KYC

Definition & Bedeutung

KYC (Know Your Customer), zu Deutsch: “Kenne deinen Kunden”, beschreibt einen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess, bei dem die Identität von Neukunden überprüft wird, um Geldwäsche, Betrug oder terroristische Aktivitäten zu verhindern. Während KYC ursprünglich aus der Banken- und Finanzbranche kommt, betrifft das Thema mittlerweile auch Online-Händler, Marktplatzbetreiber, Zahlungsdienstleister und alle, die mit Transaktionen oder persönlichen Daten zu tun haben.

Was ist KYC?

KYC ist ein strukturierter Prozess, bei dem Unternehmen die Identität, den Hintergrund und gegebenenfalls auch die finanzielle Situation ihrer Kunden überprüfen. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fordert auf Basis der EU-Zahlungsdiensterichtline PSD2 eine Verifizierung der Identität der Geschäftspartner, um Betrug, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Das KYC-Verfahren ist gesetzlich vorgeschrieben.

Im Alltag bedeutet das: Bevor ein neuer Kunde umfassendere Finanzdienstleistungen nutzt oder beispielsweise als Händler auf einem Online-Marktplatz verkauft, muss geprüft werden, wer diese Person ist und woher deren Mittel stammen.

Als Marktplatzbetreiber ist man also verpflichtet, Informationen zur Identität und Integrität der Kunden und Partner zu erheben und diese zu regelmäßig zu prüfen. Man spricht auch von KYB (Know your Business), wenn man die Informationen zu den Verkäufern auf der Plattform erhebt.

Wie funktioniert KYC im E-Commerce?

Im E-Commerce begegnet dir das KYC Verfahren vor allem immer dann, wenn neue Kundenkonten mit Zahlungsfunktionen, Finanztransaktionen oder hohem Umsatzvolumen eingerichtet werden. Klassische Beispiele sind Marktplätze, die externe Händler zulassen, oder Online-Shops, die „Buy Now, Pay Later“-Modelle anbieten. Die KYC-Prüfung beginnt bereits beim Onboarding und zieht sich, je nach Risiko-Einstufung, auch durch die gesamte Geschäftsbeziehung – regelmäßige Überprüfungen inklusive.

Für Händler: Wird die Plattform als Drittanbieter genutzt, müssen auch diese Händler KYC-Prüfungen durchlaufen, bevor sie verkaufen dürfen.
Für Käufer: Bei hohen Zahlungsmengen, Raten- oder Rechnungskauf sowie Geldtransfer können auch Käufer einer KYC-Prüfung unterzogen werden.
Für Zahlungsanbieter: Jede Payment-Schnittstelle, die Geldauszahlungen, Banktransfers oder digitale Wallets ermöglicht, unterliegt heute in der EU und vielen anderen Ländern gesetzlichen KYC-Anforderungen.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten und wer ist zu KYC verpflichtet?

Gesetzliche Verpflichtungen nach GwG und relevanten EU-Regelungen

In Europa bilden das Geldwäschegesetz (GwG) sowie die 4. und 5. EU-Anti-Geldwäsche-Richtlinie die Basis für KYC-Verpflichtungen. Das GwG verpflichtet Unternehmen, bei bestimmten Geschäftsbeziehungen den Kunden zu identifizieren, Informationen über den Geschäftszweck einzuholen und die Herkunft von Zahlungen transparent zu machen. Die Richtlinien sind für alle Finanzunternehmen, Banken, Versicherungen, aber eben auch für viele Akteure im Online-Handel verbindlich.

Welche Unternehmen und Branchen sind KYC-pflichtig?

Pflicht zur KYC-Prüfung haben nicht nur klassische Banken und Versicherungen, sondern auch:

Zahlungsdienstleister und FinTechs
Online-Marktplätze mit Auszahlungsfunktion
E-Commerce-Unternehmen, die Finanzdienstleistungen integrieren
Krypto-Börsen und Wallet-Anbieter
Vereinzelt große Online-Shops, v.a. beim Handel mit sensiblen oder hochpreisigen Gütern

Für Standard-Einzelhandelsgeschäfte ist die KYC-Pflicht selten relevant, wird aber essenziell, sobald externe Händler, große Zahlungsabwicklungen oder Finanztransaktionen involviert sind.

Wie läuft eine KYC-Prüfung ab?

KYC-Prozess: Ablauf und einzelne Schritte

Das typische KYC Verfahren ist in mehreren Schritten aufgebaut und reicht von der Erfassung persönlicher Daten bis zur Analyse potenzieller Risiken:

Kundendaten erfassen: Sammeln von Basisdaten wie Name, Geburtsdatum, Adresse, Nationalität, bei Unternehmen zusätzlich Gesellschaftsform und nun wirtschaftlich Berechtigte.
Identitätsnachweis: Prüfung der Angaben mit offiziellen Dokumenten (z.B. Personalausweis, Reisepass oder Handelsregisterauszug).
Abgleich mit Sanktions- und PEP-Listen: Überprüfung, ob Personen auf Sanktionslisten geführt oder als politisch exponierte Personen (PEP) gelten.
Risikobewertung: Einstufung des Kunden auf Basis von Branche, Geschäftsmodell, Herkunft der Gelder und Transaktionsverhalten.
Dokumentation & Vermerk etwaiger Auffälligkeiten: Jeder Schritt muss protokolliert und bei späteren Änderungen aktualisiert werden.

KYC-Prüfung: Identitätsnachweis, Adressnachweis und wirtschaftlich Berechtigte

Herzstück der KYC-Prüfung ist die Identitätsfeststellung. Für Privatpersonen ist hierfür oft ein gültiges Ausweisdokument ausreichend. Bei Unternehmen müssen neben dem Nachweis über die Gesellschaft auch alle wirtschaftlich Berechtigten erfasst und dokumentiert werden – also jene Personen, die letztlich Kontrolle über das Unternehmen ausüben oder maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt sind. Entsprechende Nachweise können u.a. Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten oder Auszüge aus dem Transparenzregister sein.

Wie häufig werden KYC-Prüfungen durchgeführt?

Nicht nur zu Beginn, sondern regelmäßig musst du bei risikobehafteten Geschäftsbeziehungen eine erneute KYC-Prüfung einplanen. Gesetzliche Vorgaben sehen (mindestens) eine erneute Risikoanalyse bei ungewöhnlichen Transaktionen, bei Änderungen der Gesellschaftsstruktur oder nach Hinweisen auf verdächtige Aktivitäten vor. Für Plattformbetreiber empfiehlt sich die Integration von Kontrollmechanismen, die Änderungen automatisiert erkennen und Folgeprüfungen anstoßen.

Was muss für KYC erhoben werden?

Diese Informationen unterscheiden sich je nach Person – für natürliche Personen müssen Ausweisdokumente erhoben werden, für juristische Personen die Unternehmensdaten. KYC-Prüfungen können sich auch mit der Zeit ändern – es könnten also andere Daten notwendig sein, die dann nicht nur für Neukunden, sondern auch Bestandskunden eingeholt werden müssen. Aufgrund der Komplexität, die die KYC-Prüfung mit sich bringt, kann es sich oft lohnen, einen Payment Service Provider (PSP) einzuschalten. Dieser kümmert sich um diese Prüfung und übernimmt damit die Verantwortung.

Mit welchen Herausforderungen ist KYC in der Praxis verbunden?

Gerade im E-Commerce, wo Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit zählen, stellt KYC viele Unternehmen vor Herausforderungen. Typische Stolperfallen sind:

Medienbrüche: Brüche im Kundenprozess durch manuell angeforderte Dokumente
Lange Bearbeitungszeiten: Verzögerungen durch interne Prüfprozesse oder Rückfragen
Technische und regulatorische Komplexität: Durch unterschiedliche Anforderungen an verschiedene Länder, Personengruppen oder Unternehmensformen

FAQ zu KYC: Die häufigsten Fragen knapp beantwortet

Wie läuft eine KYC-Prüfung ab?

Kurz gesagt: Die Prüfung startet mit der Erfassung der Kundendaten, gefolgt vom Identitäts- und gegebenenfalls Adressnachweis. Danach werden Sanktionslisten geprüft, das Risiko eingeschätzt, alles dokumentiert und bei Veränderungen wiederholt sich der Prozess.

Wie lange dauert eine KYC-Prüfung?

Das hängt vom Prüfungsumfang und der Qualität der bereitgestellten Dokumente ab. In der Praxis reichen die Bandbreiten von wenigen Minuten (bei digitaler Identifikation im B2C) bis hin zu mehreren Tagen (bei komplexen Firmenstrukturen im B2B-Marktplatzbereich).

Wer ist für KYC verantwortlich?

Verantwortlich ist immer das Unternehmen, das die Geschäftsbeziehung mit dem Endkunden eingeht – im E-Commerce typischerweise der Plattformbetreiber oder der Zahlungsdienstleister. Wer Dritte beauftragt (z.B. externe KYC-Anbieter), bleibt trotzdem rechtlich in der Verantwortung.