MSV3

Definition & Bedeutung

MSV3 ist ein standardisiertes, internetbasiertes Bestellverfahren zwischen Apotheken und pharmazeutischem Großhandel. Die Abkürzung steht für „Medium Speed Version 3“. Ziel ist der sichere, schnelle Datenaustausch in Echtzeit: Verfügbarkeiten, Preise, Bestellungen, Statusmeldungen, Lieferavise und Retoureninformationen laufen automatisiert zwischen Warenwirtschaft/ERP der Apotheke und dem System des Großhändlers. Damit ersetzt MSV3 ältere, telefon- bzw. ISDN-basierte Verfahren vollständig.

Was ist MSV3?

MSV3 hat sich im deutschsprachigen Apothekenmarkt als De-facto-Standard etabliert. Es wurde als Nachfolger von MSV2 eingeführt, um die bis dahin gängigen, langsameren und fehleranfälligeren Kommunikationswege (z. B. Dafü/ISDN) abzulösen. Kernnutzen: unmittelbare Rückmeldungen des Großhandels auf Bestell- und Verfügbarkeitsanfragen, weniger Medienbrüche und eine deutlich höhere Automatisierung im Tagesgeschäft. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und stabilisiert die Beschaffung – besonders wichtig für Online-Apotheken mit hohem Bestellvolumen und enger Liefertaktung.

Wie funktioniert die MSV3 Schnittstelle im Bestellprozess?

Praktisch läuft MSV3 so ab: Deine Apotheken-Warenwirtschaft oder dein ERP sendet eine strukturierte Anfrage (inkl. PZN, Menge, ggf. Ersatzartikel-Optionen) an deinen Großhandel. Dessen System antwortet in Sekunden mit Verfügbarkeit, Preisen und ggf. Alternativen. Du bestätigst die Bestellung, erhältst eine Auftragskennung je Teilauftrag und später ein elektronisches Lieferavis. Retouren können ebenfalls digital angestoßen werden. Bei vielen Softwarehäusern und im Großhändler ist die MSV3 Schnittstelle fest integriert, wodurch Einrichtung und Betrieb planbar sind.

Typische Transaktionen über die MSV3 Schnittstelle:

• Verfügbarkeitsanfrage: Live-Check, ob ein Artikel (PZN) in gewünschter Menge lieferbar ist – inklusive Preisinformation.

• Bestellung: Übermittlung der finalen Order mit Positionsdaten, Lieferwunsch und eindeutiger Kennung je Unterauftrag.

• Status & Avis: Elektronisches Lieferavis (z. B. für Wareneingangsplanung) und Statusupdates (Teillieferung, Substitution etc.). 

• Retouren: Digitale Rücksendung inkl. Begründungscodes – für eine schlanke Abwicklung.

MSV3 ist webbasiert und setzt auf moderne Sicherheitsmechanismen (verschlüsselte Übertragung, definierte Freischaltungen), was den operativen Betrieb in Apotheken sicherer und robuster macht als legacy-basierte Verfahren.

Welche Vorteile bringt MSV3 Apotheken?

Für stationäre und Online-Apotheken ist MSV3 ein echter Effizienzhebel – vor allem, wenn du mehrere Bestellfenster am Tag und Peaks am Abend kennst:

• Schnellere Beschaffung: Sofortige Rückmeldungen minimieren Telefonate und Wartezeiten. Gerade bei eiligen Rezepten (Same-/Next-Day-Zustellung) zählt jede Minute.

• Weniger Out-of-Stocks: Echtzeit-Verfügbarkeit ermöglicht dynamische Disposition, Alternativvorschläge und Teillieferungsstrategien – statt „Blindbestellungen“.

• Geringere Fehlerquote: Standardisierte Datenformate reduzieren Übertragungsfehler, Doppelerfassungen und Medienbrüche (Fax, Telefon).

• Planbarer Wareneingang: Elektronische Lieferavise erleichtern Lagerplanung, Personalsteuerung und Wareneingangsbuchungen.

• Skalierbarkeit: Je mehr Bestellungen du automatisiert absetzt, desto besser rechnet sich die Integration – wichtig für wachsende Online-Apotheken mit OMS/ERP-Anbindung.

Welche Daten fließen über MSV3 – und worauf musst du in der Praxis achten?

Typische Datenfelder:

• PZN, Artikelbezeichnung, Menge, Packungsgröße

• Preise/Konditionen, Rabatt-/Vertragsinformationen

• Lieferwunsch, Teillieferungsfreigabe, Substitutionsflag

• Kundennummer/Standort-ID, Referenz/Kommission

• Auftragskennungen je Unterauftrag

• Statusmeldungen, elektronisches Lieferavis, Retourengründe

Gerade die eindeutige Auftragskennung pro Unterauftrag hilft dir, in OMS/ERP und Warenwirtschaft sauber abzugleichen, Teillieferungen zuzuordnen und Wareneingänge automatisiert zu buchen.

Wie unterscheidet sich MSV3 von „klassischem“ EDI, REST-APIs & Marktplatz-Schnittstellen?

• Branchenfokus: MSV3 ist für den Apotheken/Großhandelsprozess standardisiert – kein generisches B2B-EDI und keine Shop-API. Das beschleunigt Onboarding & Betrieb, weil beide Seiten den gleichen Prozess sprechen.

• Echtzeit-Feedback: Anders als manche EDI-Strecken mit Batch-Verarbeitung liefert MSV3 unmittelbare Antworten zu Verfügbarkeit/Preis. Ideal für dynamische Disposition. 

• Ökosystem-Abdeckung: Große Apothekensoftware-Anbieter und Großhändler haben MSV3 tief integriert – du profitierst von Best Practices, Support und stabilen Schnittstellen.

Welche Schritte sind nötig, um MSV3 in Betrieb zu nehmen?

1) Voraussetzungen klären

• Welche Großhändler sollen angebunden werden? (Lieferbeziehungen, Konditionen, Mindestwerte)

• Welche Systeme (Wawi/ERP/OMS) sprechen bereits MSV3 „out of the box“?

• Welche Prozesse (Wareneingang, Retouren, Buchhaltung) hängen downstream dran?

2) Freischaltung einholen
In der Regel brauchst du eine beidseitige Freischaltung (Apotheke ↔ Lieferant/Großhandel). Das geht meist unbürokratisch per Antragsformular und Testbestellung.

3) Technische Einrichtung & Tests
Je nach Software übernimmt der Anbieter die Einrichtung gemeinsam mit dir (z. B. Zertifikate/Keys, Endpunkte, Mandanten, Standortkennungen). Ein strukturierter Test (Verfügbarkeitsabfrage, echte Testorder, Storno/Retoure, Lieferavis) verhindert böse Überraschungen im Live-Betrieb.

4) Go-live & Monitoring

• Logging/Monitoring aktivieren (Zeitouts, Fehlercodes, Ablehnungsgründe)

• Regelmäßige Review-Meetings mit Einkauf/Lager zur Prozessqualität

• Fallbacks definieren (Alternative Großhändler, manuelle Order nur im Ausnahmefall)

Wenn du als Online-Apotheke zuverlässiger, schneller und skalierbarer einkaufen willst, führt an MSV3 kaum ein Weg vorbei. Die Kombination aus Echtzeit-Feedback, etablierten Standards und breiter Unterstützung in Apothekensoftware und Großhandel reduziert Aufwand und Risiken im Tagesgeschäft erheblich.

Hublify kannst du als Apotheken-Software mit bereits integrierter MSV3-Schnittstelle nutzen. Die verschiedenen Apps Order Management (zentrale Order-Logik, Lieferanten-Routing), Warenwirtschaft (Wareneingang, Bestände, Retouren), PIM (PZN-Stammdatenqualität), CDM (Mandanten/Standorte) und Billing (Gutschriften) unterstützen die saubere End-to-End-Automatisierung – genau entlang der MSV3-Signalwege.