PIM Implementierung: Best Practices und häufige Fehler bei der Einführung

In diesem Artikel geht es weniger um die Software selbst, sondern um den Prozess der Einführung. Ab wann lohnt sich die Einführung eines PIM-Systems? Unsere Antwort dazu findest du in einem weiteren Blogartikel zu PIM als Ergänzung zu Shopify. Worauf du bei der Auswahl der Software achten solltest und welche Features für den Einsatz von PIM im E-Commerce wichtig sind, dazu gibt es ebenfalls spannenden Content an anderer Stelle.  

Für das Gelingen eines PIM-Projektes sind neben der Software-Auswahl weitere Faktoren von großer Bedeutung. Laut einer aktuellen Studie des Project Management Institute (PMI) sollen in Deutschland 17% der Projekte fehlschlagen und nur knapp 70% ihre Ziele erfüllen. Was sind die Erfolgsfaktoren für PIM-Projekte?

Wir haben unterschiedlichste PIM-Projekte in fast 20 Jahren begleitet. Aus diesem Erfahrungsschatz haben wir einige Best Practices gebündelt, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und in der Reihenfolge sicher variabel! Je nachdem, wieviel Know-how intern vorhanden ist, kann bei manchen Themen Expertise von außen sehr hilfreich sein, gerade bei der Definition des Datenmodells und bei der Planung der einzelnen Schritte. Hier geben wir Tipps zu:

• Den Rahmen für eine erfolgreiche Einführung schaffen
  • Wann ist ein PIM-Projekt erfolgreich?
  • Kosten: Wo kann man sparen, wo nicht?
  • Cultural Change: Wen muss ich wann ins Boot holen und wie überzeugen?
  • Prozesse: Alter Wein in neuen Schläuchen oder die Chance zur Veränderung
  • Planung: Strategie, Zeitplan, Meilensteine, agiles Vorgehen
• 10 Best-Practices für eine PIM-System Implementierung
  1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten
  2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird
  3. Definiere die Struktur deines Datenmodells
  4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?
  5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem
  6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?
  7. Migriere phasenweise
  8. Datenausleitung: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein
  9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit
  10. Sichere dir langfristigen Erfolg

Den Rahmen für eine erfolgreiche Einführung schaffen

In diesem Artikel geht es darum, den Rahmen für ein gelungenes PIM-Projekt zu schaffen. Das A und O ist die Zielsetzung. 

Wann ist ein PIM-Projekt erfolgreich?

Wie wird „erfolgreich“ für dein Unternehmen definiert? Um den Erfolg messen zu können, heißt es, Ziele zu setzen mit den entsprechenden KPIs. 

Eine Bestandsaufnahme ist dabei der erste Schritt: Was sind aktuelle Herausforderungen, die ein PIM verbessern soll? Was sind die langfristigen Früchte eines PIM-Systems für das Unternehmen? 

Die Vorteile liegen oft dicht beieinander. Ist der Aufwand für Datenpflege mit einem PIM geringer, können Produkte natürlich schneller live gehen. Jedoch ist es wichtig, zu definieren, was das Hauptziel ist und worauf man sich konzentrieren will. Ein paar Beispiele:

• Das Unternehmen erhält Produktdaten von mehreren Lieferanten in unterschiedlichen Formaten. Die Datenbereinigung hinsichtlich Dubletten, einheitliche Formate und Beschreibungen sowie die Bereitstellung für die Shops muss schneller gehen. 
• Im Zuge von Content Commerce will ein Unternehmen aus SEO-Gründen und für ein besseres Nutzererlebnis ausführliche Produktbeschreibungen mit vielen Filtermöglichkeiten und reichhaltigen Mediadaten. 
• Als Retourengrund geben Kunden häufig die mangelhafte Produktbeschreibung an. Um die Retourenquote zu senken, sollen Attribute wie Farbe und Größe vereinheitlicht (dunkelblau und marine) und länderspezifisch angepasst werden sowie ein Qualitätscheck die notwendigen Produktdatenfelder hinsichtlich Vollständigkeit und Konsistenz prüfen. 

Kosten: Wo kann man sparen, wo nicht?

Neben den eigentlichen Lizenzkosten für die PIM-Software kommen nicht unerhebliche Kosten für die Implementierung auf dich zu, die oft schwerer zu beziffern sind und sowieso meist je nach Situation individuell sind. Wenn du den Rotstift zücken musst, weil dein Budget nicht reicht, an welchen Stellen kannst du Kosten sparen oder eben nicht?

Überlege bei der Software-Auswahl, welche Kosten in der Implementierung auf dich zukommen, z.B. bei der vollständigen Integration in deine Systemwelt. Wie gut ist die API, welche Konnektoren gibt es und wie erfolgt die Anbindung an diverse Verkaufskanäle? Für Schnittstellenprogrammierung können große Aufwände entstehen. 

Schau dir an, wie leicht Änderungen zu implementieren sind – bedarf es hierfür immer Entwickler? Wie weit kannst du mit eigenen Ressourcen kommen? Welche Freiheitsgrade hast du, die Software an deine eigenen Anforderungen anzupassen?

Prüfe den Aufwand für die tagtägliche Datenpflege, denn das kann sich schnell summieren. Wie leicht lassen sich Änderungen durchführen? Kann die Software Datensätze automatisiert bereinigen oder die Vollständigkeit und Konsistenz von Datenfeldern prüfen? Welche Möglichkeiten der Workflow Automation gibt es in der Software? Wo ist KI-Unterstützung im PIM integriert und hilft dir bei der Erstellung von Inhalten, bei Übersetzungen, etc.?

Dagegen sollten genug Zeit und Ressourcen eingeplant werden für eine initiale Datenbereinigung, auch wenn das „das können wir ja später noch machen“ sehr verlockend klingt. Genauso lohnt es sich, die Datenstruktur gut zu überlegen, die der Dreh- und Angelpunkt eines PIM-Systems ist. Spare nicht am Mitarbeiter-Onboarding, denn der langfristige Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie das neue System akzeptiert und genutzt wird.

Wenn du mehr zu den Kosten eines PIM-Systems erfahren willst, lies unseren Artikel zu 

Cultural Change: Wen muss ich wann ins Boot holen und wie überzeugen?

Wer sind die Stakeholder? Wenn Projekte scheitern, liegt das meistens am Widerstand einzelner Mitarbeiter und am mangelnden Support der Unternehmensführung. Wie können diese Widerstände minimiert werden? Indem Betroffene zu Beteiligten gemacht werden. Laut Gartner soll die Akzeptanz eines Change Projektes steigen, wenn es von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen geführt wird. 

Mit Hilfe von Quick Wins sollen alle Betroffenen schnell erkennen, wie sie von dem neuen PIM-System profitieren. Solche „Appetithappen“ können z.B. schnell eingerichtete neue Datenfelder, KI-gestütztes Tagging oder automatisierte SEO-Meta-Tag-Erstellung. Die Geschäftsführung sollte nicht nur überzeugt werden und das Budget freigeben, sondern von Anfang bis Ende hinter der Implementierung stehen.

Darüber hinaus sind je nach Projektphase unterschiedliche Abteilungen zu integrieren. Klassischerweise gehören dazu neben der 

• IT-Abteilung 
• Marketing
• Sales
• Kundenservice
• E-Commerce
• Produktmanagement
• ggf. eine interne Druckerei. 

In der Planungsphase werden bspw. Ziele definiert, Anforderungen aus den Abteilungen aufgenommen, Use Cases definiert und Wissen vermittelt, wozu das PIM dienen soll. Bei der Implementierung werden Prozesse neu definiert, Produktdaten bereinigt und geprüft. Dann wird das System getestet, Fehler behoben, Freigaben erteilt, Feedback gesammelt. Im Zuge des Roll-Outs werden Schulungen auf unterschiedlichen Leveln durchgeführt, Feedback und Verbesserungsvorschläge gesammelt und geprüft, die Nutzung des Systems im Blick behalten. 

Prozesse: Alter Wein in neuen Schläuchen oder die Chance zur Veränderung

Durch die Einführung eines PIM-Systems ändern sich viele Prozesse, insbesondere bei der erstmaligen Nutzung eines PIM-Systems. Es ist die Gelegenheit, ausgetretene Pfade unter die Lupe zu nehmen und Optimierungspotenzial zu erkennen. Um welche Prozesse geht es?

• Produktdaten importieren: 
  Aus welchen Quellen? Wie häufig? Was erfolgt automatisiert, was manuell?
• Produktdaten validieren und klassifizieren:
  Datenqualität prüfen, Dubletten bereinigen, Inkonsistenzen beheben, an Klassifikationsstandards anpassen
• Produktinformationen anreichern:
  Wie erfolgt die Content-Erstellung? Welche Datenfelder sind Muss-Felder, welche optional? Woher kommen Media Dateien?
• Produktdaten syndizieren je nach Ausgabekanal:
  Anpassung an Sprache, Listing-Anforderungen von Marktplätzen, Lokalisierung, Länderspezifika, Medienformate…
• Daten freigeben:
  Freigabeprozesse bestimmen, Änderungen nachhalten
• Daten ausleiten:
  Was sind die Ausgabekanäle? Wann und wie häufig wird exportiert? Wie werden Daten synchron gehalten?

Planung: Strategie, Zeitplan, Meilensteine, agiles Vorgehen

Jetzt heißt es, das Projekt zu planen. Dafür gibt es keinen einheitlichen Weg für alle. Welche Strategie für jedes Unternehmen am besten passt, ergibt sich aus der Beantwortung der obigen Fragen. Wenn es beispielsweise wenig Datenquellen gibt, könnte man sie alle erst einmal ins PIM importieren und dort weiterarbeiten. Bei Daten aus vielen Quellen ist es sinnvoller, vorher die Daten zu harmonisieren und auf einen Stand zu bringen und dann ins PIM zu überführen.

Prinzipiell gliedert sich ein PIM-Projekt in folgende Phasen:

• Phase 1: Planung und Anforderungsaufnahme
• Phase 2: Konfiguration des PIM-Systems
• Phase 3: Test
• Phase 4: Implementierung & Roll-Out

Was in diesen Phasen geschieht und welche Meilensteine erreicht werden müssen, kann man in folgender Übersicht erkennen:

Wieviel Zeit diese Phasen jeweils in Anspruch nehmen hängt von mehreren Faktoren ab:

• Wie viele Stakeholder müssen mit eingebunden werden?
• Wie viele Produkte müssen migriert werden?
• Wieviel individueller Anpassungsaufwand ist nötig?
• Wieviel Zeit nimmt man sich für eine grundlegende Überarbeitung der Daten und Prozesse?

Während Einführungen früher häufig 6 Monate und mehr dauerten, kann eine Einführung eines Standard-Systems heute auch in 10-12 Wochen erledigt sein.

Dabei ist eine agile Vorgehensweise zu empfehlen, die mit einer Schritt-für-Schritt-Einführung arbeitet. Hier geht es um einen schnellen Start mit einer ersten Form, die dann später weiter verfeinert wird. Z.B.:

• Anstatt das Datenmodell komplett zu definieren, kann mit einer ersten Form der Datenstruktur losgelegt werden, bei der weitere Attribute oder Ergänzungsdaten später hinzugefügt werden.
• Bei der Datenbereinigung können zunächst die Datenblätter aktualisiert werden und nicht gleich der gesamte Hauptkatalog.
• Bevor alle Kanäle auf einmal angebunden werden, konzentriert man sich auf einen und kann schnelle Resultate zeigen.
• Anstelle einer Migration aller Datensätze, können erst einmal einfache off-the-shelf Produkte integriert werden, damit die User schnell sehen, wieviel einfacher man mit den Daten arbeiten kann.

Der Vorteil einer agilen Vorgehensweise besteht darin, dass die User schnell Erfolge sehen und dadurch überzeugt werden können. Gleichzeitig können durch die Ergebnisse frühzeitig Änderungen und notwendige Anpassungen durchgeführt werden können.

10 Best-Practices für eine PIM-System Implementierung

Bei der eigentlichen PIM Implementierung haben sich aus vielen Projekten diese Best Practices herauskristallisiert:

1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten
2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird
3. Definiere die Struktur deines Datenmodells
4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?
5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem
6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?
7. Migriere phasenweise
8. Datenausleitung: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein
9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit
10. Sichere dir langfristigen Erfolg

1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten

Ein PIM-System ist eingebettet in eine bestehende oder entstehende Systemlandschaft. Daher ist es wichtig, sich zu verdeutlichen, welches System welche Datenhoheit besitzt, wie die Datenflüsse zwischen den Systemen aussehen und wer mit dem PIM-System interagieren muss. Meist wird die Einführung eines PIM-Systems dazu genutzt, um bestehende Prozesse zu überdenken. Ein IST- / SOLL-Szenario, also wie die Integration heute und zukünftig aussieht, ist auf jeden Fall sinnvoll.

• Welche Systeme nutzen Produktdaten in welcher Tiefe?
• Wo werden welche Produktinformationen gepflegt und aktuell gehalten? Wo dürfen Änderungen an welchen Daten stattfinden?
• Wie oft sollen Synchronisierungen stattfinden? Ereignisbasiert (z.B. nach Änderung), bi-direktional in Echtzeit?
• Wie werden Synchronisierungen ermöglicht? (idealerweise immer über Web API)
• Wie sieht die Priorisierung aus bei der Anbindung der Systeme?
• Wie skalierbar sind die Integrationslösungen?

Klassischerweise ist das ERP-System das Herzstück in vielen Unternehmen und führend. Ein PIM-System neben dem ERP-System ist dann notwendig, wenn neben den technischen und herstellerspezifischen Produktdaten (Gewicht, Maße, SKU, Name…) und Bestandsdaten viele marketing-lastige Informationen für den Verkauf auf verschiedenen Kanälen verwaltet werden sollen. Ein klassisches ERP-System verfügt meist nicht über die Möglichkeiten einer Media-Verwaltung, beliebig vielen Produktbeschreibungsfeldern, SEO-Spezifika, etc.

Je nachdem, welche Produktdaten ein PIM verwalten kann und soll, müssen hier in Echtzeit Bestände, Preise, Verfügbarkeiten (Lieferzeiten) zwischen dem ERP und PIM synchronisiert werden. Produktstammdaten, die aus dem ERP kommen, sollten auch nur da verändert werden. Umgekehrt können marketingrelevante Informationen, die im PIM originär verwaltet werden, auch für das ERP relevant sein (z.B. Produktbild).

Genauso verfährt man bei der Anbindung des PIM-Systems ans Shop-System, an Marktplätze, CMS-Systeme oder die Integration ins CRM (für Kundenservice oder Reklamationen). Für manche stellt eine direkte Anbindung von Lieferanten einen Vorteil dar. Manche PIM-Systeme verfügen über kein eigenes DAM, dann wäre das eine weitere Integration. 

Am Ende sieht eine Data Map für jedes Unternehmen, je nach eingesetzter Software und Datenhoheit immer anders aus. Mit Hublify würde eine Data Map beispielsweise wie folgt aussehen. Dadurch, dass die Hublify API die Integration von Hublify PIM sehr einfach macht, sind jegliche Szenarien denkbar, auch mit externen Automatisierungstools wie Zapier, make oder n8n.

2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird

Bei der zentralen Verwaltung aller Produktdaten durch das PIM soll eine doppelte Datenhaltung in unterschiedlichen Abteilungen aufgehoben werden. Das funktioniert allerdings nur, wenn du dafür sorgst, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird. Jedem ist klar, dass zunächst alle Produktinformationen ins PIM rein müssen. Genauso wichtig ist es, dass die relevanten Informationen an die beteiligten Systeme zurückgespielt werden und möglichst viele Mitarbeiter an den unterschiedlichen Stellen von den zentralen, aktuellen und konsistenten Daten profitieren. 

Wie gelangen die PIM-Daten schnell ins ERP oder in andere interne Apps und welche Daten können diese Systeme auch anzeigen? Wie können Abteilungen wie Call-Center, Customer Care, Marketing oder Lager/Versand von den aktuellen PIM-Daten profitieren, z.B. durch Mitarbeiter-Portale, interne Web-Produktkataloge oder Kundenservice-Apps? 

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass das PIM über eine gute Live-API verfügt und sich so in die Systemlandschaft einfach integrieren lässt. Das ist langwierigen xml-Exporten zu bevorzugen. Sobald du die Produktinformationen im PIM nicht nur auf wenige PIM-User beschränkst, sondern sie ausspielst in andere Systeme oder gar über eigene Benutzeroberflächen anzeigst, greifen alle auf ein- und denselben (live) Datensatz zurück.

3. Definiere die Struktur deines Datenmodells

Eine Kernaufgabe bei der Einführung eines PIM-Systems ist die Struktur deines Datenmodells. Wie deine Attribute, Kategorien, Artikelgruppen und Produktkorrelationen organisiert sind, wie deine Preisstrukturen aussehen, all das wirkt sich auf die meisten anderen Aufgaben aus. Daher solltest du dir ausreichend Zeit nehmen, um diesen Punkt zu durchdenken, ggf. auch externe Expertise zurate ziehen. Ein gutes Datenmodell im PIM ist modular, flexibel und integrationsfähig. Es ermöglicht konsistente Datenverwaltung und die einfache Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

Bestandteile des Datenmodells im PIM

4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?

Ein besonderes Augenmerk verdient die Verwaltung das Medienmanagement, da es unterschiedlich gehandhabt wird. Manche verwenden ein eigenes DAM, andere verwalten ihre Digital Assets im PIM. Es geht um die Kernfrage, wie deine Medien (z.B. Bilder, Videos, PDFs) mit den dazugehörigen Produkten verknüpft werden.

Bei der Verwaltung gilt es auf folgendes zu achten:

• Klarer Bezug: Medien zu spezifischen Produkten oder Varianten zuordnen.
• Qualität: Sicherstellen, dass Medien die Anforderungen der Vertriebskanäle erfüllen (z. B. Auflösung).
• Rechte: Lizenzen und Nutzungsrechte hinterlegen.
• Speicherverwaltung: Effizientes Speichern und Abrufen von großen Dateien.

Genauso wichtig wie die Verwaltung ist die Frage, wie die teils sehr großen Dateien ausgleitet werden. Sollen sie im Shopsystem lokal zur Verfügung stehen oder soll ein Deeplink zu einem Speicherort in der Cloud eingerichtet werden? Um den für dich richtigen Weg zu finden, gilt es, folgende Aspekte abzuwägen:

• Datenvolumen: Bei sehr großen Mediendatenmengen ist eine Cloud-basierte Lösung mit Deeplinks vorzuziehen.
• Performance-Ansprüche: Wenn schnelle Ladezeiten Priorität haben, sollte ein CDN (Content Delivery Network) in Kombination mit Cloud-Speichern genutzt werden.
• Budget: Lokale Lösungen können höhere Anfangsinvestitionen erfordern, während Cloud-Lösungen oft nach Verbrauch abgerechnet werden.
• Flexibilität: Cloud-Lösungen sind flexibler, wenn Sie häufig neue Medien hinzufügen oder internationale Märkte bedienen.

Vielleicht entscheidest du dich am Ende für eine hybride Lösung, bei der häufig genutzte Medien (z. B. Produktbilder für Topseller) lokal im Shop gespeichert werden, große oder selten genutzte Medien in der Cloud: Videos, hochauflösende Dateien oder selten genutzte Dokumente.

5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem

Nachdem du definiert hast, wie du deine Datenfelder strukturieren willst, gilt es jetzt über die Migration nachzudenken. Dafür kannst du ein Mapping der bisher genutzten und verfügbaren Datenfelder für die Datenfelder im PIM entwerfen.

Wenn du einmal die Übertragungslogiken sauber definiert hast, ist das Mapping eine Grundlage für eine automatisierte Migration.

Worauf ist zu achten?

• Feldzuordnungen: Welche Quellfelder zu welchen Zielfeldern? Z. B. „Artikelnummer“ (ERP) → „SKU“ (PIM).
• Transformationen: Anpassung der Datenformate, z. B. „Preis in Cent“ (ERP) → „Preis in Euro“ (PIM).
• Validierungen: Sicherstellen, dass die Daten den Anforderungen des PIM entsprechen (z. B. Pflichtfelder, Datentypen).
• Konvertierungsregeln: Z. B. „Lagerbestand = Verfügbarkeit“ oder Zusammenführen von Feldern (z. B. „Material“ und „Farbe“ zu einem Attribut im PIM).

6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?

Spätestens jetzt stellt sich die Frage, welche Datenfelder du tatsächlich brauchst und ob sie in dem Zustand sind, wie du sie im neuen System haben möchtest. Ist es sinnvoller Produktinformationen vor oder nach der Migration ins PIM zu bereinigen? Das hängt von einigen Faktoren ab:

• Welche Möglichkeiten zur Prüfung der Datenqualität hast du vorher / hinterher?
  Viele PIM-Systeme können die Qualität deiner Daten prüfen hinsichtlich Konsistenz oder Vollständigkeit. Anstelle einer aufwändigen manuellen Prüfung vorher kann dir das PIM hier viel Arbeit abnehmen. Alternativ könnten auch KI-Tools deinen Frühjahrsputz unterstützen.
• Für welches Volumen hast du dein PIM gebucht? 
  Gerade Cloud-Modell sind häufig volumenbasiert, so dass es sein kann, dass du für den Ansatz „erst mal alles rein ins PIM“ auch gleich in eine höhere Preiskategorie rutschst. Selbst wenn es finanziell keinen Unterschied gibt, können unnötige und fehlerhafte Daten dein System unnötig aufblähen und die Effizienz belasten.
• Inkonsistenzen können die Migration belasten und ggf. auch angeschlossene Systeme.

Übernimmst du Altdaten mit allen Inkonsistenzen, Dubletten und unterschiedlichen Formaten, kann es sein, dass dein PIM direkt beim Import streikt, da du hier ja bereits Standards für deine Datenfelder definiert hast (Datentypen, Pflichtfelder, Strukturen). Zudem überträgst du ggf. die Fehler in die angeschlossenen Systeme wie ERP oder CRM.

Ein Frühjahrsputz kann auch in Etappen vor und nach der Migration erfolgen. Wir empfehlen eine grundlegende Bereinigung vor der Migration:

• Dubletten entfernen: Identifiziere und lösche doppelte Datensätze.
• Fehlerhafte Daten ausfiltern: Z. B. Datensätze mit fehlenden Pflichtfeldern oder offensichtlichen Fehlern.
• Relevanz prüfen: Übertrage nur die Daten, die tatsächlich benötigt werden, und archiviere den Rest.
• Datenquellen abstimmen: Stelle sicher, dass die Daten aus verschiedenen Quellsystemen aufeinander abgestimmt sind.

Feinschliff nach der Migration

• Harmonisierung: Standardisiere Attribute, Formate und Strukturen im PIM.
• Validierung: Nutze Qualitäts-Checker im PIM, um Inkonsistenzen und fehlende Daten automatisch zu erkennen und zu korrigieren.
• Testläufe: Überprüfe, wie die Daten in Zielsystemen (z. B. E-Commerce-Plattformen) dargestellt werden, und optimiere sie entsprechend.

7. Migriere phasenweise

Damit du dich gleich mit den Strukturen und Möglichkeiten deines PIM-Systems vertraut machst, solltest du zügig mit einigen einfachen Fällen starten und Basisdaten importieren.

Das können z.B. Produkte einer bestimmten Kategorie mit simplen Strukturen oder Produkte eines abgegrenzten Marktes, in dem du dich gut auskennst. So lernst du schnell, wo du noch am Datenmodell feilen musst und wo es in der Praxis hakt.

Starte mit kommerziellen off-the-shelf (COTS) Produkten, die keine Besonderheiten aufweisen. Später kommen die komplizierteren Fälle wie Varianten, Konfiguratoren, Cross-/Up-Selling, mehrere Kanäle und Länder.

8. Datenausleitung: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein

Sobald die Basis klappt, kannst du deine Ausgabe-Kanäle einrichten. Neben der reinen Darstellung der Produktinformationen, solltest du dir Gedanken machen über die Sortimentssteuerung und Preispolitik auf den unterschiedlichen Kanälen, die meist ebenfalls im PIM verwaltet werden.

Häufig erfordern unterschiedliche Verkaufsplattformen auch unterschiedliche Produktbeschreibungen. Welche Anforderungen an Bildformaten, Auflösungen, Textlängen, Stil und Sprache haben deine unterschiedlichen Verkaufsplattformen? Welche Daten sind Pflichtfelder?

Entsprechend wirst du deine Basis-Informationen anreichern mit kanalspezifische Attributen und Medien.

Sobald es in Richtung Internationalisierung geht, ist noch mehr zu beachten:

• Sprachen: Mehrsprachige Produktbeschreibungen und Übersetzungen, die kulturelle Unterschiede und lokale Begriffe berücksichtigen.
• Maßeinheiten und Währungen: Lokalisierung von Einheiten (z. B. cm vs. inches) und Preisen in der jeweiligen Landeswährung.
• Rechtskonformität: Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, z. B. Produktsicherheitskennzeichnungen, Energieeffizienzklassen, oder AGB-Hinweise.
• Steuerregelungen: Berücksichtigung landesspezifischer Steuersätze und -logiken (z. B. MwSt. in der EU, Sales Tax in den USA).
• Zulassungen: Bei technischen Produkten, z. B. CE-Kennzeichnung in der EU oder FCC-Zulassung in den USA.

9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit

Welche Anforderungen du an Datenübertragung, Sicherheitsprotokoll, Datenverschlüsselung, etc. hast, ist bereits im Lastenheft in der Projektplanung und im Software-Auswahlprozess definiert worden. Jetzt geht es darum, Berechtigungskonzepte und Freigabeprozesse im PIM zu implementieren.

Welche User haben welche Rechte und Rollen? Welche Ansichten haben welche Benutzergruppen? Wie sehen die Freigabeprozesse aus? Je komplexer dein Markt ist, desto komplizierter kann dieser Part werden, so dass sich ein pragmatischer Ansatz empfiehlt, bei dem das Thema Rechte und Freigaben nicht over-engineered wird.

10. Sichere dir langfristigen Erfolg

Bei einer PIM-Einführung wird meistens nur bis zum Go-live gedacht. Doch damit dein Unternehmen auch langfristig erfolgreich bist, achte auf:

• Regelmäßiges Reporting zur Datenqualität:
   Erstelle automatisierbare Quality-Checks, die dich über Veränderungen auf dem Laufenden halten und definiere klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege.
• Sorge für ein rechtzeitiges Onboarding deiner Lieferanten und Mitarbeiter:
   Überlege dir, in welcher Form dir Lieferanten oder Partner (Fotografen, etc.) Daten zur Verfügung stellen sollen, damit du sie möglichst einfach in dein PIM importieren kannst und selbst wenig Aufwand zur Datenpflege hast. 
   Wie kannst du deine Lieferanten und Mitarbeiter von den Mehrwerten des PIMs überzeugen? Wenn sich durch ein PIM Umsätze erhöhen und Aufwände reduzieren, steigt der Unternehmenserfolg und dadurch auch die Sicherheit der Geschäftsbeziehung.
• Kontinuierliche Verbesserung durch Feedback-Schleifen und Auswertung:
   Zu meckern gibt es immer viel, doch wie kannst du konstruktives Feedback von Usern auswerten und umsetzen? Das setzt voraus, dass Änderungen im System einfach zu integrieren sind.

Bei der Entwicklung von Hublify PIM sind viele dieser Empfehlungen in die Softwareentwicklung eingeflossen. Wenn du dir das System einmal anschauen möchtest, frage gerne einen Demo-Termin an.