Product Information Management (PIM) System

Definition & Bedeutung

Was ist Produktinformationsmanagement? Was ist ein PIM System?

Mit einem PIM-System, kurz für Product Information Management System, werden sämtliche Produktinformationen eines Unternehmens zentral gesteuert und verwaltet. Dabei kann es sich um jegliche Art von Daten handeln – technische Daten, Beschreibungen, Bilder, Preise, Anleitungen etc. Mit einem PIM-System werden alle diese Daten zentral gesammelt, bereinigt und in eine einheitliche Struktur gebracht, angereichert und verteilt in unterschiedliche Systeme und Kanäle. Damit sind Änderungen schnell umsetzbar, Fehler werden vermieden und die Daten sind überall konsistent. So kann mit einem PIM zum Beispiel ein falsches Produktbild eines Monitors, der sowohl auf Ebay, Amazon, als auch auf der eigenen Website verkauft wird, zugleich überall korrigiert werden.

Was macht ein PIM-System?

Ein PIM-System ist der Knotenpunkt für alle Produktinformationen. Die typischen Aufgaben eines PIM Systems sind:

• Daten sammeln und zentralisieren
• Daten validieren und bereinigen
• Daten anreichern und veredeln
• Daten ausleiten

Im PIM werden Produktinformationen neu angelegt oder das PIM wird durch Eingangssysteme mit Informationen gefüllt, entweder manuell, wenn beispielsweise Produktlisten als csv-Datei von Herstellern eingepflegt werden, oder automatisiert durch die Anbindung an ein ERP. 

Diese Daten können dann überprüft, geändert oder ergänzt werden, damit sie ihren Zweck optimal erfüllen. Produktdaten werden Kategorien und Hierarchien zugeordnet, erhalten zusätzliche Tags, Media Assets, weitere Attribute, individuelle Preise und werden mit Varianten (Farben, Größen..) und in Bundles angelegt. 

Sie werden übersetzt und kanalspezifisch aufbereitet, so dass die richtige Information in Inhalt, Form und Sprache genau der Zielgruppe und den Kanalanforderungen entspricht. Über Schnittstellen werden die für die jeweiligen Touch Points erforderlichen Daten in den Verkaufskanälen ausgespielt.

Wofür braucht man ein PIM-System?

Je mehr Verkaufskanäle und je größer und unterschiedlicher das Sortiment bzw. die entsprechenden Produktinformationen, desto nützlicher wird ein PIM-System. Wenn Daten häufig geändert werden müssen, spart ein PIM-System dem Unternehmen viel Zeit und doppelten Aufwand, da jede Änderung nur einmal durchgeführt werden muss und nicht für jeden Kanal wieder neu. Ein PIM reduziert die manuelle Datenpflege, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch fehleranfällig. Viele PIM Systeme verfügen über eine automatisierbare Datenqualitätsprüfung, die konsistente, korrekte und vollständige Daten sicherstellt. Somit ist das Unternehmen in der Lage zu skalieren. Dadurch, dass alle Produktinformationen an einem Ort zentral verwaltet werden und mit den Verkaufskanälen synchronisiert werden, stehen überall konsistente Daten in Echtzeit zur Verfügung. Das ist insbesondere bei Preisen ein wichtiger Faktor. 

Wenn Unternehmen folgende Punkte beeinträchtigen, kann eine PIM Software helfen:

• Hoher (manueller) Pflegeaufwand der Daten
• Hohe Fehleranfälligkeit, hohe Retourenquote
• Inkonsistente Produktinformationen aus vielen verschiedenen Quellen
• Viele Verkaufskanäle
• Breite Sortimente, je nach Kanal unterschiedlich
• Fehlende Datensynchronisation
• Zu lange und fehleranfällige Prozesse für die Veröffentlichung von Produktinformationen
• Fehlendes übergreifendes Reporting
• Skalierungsprobleme

Welche Daten werden in einem PIM-System verwaltet?

Grundsätzlich können alle Produktinformationen im PIM-System als Attribute verwaltet werden, typischerweise:

• Produktstammdaten: Produkttitel, Artikelnummer (SKU), Produktbeschreibung, Produktspezifikationen (Maße, Gewicht, Material)
• Mediendaten: Bilder, Grafiken, Videos oder PDFs
• Produkthierarchien, Kategorien und Tags
• Varianten: verschiedene Ausführungen von z.B. Größe oder Farbe
• Bundles: zusammengehörige Sets
• Marken
• Preise: Rabatte für Sets, individuelle Preise, Discount, Staffelpreise

Was sind die Vorteile eines PIM?

Ein PIM-System verwaltet Daten zentral und medienneutral und stellt einen Single-Point-of-Truth für alle Produktinformationen dar. Der Zugriff ist, mit entsprechenden Berechtigungen, von überall und mit jedem Gerät möglich. Die Vorteile sind:

• Zeit und Aufwand sparen durch automatisierte Prozesse, Änderungen und Datenpflege nur einmal an einem Ort
• Weniger Fehler und Korrekturaufwand
• Einheitliche, benutzerfreundliche Bedienoberfläche, um Massenänderungen durchführen zu können
• Verbesserte Datenqualität und Konsistenz (zB Klassifikationsstandards, einheitliche Normen) 
• Einheitliche und optimale Darstellung der Produktinformationen unterstützen das Branding, konsistentes Markenerlebnis an allen Touchpoints
• Kanalspezifische Anpassung der Produktinformationen in Sprache, Inhalt, Tiefe und Form erhöhen die Conversion
• Weniger Retouren durch genauere Beschreibungen und weniger Fehler
• schnellere Time-to-Market und Möglichkeit zu skalieren
• Zentrale Datenhaltung mit Echtzeit-Synchronisation erlaubt den vollen Überblick und Auswertung

Was ist das Besondere an einem PIM im E-Commerce?

Ein PIM im E-Commerce unterstützt Unternehmen insbesondere beim Verkauf der Produkte in eigenen Online-Shops, auf digitalen Plattformen und Marktplätzen. Es unterstützt darin, Produkte konsistent über alle Kanäle auszuspielen und sie auch international verkaufen zu können. 

Dabei ist auf folgende Funktionalitäten besonders Wert zu legen:

• Mehrsprachigkeit
• Multichannel Management
• Ggf. auch Multishop-Management, Mandantenfähigkeit
• SEO-Unterstützung der Produktbeschreibungen (strukturierte Daten, Meta Tags, Keyword-Integration)
• Individuelle Preise
• Möglichkeit zu Cross-Selling und Up-Selling
• Unterstützung fremder Währungen und länderspezifischer Steuerregelungen sowie Zollbestimmungen
• Leichte Integrierbarkeit mit anderen Systemen.

Was kostet ein PIM-System?

Die Preisangaben von PIM-Anbietern variieren sehr stark. Schon das Preismodell ist komplett unterschiedlich, je nachdem ob es sich um ein cloudbasiertes System (SaaS) oder eine on-premise Lösung handelt. Monatliche Gebühren eines Mietmodells starten ab 69€ und können auch schnell in hohe vierstellige Bereiche gehen, je umfangreicher das System genutzt wird. 

Folgende Faktoren haben Einfluss auf den Preis:

• Anzahl der SKUs
• Anzahl der Nutzer
• Funktionsumfang: besondere Features wie z.B. eigene Workflows, Datenfelder, Datenqualitätschecks oder eigene Dashboards / Reporting sind oft nur in der Enterprise-Edition verfügbar
• Serverkapazitäten

Nicht zu vergessen sind neben den direkten Kosten auch die indirekten, die man z.B. für die Anpassung eines Systems auf besondere Prozesse, Datenfelder oder Benutzeroberflächen braucht, Genauso können Schnittstellenaufwände für die Integration von Drittsystemen schnell das Budget explodieren lassen.  Dazu können bei günstigen Monatsraten oft noch Kosten für Support anfallen. 

Was ist der Unterschied eines PIM Systems zu DAM und PXM?

Häufig wird ein PIM System im Zusammenhang mit MDM (Master Data Management) oder MAM (Media Asset Management) und DAM (Digital Asset Management)  genannt. Die Abgrenzung voneinander manifestiert sich vor allem an der Frage, welche Daten wo verwaltet werden. Zu Produktinformationen gehören mehr und mehr auch digitale Mediadateien wie Bilder, Videos, Produktpräsentationen und Marketingmaterialien, die eine besondere Verwaltung brauchen. Hier spielen Formate, Größen, Versionen, Metadaten, Nutzungsrechte und Copyright-Informationen eine wichtige Rolle. Dazu müssen diese Mediadaten über Tags und Beschreibungen schnell aufgefunden werden können. Ob diese Arbeit ein extra DAM in Zusammenarbeit mit einem PIM oder ob es eine integrierte Mediaverwaltung im PIM gibt, wird je nach Software unterschiedlich gehandhabt.

PXM ist kurz für Product Experience Management. Ein PXM-System, ist ein erweitertes PIM-System, das den Fokus auf die optimale Customer Experience legt. Dazu zählen nicht nur reine Produktdaten, sondern eben marketingtechnische Aspekte wie individuelle Produktbeschreibungen passend zu den Touchpoints und Zielgruppen. Mit PIM werden Produktdaten gesammelt, gesteuert und verbessert. Mit PXM wird die Customer Journey analysiert und verbessert.

Mehr Informationen zum PIM-System von Hublify findest du auf unserer Seite: Hublify PIM: Von Produktinformationen zum Produkterlebnis.

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