Auswahl PIM

Checkliste zur Auswahl einer PIM Software

Der Software-Markt für PIM Systeme ist sehr unübersichtlich, so dass immer wieder auf (scheinbar) unabhängige Bewertungen von Analysten wie Gartner oder Agenturen zurückgegriffen wird, wenn es darum geht, das für sich passende Produkt für das Product Information Management (PIM) auszuwählen. Welche Features sind relevant? Was ist die richtige Lösung für meine Anforderungen?

Es klingt wie ein Widerspruch in sich, wenn ein Software-Hersteller Hilfestellung bei der Systemauswahl geben will. Nach mehr als 15 Jahren Kundenprojekten zeigt sich, dass es sehr hilfreich ist, von Anfang an einige Fragen zu klären, denn es gibt nicht die eine Software, die immer passt. Und genau um diese Fragen geht es und nicht so sehr um die Antworten.


1. Einsatzzweck: Wofür brauchst du ein PIM?

Der Nutzen eines PIMs besteht darin, mit möglichst wenig Aufwand gute Produktdaten zu erhalten und zu pflegen, um deinen Kunden auf allen Kanälen korrekte, konsistente und die für sie passenden Produktinformationen zu liefern. Je mehr Produkte das Sortiment umfasst und je komplexer die Produktdaten, Kanäle und Ansprache sind, desto wichtiger ist eine zentrale Verwaltung aller zum Produkt zugehörigen Informationen. Die Ausgangssituation und das Zielszenario können jedoch sehr variieren.

Was ist deine Ausgangssituation?

  • Kämpfst du noch mit Excel-Listen oder bist du mit deinem bestehenden PIM nicht zufrieden?
  • Für welche Shops, Marktplätze, Filialen soll dein PIM die Basis sein?
  • Sollen die Produktdaten Online-Plattformen füttern oder in Print-Katalogen erscheinen?
  • Welche Länder und Sprachen soll es bedienen?

Was ist dein Kernziel? Mögliche Ziele können sein:

  • Unvollständige oder fehlerhafte Produktdaten automatisiert erkennen – Verbesserung der Datenqualität mit weniger Aufwand
  • Daten von verschiedenen Lieferanten, Systemen (ERP, etc.) einfach zu aggregieren
  • Einen zentralen Ort für alle Produktinformationen schaffen, doppelte Datenhaltung auflösen und sinnvolle Produktstrukturen etablieren
  • Änderungen von Produktdaten über alle Kanäle hinweg automatisiert durchführen

2. Hosting: Cloud oder on-premise?

Je nachdem, wie dein Szenario aussieht, wirst du unterschiedliche Anforderungen an dein Hosting-Modell stellen.

Software as a Service als Cloud-Lösung genießt immer mehr Beliebtheit: keine Installation, keine Wartung, ein schneller Start und ein schneller Ausstieg ohne hohe Aufwände für IT-Infrastruktur, Skalierbarkeit nach Bedarf.

Das Thema Datensicherheit wird in diesem Zusammenhang immer wieder ins Spiel gebracht.
Jedoch können auch bei einer Cloud-Lösung Daten nach höchsten Sicherheitsstandards auf Servern in Deutschland gespeichert werden.

Viele Cloud-Lösungen sind allerdings out-of-the-box, das heißt, sie decken die üblichen Anforderungen ab, Anpassungen an besondere Bedürfnisse können schnell aufwändig werden oder sind gar unmöglich. Die Fragen, die du dir beim Thema Hosting stellen solltest, sind:

  • Will ich Ressourcen für eine eigene IT-Infrastruktur und deren Verwaltung vorhalten?
  • Wie schnell und wie lange soll das PIM einsatzfähig sein?
  • Wie skalierbar soll meine Lösung sein, um Peaks abzufedern, um Wachstum zu ermöglichen?

3. Kollaboration: Wer muss alles mit dem PIM arbeiten und zugreifen?

Es ist ein großer Unterschied, ob ein PIM von einem internen Team an einem Standort vor Ort im Büro genutzt wird, oder Lieferanten und Agenturen damit am besten webbasiert arbeiten mit unterschiedlichen Rechten und ggf. in unterschiedlichen Sprachen. Relevante Fragen für deine PIM-Auswahl sind hier:

  • Wie viele User planst du mit welchen Rechten? Welche Kosten stecken dahinter?
  • Gibt es unterschiedliche Preismodelle für unterschiedliche Benutzungsrechte?
  • In welcher Sprache soll die GUI deines PIM sein?
  • Soll dein PIM ein installierbares Programm sein oder im Web-Browser bedienbar sein?
  • Wie kannst du bei vielen Usern nachvollziehen, was wer verändert hat?
  • Sollen User im PIM auch Aufgaben, Kommentare, Hinweise oder Erinnerungen verwalten können?

4. Data-Hub: Woher kommen Daten, wohin gehen sie? Wie leicht können Konnektoren gebaut werden?

Eine zentrale Frage für ein Single-Point-of-Truth ist, wie der Datenimport und Export funktioniert und wie leicht das PIM integrierbar ist mit allen internen Systemen, mit denen Daten automatisch synchron gehalten werden sollen.

Hier kommt es auf die API an und wie gut und verständlich sie dokumentiert ist. Deine Entwickler oder notfalls auch die eines Referenzkunden können schnell erkennen, bzw. berichten, wieviel Aufwand die Integration eines PIMs bedeutet. Ein PIM, das dem Konzept des API-first folgt, erlaubt normalerweise eine schnelle und einfache Integration in bestehende Systemlandschaften.

Wenn es dein Ziel ist, durch ein PIM Datenhoheit für Produktdaten zu erreichen, dann musst du es allen Beteiligten leicht machen, ihre Daten zu importieren. Denn dann tun sie es auch! IT-Expertise darf kein must-have sein für das Hochladen und Importieren von Datentabellen. Wichtige Fragen hier sind:

  • Wie viele Datenquellen und Ausgabekanäle sind relevant?
  • Wie gut ist die API (dokumentiert)?
  • Gibt es Self-Service-Lösungen oder Onboarding-Oberflächen, bei denen das Einlesen, Auswählen von Datenquellen und -feldern und das Mappen einfach erfolgen kann?

Genauso sollte der Export zu den Verkaufskanälen einfach und sicher sein:

  • Gibt es bereits Standard-Konnektoren zu anderen Systemen?
  • Wie sorgt dein PIM dafür, dass nur die richtigen Daten für den jeweiligen Kanal exportiert werden? Dass beispielsweise mit Hilfe von Filtern oder Tags die für den Kanal oder die Zielgruppe entsprechenden Produkte und Merkmale ausgespielt werden?
  • Können Exportprofile zur Wiederverwendung angelegt werden?
  • Wie wird sichergestellt, wann Produktdaten vollständig und bereit für die Veröffentlichung sind?

5. Datenvalidierung: Wie werden Daten geprüft und standardisiert?

Wenn Daten aus unterschiedlichen Systemen und von unterschiedlichen Parteien importiert werden, kann es am Ende wie ein bunter Flickenteppich aussehen. Eine Aufgabe des PIMs ist es, einheitliche und konsistente Produktdaten zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, jemand muss Daten prüfen und Standards festlegen, in welcher Form sie wie im PIM abgelegt werden. Die tagtägliche Datenpflege kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist es wichtig, im Voraus zu überlegen:

  • Wie wird die Qualität der Daten kontinuierlich überprüft? Welche Automatismen mit welcher Granularität sind möglich?
  • Wie leicht sind Veränderungen der Datenstrukturen möglich?
  • Woran erkenne ich den Status der Daten?

6. Daten anreichern: Wie werden Änderungsprozesse transparent? Wie können komplexe Produkte strukturiert abgebildet werden?

Die aus dem ERP oder von Lieferanten importierten, oft sehr technischen Produktdaten sollen jetzt angereichert werden mit emotionalen Texten, hilfreichen Zusatzinformationen oder ansprechendem Bildmaterial. Idealerweise in separaten Datenfeldern, die für unterschiedlichste Nutzungsszenarien in Frage kommen: Maße, Zertifikate, Siegel, Beschreibungen und Bilder in unterschiedlichen Ausprägungen, Bedienungsanleitungen, etc. „Nach welchen Informationen soll ein Kunde später filtern können?“, lautet eine Leitfrage für das Anlegen von Datenfeldern.

Je häufiger sich die Produktinformationen verändern, bzw. je mehr Datenfelder zur Verwaltung der Informationen nötig sind, desto wichtiger ist ein PIM. Denn dann gilt es zu bestimmen, wer welche Daten verändern darf und wie diese Änderungen bspw. durch Versionierungen transparent, bzw. über eine Historie auch im Nachhinein nachvollziehbar sind.

  • Wie schnell lassen sich Änderungen durchführen? Durch Massenverarbeitung oder Automatismen?
  • Gibt es Freigabe-Workflows, Versionierungen, um Änderungen regelbasiert und sequenziell bearbeiten zu können?
  • Wie einfach lassen sich Datenfelder hinzufügen?
  • Welche Möglichkeiten gibt mir das PIM, auch komplexe Datenstrukturen abzubilden?
    • Varianten
    • Bundles (Shop the Look)
    • Cross- und Up-Selling
    • Preise (Staffelpreise, kundenspezifische Preise,...)
    • Mediadateien (MAM-Funktionen)
    • Mehrsprachigkeit
    • weitere Ergänzungs-/ Elementartabellen

7. Daten diversifizieren: Wie lokalisiere und kontextualisiere ich Produkte nach Kanal, Land und Sprache?

Um ein perfektes Produkterlebnis zu erzeugen, reicht ein Content für alle nicht aus. Er muss angepasst werden an verschiedene Märkte, Länder (incl. Sprache) und an verschiedene Vertriebskanäle. Listing-Anforderungen von Marktplätzen, korrektes Wording, zusätzlicher Content für spezielle Märkte, diese Varianten von Produktbeschreibungen, Inhalten und Bildern muss ein PIM verwalten und zuordnen können.

  • Wie einfach werden Content-Varianten pro Produkt für verschiedene Kanäle und Märkte verwaltet?
  • Gibt es ein integriertes Übersetzungstool?

8. Produkte personalisieren: Wie können Produkte Personas zugeordnet werden?

Auch wenn Kundendaten keine Daten sind, die in einem PIM originär verwaltet sind und ein PIM auch keine personalisierten Marketing-Aktionen ausspielt, so stellt sich die Frage, wie Kundenprofile Produkten zugeordnet werden können. Wer unterschiedliche Produkttexte oder Produktempfehlungen nach Personas, nach Kampagnen zum Ziel hat, wer also PXM als Product Experience Management leben will, der sollte das PIM daraufhin prüfen, wie diese Zuordnung erfolgen kann.

9. Effizientes Datenmanagement: Wie reduziere ich meinen Aufwand für Datenpflege?

Am Ende müssen den Kosten der Einführung eines PIMs Einsparungen gegenübergestellt werden. Weniger Aufwand für das Produktdatenmanagement erreichst du, wenn dein PIM

… dir mangelhafte Produktdaten aufzeigt: unvollständige, fehlerhafte, inkonsistente oder veraltete Daten musst du nicht manuell entdecken, sondern sollten durch einen Qualitäts-Check identifiziert werden.

… Workflows einrichten und automatisiert abarbeiten kann, damit bestimmte Prozesse automatisiert ablaufen können.

… Auswertungen und Dashboards zur Verfügung stellt, damit du sofort weißt, wo du gegensteuern musst, bzw. wie du deine Ressourcen planst, um eine höhere Produktivität zu erreichen.

10. Bedienbarkeit: Damit auch jeder das PIM nutzt

Häufig wird die Auswahl eines PIM Systems von Experten getroffen, die Features, Preise und Architektur bewerten. Doch was nützt ein tolles PIM, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, mit der Software nicht klarkommen?

  • Wie einfach und verständlich ist die Benutzeroberfläche?
  • Wie leicht ist es, Hilfe zu erhalten? Wie gut ist die Dokumentation? Existiert eine Community oder ein Partnernetzwerk?
  • Sind für Anpassungen immer hohe Programmieraufwände nötig oder können Oberflächen, bspw. für Dashboards oder Qualitätschecks auch ohne IT-Expertise individuell verändert werden?

Sobald die eigenen Mitarbeiter erfahren, wie ein PIM ihre Arbeit erleichtert und ihnen nervige Aufgaben wie Fehlerkontrolle oder Änderungsaufwand abnimmt, wird die Akzeptanz wachsen.

Natürlich gäbe es noch viele weitere Punkte zu berücksichtigen, genauso wie es für die Vorgehensweise einer Systemauswahl eine weitere Checkliste nötig ist. Die Einführung eines PIMs ist kein Pappenstiel, daher ist es von großer Bedeutung, sich über die Anforderungen an die Software im Klaren zu sein.

Titelbild von Alexander Grey / Pexels

Veröffentlicht am von
Zuletzt aktualisiert am 05.10.2022


Autorenprofil


Begleiterin der ersten Schritte in die Digitalisierung aus Software-Perspektive. Interdisziplinärer Background mit Leidenschaft für eCommerce, kommunikative Pointe und kreative Ideen.