Product Information Management (PIM)
Definition & Bedeutung
Product Information Management (PIM) beschreibt die zentrale Verwaltung, Pflege und Verteilung sämtlicher produktbezogener Informationen in Unternehmen – insbesondere im E-Commerce. Gerade Online-Händler und E-Commerce-Verantwortliche stehen tagtäglich vor der Herausforderung, Produktdaten wie Beschreibungen, technische Details oder Mediadateien konsistent, aktuell und kanalübergreifend zu managen. Ein PIM-System schafft hier als digitaler Produktdaten-Hub Effizienz, Transparenz und Qualität.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist Product Information Management (PIM)?
- Wie funktioniert ein PIM-System?
- Was sind die Vorteile und Ziele von PIM-Systemen?
- Wo werden PIM-Systeme eingesetzt und für wen sind sie sinnvoll?
- Was ist das Besondere an einem PIM im E-Commerce?
- Welche Kosten- und Betriebsmodelle gibt es?
- Wie unterscheidet sich PIM von MDM, DAM und PXM?
- Welche Vorteile hat PIM integriert ins ERP-System?
Was ist Product Information Management (PIM)?
Unter Product Information Management (PIM) versteht man einen strategischen und technischen Ansatz, um alle relevanten Produktinformationen zentral zu erfassen, strukturieren, anreichern und für verschiedene Kanäle bereitzustellen. Das Ziel: Sämtliche vertriebs- und marketingrelevante Daten sollen fehlerfrei, medienneutral und aktuell aus einer zentralen Quelle („Single Source of Truth“) bereitgestellt werden – und zwar unabhängig davon, ob der Verkauf über eigene Online-Shops, Marktplätze, Apps, Social Media oder Point of Sale stattfindet.
Wie funktioniert ein PIM-System?
Technische Grundlagen und zentrale Datenverwaltung
Die technologische Grundlage eines PIM-Systems ist eine zentrale Datenbank mit intuitiven Benutzeroberflächen sowie intelligenten Schnittstellen zu Drittsystemen wie ERP, Warenwirtschaft oder Shopsystemen. Produktdaten strömen von unterschiedlichen Quellen ins System, darunter Lieferanten, eigene Produktentwicklung oder Marketing-Teams. Nach der Erfassung können Informationen mit ergänzenden Angaben, Kategorisierungen oder Übersetzungen angereichert werden. Validierungen und Workflows sorgen für Datenqualität. Nach der Anreicherung werden die Daten gezielt und automatisiert in alle angebundenen Vertriebskanäle ausgespielt – von Amazon über Zalando bis zum Printkatalog.
Welche Daten werden verwaltet?
Im Kern eines jeden PIM liegen strukturierte und unstrukturierte Produktdaten. Dazu zählen unter anderem:
- Artikeldaten (Name, Artikelnummer (SKU), Preis, Produktgruppen)
- Beschreibungstexte (lang, kurz, SEO-optimiert)
- Medien (Bilder, Videos, PDFs, Bedienungsanleitungen)
- Technische Spezifikationen (Maße, Gewicht, Material, Kompatibilitäten)
- Rechtliche Infos (Konformitäten, Zertifikate, Warnhinweise)
- Varianten: verschiedene Ausführungen (Größe, Farbe...)
- Bundles: zusammengehörige Sets
- Marken
- Mehrsprachige Inhalte
- Preise: Rabatte, individuelle Preise, Staffelpreise
- SEO-relevante Felder
- Marketing-Materialien und Verkaufsargumente
Viele Online-Händler nutzen ein PIM-System besonders zur Organisation und Pflege großer Sortimente mit häufigen Sortimentswechseln und zur Strukturierung komplexer Produktvarianten (z.B. Farben, Größen).
Was sind die Aufgaben eines PIM-Systems?
Ein PIM-System übernimmt vielfältige Aufgaben, die weit über eine klassische Produktdatenbank hinausgehen:
- Zentrale Erfassung und Pflege sämtlicher Produktinformationen
- Anreicherung von Daten mit Zusatzinformationen, Übersetzungen und Medien
- Lokalisierung: Anpassung an die regionalen Besonderheiten (Sprache, Stil, Währung, Steuer,....)
- Automatisierte Ausleitung der Daten an Online-Shops, Marktplätze, Kataloge und weitere Ausgabekanäle
- Konsistenzsicherung und Qualitätssicherung entlang aller Touchpoints
- Verwaltung komplexer Produktvarianten und Sets
- Reduzierung von redundanter Datenpflege und Fehlerquellen
- Prozessautomatisierung durch individuelle Workflows, Freigaben und Prüfmechanismen
Im Zusammenspiel unterstützt das PIM die optimale Produktkommunikation und sorgt dafür, dass alle Akteure – vom Einkauf bis zum Vertrieb – jederzeit auf aktuelle, valide Informationen zurückgreifen können.
Was sind die Vorteile und Ziele von PIM-Systemen?
Das Product Information Management verfolgt das Ziel, Effizienz und Qualität in der Produktkommunikation signifikant zu steigern.
Je mehr Verkaufskanäle und je größer und unterschiedlicher das Sortiment bzw. die entsprechenden Produktinformationen, desto nützlicher wird ein PIM-System. Wenn Daten häufig geändert werden müssen, spart ein PIM-System dem Unternehmen viel Zeit und doppelten Aufwand, da jede Änderung nur einmal durchgeführt werden muss und nicht für jeden Kanal wieder neu. Ein PIM reduziert die manuelle Datenpflege, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch fehleranfällig.
Viele PIM Systeme verfügen über eine automatisierbare Datenqualitätsprüfung, die konsistente, korrekte und vollständige Daten sicherstellt. Somit ist das Unternehmen in der Lage zu skalieren. Dadurch, dass alle Produktinformationen an einem Ort zentral verwaltet werden und mit den Verkaufskanälen synchronisiert werden, stehen überall konsistente Daten in Echtzeit zur Verfügung. Das ist insbesondere bei Preisen ein wichtiger Faktor.
Die wichtigsten Vorteile eines PIM-Systems für Online-Händler im Überblick:
- Einheitliche Datenbasis: Eliminierung von inkonsistenten oder veralteten Produktdaten über alle Kanäle hinweg.
- Kürzere Time-to-Market: Neue Produkte, Spezifikationen oder Korrekturen gelangen schneller auf die relevanten Plattformen.
- Kostensenkung: Weniger manuelle Fehler und Rückfragen, reduzierte Retourenraten dank vollständiger und korrekter Produktinformationen.
- Mehrausbeute im Verkauf: Aussagekräftige Produktdaten steigern die Conversion Rate und verringern Unsicherheiten beim Kunden.
- Global skalierbar: Ein durchdachtes Sprachenmanagement beschleunigt die Internationalisierung und erschließt neue Zielmärkte.
- Einfache Integration weiterer Vertriebskanäle: Flexibilität bei Marktplatzanbindungen oder neuen Touchpoints.
Wo werden PIM-Systeme eingesetzt und für wen sind sie sinnvoll?
Anwendungsbereiche
PIM-Systeme finden ihren Einsatz vor allem überall dort, wo professionelle Produktkommunikation unter Zeitdruck und in hoher Qualität sichergestellt werden muss. Das betrifft in erster Linie:
- Online-Shops mit häufig wechselndem oder sehr großem Sortiment und komplexen Produktstrukturen (viele Varianten und Bundles)
- Hersteller, Distributoren und Großhändler mit komplexem Produktsortiment
- Multi-Channel- und Omnichannel-Handel (inkl. Marktplätzen, Social Media, Mobile Apps)
- Multi-Shops
- Unternehmen mit internationalen Absatzmärkten und mehrsprachigen Inhalten
- bei Produkten mit hohem Anteil an Media Assets
- Firmen, die viele Lieferanten- oder externe Datenquellen bündeln müssen
Was bei einem PIM-Projekt zu beachten ist, erfährst du im Blogartikel So planst du ein gelungenes PIM-Projekt - Tipps zur Einführung eines PIM-Systems (Teil 1). Tipps zur Einführung eines PIM-Systems - Best Practices für die Implementierung (Teil 2) hilft dir, dein Projekt zu planen.
Für wen ist ein PIM-System sinnvoll?
Sinnvoll ist eine PIM Lösung vor allem für folgende Zielgruppen:
- Online-Händler (ab ca. 300-500 Produkten unschlagbarer Nutzen)
- Start-ups mit schnellem Wachstum und internationaler Ausrichtung
- Unternehmen mit häufig wechselnden Sortimenten
- Player, die mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig bedienen
- Marketing-Teams, die personalisierten Content ausspielen wollen.
Aber auch kleinere Händler profitieren von klaren Strukturen, wenn etwa die Pflege von Produktbildern oder Kategorisierungen zeitfressend wird.
Was ist das Besondere an einem PIM im E-Commerce?
Ein PIM im E-Commerce unterstützt Unternehmen insbesondere beim Verkauf der Produkte in eigenen Online-Shops, auf digitalen Plattformen und Marktplätzen. Es unterstützt darin, Produkte konsistent über alle Kanäle auszuspielen und sie auch international verkaufen zu können.
Dabei ist auf folgende Funktionalitäten besonders Wert zu legen:
- Mehrsprachigkeit
- Multichannel Management
- Ggf. auch Multishop-Management, Mandantenfähigkeit
- SEO-Unterstützung der Produktbeschreibungen (strukturierte Daten, Meta Tags, Keyword-Integration)
- Individuelle Preise
- Möglichkeit zu Cross-Selling und Up-Selling
- Unterstützung fremder Währungen und länderspezifischer Steuerregelungen sowie Zollbestimmungen
- Leichte Integrierbarkeit mit anderen Systemen.
Welche Kosten- und Betriebsmodelle gibt es?
Die Preisangaben von PIM-Anbietern variieren sehr stark. Schon das Preismodell ist komplett unterschiedlich, je nachdem ob es sich um ein cloudbasiertes System (SaaS) oder eine on-premise Lösung handelt. Monatliche Gebühren eines Mietmodells starten ab 69€ und können auch schnell in hohe vierstellige Bereiche gehen, je umfangreicher das System genutzt wird.
Folgende Faktoren haben Einfluss auf den Preis:
- Anzahl der SKUs
- Anzahl der Nutzer
- Funktionsumfang: besondere Features wie z.B. eigene Workflows, Datenfelder, Datenqualitätschecks oder eigene Dashboards / Reporting sind oft nur in der Enterprise-Edition verfügbar
- Serverkapazitäten
Nicht zu vergessen sind neben den direkten Kosten auch die indirekten, die man z.B. für die Anpassung eines Systems auf besondere Prozesse, Datenfelder oder Benutzeroberflächen braucht, Genauso können Schnittstellenaufwände für die Integration von Drittsystemen schnell das Budget explodieren lassen. Dazu können bei günstigen Monatsraten oft noch Kosten für Support anfallen.
PIM Cloud vs On Premise
PIM Software kann man als Cloud-basiertes SaaS-Modell oder als On-Premise-Lösung nutzen:
- Cloud: Skalierbar, wartungsarm, ohne eigenen Serverbetrieb, Updates und Sicherheit werden vom Anbieter erledigt – ideal für wachsende E-Commerce-Betreiber.
- On Premise: Vollständige Kontrolle, individuelle Anpassbarkeit, eigener Serverbetrieb – geeignet für Unternehmen mit speziellen datenschutzrechtlichen Anforderungen oder tief integrierter IT-Landschaft.
Die meisten wachstumsorientierten Händler favorisieren heute Cloud-Lösungen wegen ihrer Flexibilität und schnellen Inbetriebnahme.
Wie unterscheidet sich PIM von MDM, DAM und PXM?
Product Information Management (PIM) ist nicht mit anderen Abkürzungen wie MDM (Master Data Management), DAM (Digital Asset Management) oder ECM (Enterprise Content Management) gleichzusetzen:
- PIM: Fokussiert auf die Verwaltung, Anreicherung und Verteilung von Produktinformationen.
- MDM: Kümmerte sich um alle Stammdaten eines Unternehmens, nicht nur Produkte, sondern auch Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter.
- DAM: Verwaltung und Nutzung von Mediendateien wie Bilder, Videos und Dokumente.
- PXM: Ein PXM (Product Experience Management)-System, ist ein erweitertes PIM-System, das den Fokus auf die optimale Customer Experience legt.
Im E-Commerce steht das Produktinformationsmanagement im Zentrum der kanalübergreifenden Produktkommunikation und bildet damit ein unverzichtbares Rückgrat für das digitale Wachstum.
Welche Vorteile hat PIM integriert ins ERP-System?
Die meisten ERP-Systeme bieten Funktionalitäten zur Verwaltung von Produktinformationen. Diese sind häufig sehr abgespeckt und nicht ausgerichtet auf eine vertriebsorientierte Nutzung von Produktinformationen für verschiedene Kanäle, Länder und Personas. Daher nutzen die meisten E-Commerce-Verantwortlichen ein ERP-System plus ein PIM.
Ein integriertes PIM im ERP unterscheidet sich von einer Integration über die API vor allem dadurch, dass es keine Medienbrüche gibt und alle Daten nativ in einer Software verwaltet werden. Das bringt folgende Vorteile mit sich:
- kein Schnittstellenaufwand,
- Echtzeit-Daten, keine Synchronisations-Probleme
- gleichzeitig tiefe PIM-Funktionalitäten
- Multichannel-Fähigkeit
- Nutzung sowohl für Marketing-Teams als auch für Produktion, Lager, Einkauf, etc.
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Wann lohnt sich ein PIM für Shopify ?
Shopify ist das Shopsystem der Wahl und das nicht nur für kleine Shops. Millionen Händler:innen nutzen die eCommerce Plattform. Sobald Produkte auf mehreren Kanälen erscheinen sollen und komplexer werden, könnte eine PIM Software als Ergänzung helfen.
Checkliste zur Auswahl einer PIM Software
Wie findest du die richtige Lösung für dein Produktinformationsmanagement? Welche Features einer Software sind relevant?
On-premise vs. Cloud: Welche PIM Software ist die Richtige für mich?
PIM-Systeme gibt es sowohl als Cloud-Anwendung (SaaS) als auch als on-premise Lösung. Beide Varianten haben jeweils Vor- und Nachteile, die bei der Auswahl einer geeigneten Lösung berücksichtigt werden sollten.
Produktinformationen verwalten – aber wo? PIM vs PXM vs PLM vs PDM
PIM, PXM, PLM & PDM: Sie scheinen ähnlich, doch wie unterscheiden sich diese Begriffe? Wofür ist was geeignet und welches Unternehmen braucht was?
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Headless Commerce ist heutzutage üblich im eCommerce. Wie fängt man am besten an? Mit einem PIM.
So planst du ein gelungenes PIM-Projekt - Tipps zur Einführung eines PIM-Systems (Teil 1)
Gut geplant ist halb gewonnen: Bevor du eine neue PIM-Software einführst, solltest du Antworten auf einige Fragen finden und mit deinem Team und der Geschäftsführung besprechen. Hier erfährst du, wie du einen gelungenen Rahmen für dein PIM-Projekt schaffst.
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Aus der Erfahrung vieler PIM-Einführungen geben wir 10 Tipps für die PIM-System Implementierung weiter. Hier geht es um Datenhoheiten, Datenflüsse, wie du dein Datenmodell strukturierst, Tipps zur Migration, etc.
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