleibt.
Theoretisch können externe Tools über APIs denselben Grad an Funktionalität wie integrierte Tools erreichen, vorausgesetzt, die APIs sind gut gestaltet und bieten vollständigen Zugriff auf die benötigten Daten und Funktionen. In der Praxis gibt es jedoch oft Einschränkungen:
- Datenabdeckung: Nicht jede API deckt alle Datenfelder ab, die intern verfügbar sind. Manchmal sind bestimmte sensible oder komplexe Datenfelder aus Sicherheits- oder technischen Gründen nicht über APIs zugänglich.
- Aktualisierungsrate: APIs können bei der Aktualisierung von Daten hinter der internen Datenbank herhinken, was zu Verzögerungen führen kann, die in Echtzeit kritische Automatisierungen beeinträchtigen.
- Kosten und Rate Limits: Viele APIs haben Rate Limits und manchmal auch Kosten, die mit der Anzahl der Anfragen verbunden sind, was den Umfang oder die Häufigkeit der Datenabrufe durch externe Tools beschränken kann.
Verfügbarkeit von Konnektoren
Viele Plattformen bieten vordefinierte Konnektoren zu gängigen Diensten und Anwendungen, die die Integration erleichtern. Wenn solche Konnektoren vorhanden und für die gewünschten Funktionen ausreichend sind, könnte dies ein weiterer Grund sein, sich für die integrierte Lösung zu entscheiden, da sie die Implementierung vereinfachen und die Notwendigkeit für zusätzliche Middleware minimieren.
Jedoch wird kaum eine E-Commerce Plattform Konnektoren im selben Maße anbieten und verwalten können wie externe Tools, deren Geschäftsmodell darauf basiert.
Anpassung und Erweiterbarkeit
Integrierte Lösungen sind oft weniger flexibel in Bezug auf spezifische Anpassungen oder das Hinzufügen ungewöhnlicher oder sehr spezifischer Funktionalitäten, die nicht standardmäßig unterstützt werden. Wenn die API es jedoch erlaubt, solche Anpassungen selbst zu entwickeln oder durch Drittanbieter hinzufügen zu lassen, kann dies die Attraktivität einer integrierten Lösung erhöhen.
Zukünftige Skalierbarkeit und Wartung
Ein System, das auf einer starken API basiert und gut integriert ist, kann einfacher zu warten und zu skalieren sein, insbesondere wenn es innerhalb der Grenzen und Spezifikationen der Hauptplattform arbeitet. Dies kann langfristige Vorteile in Bezug auf die Stabilität und Leistung des Systems bieten.
Technische Fähigkeiten deines Teams
Integrierte Tools erfordern selten direkten Zugriff auf APIs oder tiefgreifende technische Kenntnisse, da sie darauf ausgelegt sind, die Komplexität hinter einer einfacheren, oft grafischen Benutzeroberfläche zu verbergen.
Externe Tools haben viel unternommen, dass die technischen Voraussetzungen minimiert werden. Sie arbeiten beispielsweise mit visueller Programmierung, bei denen Workflows durch Drag & Drop von Komponenten in einem grafischen Interface erstellt werden können, ohne Programmierkenntnisse (no code). Dazu gibt es umfangreiche Dokumentationen und Community-Support. Aber zumindest dafür muss eine Bereitschaft vorliegen, sich damit auseinanderzusetzen.
Bedeutung von gleichbleibenden Benutzeroberflächen
Die Macht der Gewohnheit ist ein häufiges Hindernis für Change in Unternehmen. Nutzer, die bereits mit einer bestimmten Software wie einer E-Commerce- oder Marketing-Automation-Plattform arbeiten, sind oft schon mit der Benutzeroberfläche, den Menüs und der Terminologie vertraut. Die Lernkurve für die Nutzung integrierter Automatisierungsfunktionen ist dadurch geringer, da sie nahtlos in die Umgebung integriert sind, die die Nutzer bereits kennen und man nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss.
Wie wichtig ist Datenschutz und Datensicherheit?
Überlege genau, für welche Szenarien und Daten du automatisierte Workflows einsetzen möchtest. Wenn es um Produktinformationen, Preise, Bestände oder Lagerorte geht, können externe Tools sehr hilfreich sein, ohne dabei datenschutzrechtliche Risiken einzugehen.
Bei der Verwendung externer APIs können Datenübertragungszeiten und Sicherheitsfragen (wie die Übertragung sensibler Daten über das Internet) wichtige Überlegungen sein.
In vielen Fällen erfordert der Zugriff über APIs spezifische Berechtigungen und Schlüssel, die konfiguriert und verwaltet werden müssen. Dies kann zusätzliche Überwachung und Sicherheitsmaßnahmen erfordern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass integrierte Tools oft einfacheren und sichereren Zugang zu Daten bieten, während externe Tools mehr Flexibilität und Integrationsoptionen über Systemgrenzen hinweg bieten, allerdings oft auf Kosten von Komplexität und potenziellen Einschränkungen im API-Zugriff.
So setzt Hublify Workflow Automatisierung um
Hublify bietet sowohl in die Software integrierte Automatisierungsfunktionen als auch Hublify Flows als Flow Builder an. In manchen Fällen ist es sinnvoll, externe Automatisierungstools zu nutzen, um Workflow Automatisierungen schnell umzusetzen. Dann, wenn es beispielsweise um unbedenkliche Daten geht oder wo Konnektoren genutzt werden können, die Hublify selbst nicht bietet.
Genauso ist es möglich, über die Hublify API sehr einfach Drittsysteme anzubinden. Hublify verfolgt den API first Ansatz und ermöglicht, dass jede Funktion auch über die API ansteuerbar ist und eine gute Dokumentation zur Verfügung steht.
Beispiele für Workflow Automatisierungen mit Hublify
Ein Dropshipper erhält von rund 30 unterschiedliche Lieferanten tägliche Lagerbestandsmeldungen als csv-Datei mit unterschiedlichen Formatierungen und Werten (mal Zahlen, mal Text). Aufgrund dieser heterogenen Datengrundlage ist ein Standard-Import nicht möglich und eine Automatisierung schwierig. Über n8n wird die csv-Datei abgerufen, geprüft, Daten werden angereichert und in Hublify importiert, so dass die Lagerbestände ohne manuellen Aufwand abgeglichen werden können. Um Fehlermeldungen nachzuhalten (als Backup und Sicherheit) und auszuwerten, sollen die täglichen 30 Notifications in Charts visualisiert werden, um schnell zu erkennen, wo auf Abweichungen zu reagieren ist.
Ein anderer Kunde arbeitet mit Hublify Flows und hat für seine Bestellverwaltung, Lager und Einkauf automatisierte Workflows mit Hublify Flows eingerichtet: Zunächst werden eingehende Bestellungen auf bestimmte Merkmale geprüft, bspw. ob ein Produkt in das gewünschte Zielland überhaupt geliefert werden darf oder ob Einfuhrzoll enthalten ist. In Folge wird die Adresse validiert, der Auftrag weiter prozessiert (Lieferungen und Reservierungen angelegt). Für ein besseres Controlling werden einmal täglich die Verkäufe am Lagerartikel materialisiert. Auf Basis der tagesaktuellen Verkaufszahlen wird der Einkauf vollautomatisch getätigt. So konnte die Kapitalbindung um die Hälfte reduziert werden.
Nimm gerne Kontakt mit Hublify auf, wenn du mehr über diese Use Cases erfahren willst oder lies unsere weiteren Blogartikel zu Anwendungsfällen für Workflow Automatisierungen.
