Tipps zur Einführung eines PIM-Systems - Best Practices für die Implementierung (Teil 2)

Egal, ob du zum ersten Mal ein PIM-System in deinem Unternehmen einführst, eine PIM-Software wechselst oder verschiedene Systeme harmonisieren willst, in diesem Artikel teilen wir einige Best Practices aus der Erfahrung vieler PIM-System Implementierungen. Wie du den Rahmen für eine erfolgreiche Einführung schaffst, bevor dein PIM-Projekt startet, haben wir bereits in Teil 1 beschrieben.

Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches PIM-Projekt

• Zielsetzung: Wann ist das Projekt erfolgreich?
• Kosten: Wo kann man sparen, wo nicht?
• Cultural Change: Welche Abteilungen und wer soll damit arbeiten? Wen muss ich wann ins Boot holen und wie überzeugen (Quick Wins)? 
• Prozesse: Alter Wein in neuen Schläuchen oder die Chance zur Veränderung?
• Planung: Strategie, Zeitplan, Meilensteine, agiles Vorgehen

10 Best-Practices für eine PIM-System Implementierung:

1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten – heute und kontinuierlich

2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird

3. Definiere die Struktur deines Datenmodells

4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?

5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem

6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?

7. Migriere phasenweise

8. Daten ausleiten: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein

9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit

10. Sichere dir langfristigen Erfolg

1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten

Ein PIM-System ist eingebettet in eine bestehende oder entstehende Systemlandschaft. Daher ist es wichtig, sich zu verdeutlichen, welches System welche Datenhoheit besitzt, wie die Datenflüsse zwischen den Systemen aussehen und wer mit dem PIM-System interagieren muss. Meist wird die Einführung eines PIM-Systems dazu genutzt, um bestehende Prozesse zu überdenken. Ein IST- / SOLL-Szenario, also wie die Integration heute und zukünftig aussieht, ist auf jeden Fall sinnvoll.

• Welche Systeme nutzen Produktdaten in welcher Tiefe?
• Wo werden welche Produktinformationen gepflegt und aktuell gehalten? Wo dürfen Änderungen an welchen Daten stattfinden?
• Wie oft sollen Synchronisierungen stattfinden? Ereignisbasiert (z.B. nach Änderung), bi-direktional in Echtzeit?
• Wie werden Synchronisierungen ermöglicht? (idealerweise immer über Web API)
• Wie sieht die Priorisierung aus bei der Anbindung der Systeme?
• Wie skalierbar sind die Integrationslösungen?

Klassischerweise ist das ERP-System das Herzstück in vielen Unternehmen und führend. Ein PIM-System neben dem ERP-System ist dann notwendig, wenn neben den technischen und herstellerspezifischen Produktdaten (Gewicht, Maße, SKU, Name…) und Bestandsdaten viele marketing-lastige Informationen für den Verkauf auf verschiedenen Kanälen verwaltet werden sollen. Ein klassisches ERP-System verfügt meist nicht über die Möglichkeiten einer Media-Verwaltung, beliebig vielen Produktbeschreibungsfeldern, SEO-Spezifika, etc.

Je nachdem, welche Produktdaten ein PIM verwalten kann und soll, müssen hier in Echtzeit Bestände, Preise, Verfügbarkeiten (Lieferzeiten) zwischen dem ERP und PIM synchronisiert werden. Produktstammdaten, die aus dem ERP kommen, sollten auch nur da verändert werden. Umgekehrt können marketingrelevante Informationen, die im PIM originär verwaltet werden, auch für das ERP relevant sein (z.B. Produktbild).

Genauso verfährt man bei der Anbindung des PIM-Systems ans Shop-System, an Marktplätze, CMS-Systeme oder die Integration ins CRM (für Kundenservice oder Reklamationen). Für manche stellt eine direkte Anbindung von Lieferanten einen Vorteil dar. Manche PIM-Systeme verfügen über kein eigenes DAM, dann wäre das eine weitere Integration. 

Am Ende sieht eine Data Map für jedes Unternehmen, je nach eingesetzter Software und Datenhoheit immer anders aus. Mit Hublify würde eine Data Map beispielsweise wie folgt aussehen. Dadurch, dass die Hublify API die Integration von Hublify PIM sehr einfach macht, sind jegliche Szenarien denkbar, auch mit externen Automatisierungstools wie Zapier, make oder n8n.

2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird

Bei der zentralen Verwaltung aller Produktdaten durch das PIM soll eine doppelte Datenhaltung in unterschiedlichen Abteilungen aufgehoben werden. Das funktioniert allerdings nur, wenn du dafür sorgst, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird. Jedem ist klar, dass zunächst alle Produktinformationen ins PIM rein müssen. Genauso wichtig ist es, dass die relevanten Informationen an die beteiligten Systeme zurückgespielt werden und möglichst viele Mitarbeiter an den unterschiedlichen Stellen von den zentralen, aktuellen und konsistenten Daten profitieren. 

Wie gelangen die PIM-Daten schnell ins ERP oder in andere interne Apps und welche Daten können diese Systeme auch anzeigen? Wie können Abteilungen wie Call-Center, Customer Care, Marketing oder Lager/Versand von den aktuellen PIM-Daten profitieren, z.B. durch Mitarbeiter-Portale, interne Web-Produktkataloge oder Kundenservice-Apps? 

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass das PIM über eine gute Live-API verfügt und sich so in die Systemlandschaft einfach integrieren lässt. Das ist langwierigen xml-Exporten zu bevorzugen. Sobald du die Produktinformationen im PIM nicht nur auf wenige PIM-User beschränkst, sondern sie ausspielst in andere Systeme oder gar über eigene Benutzeroberflächen anzeigst, greifen alle auf ein- und denselben (live) Datensatz zurück.

3. Definiere die Struktur deines Datenmodells

Eine Kernaufgabe bei der Einführung eines PIM-Systems ist die Struktur deines Datenmodells. Wie deine Attribute, Kategorien, Artikelgruppen und Produktkorrelationen organisiert sind, wie deine Preisstrukturen aussehen, all das wirkt sich auf die meisten anderen Aufgaben aus. Daher solltest du dir ausreichend Zeit nehmen, um diesen Punkt zu durchdenken, ggf. auch externe Expertise zurate ziehen. Ein gutes Datenmodell im PIM ist modular, flexibel und integrationsfähig. Es ermöglicht konsistente Datenverwaltung und die einfache Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

Bestandteile des Datenmodells im PIM

4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?

Ein besonderes Augenmerk verdient die Verwaltung das Medienmanagement, da es unterschiedlich gehandhabt wird. Manche verwenden ein eigenes DAM, andere verwalten ihre Digital Assets im PIM. Es geht um die Kernfrage, wie deine Medien (z.B. Bilder, Videos, PDFs) mit den dazugehörigen Produkten verknüpft werden.

Bei der Verwaltung gilt es auf folgendes zu achten:

• Klarer Bezug: Medien zu spezifischen Produkten oder Varianten zuordnen.
• Qualität: Sicherstellen, dass Medien die Anforderungen der Vertriebskanäle erfüllen (z. B. Auflösung).
• Rechte: Lizenzen und Nutzungsrechte hinterlegen.
• Speicherverwaltung: Effizientes Speichern und Abrufen von großen Dateien.

Genauso wichtig wie die Verwaltung ist die Frage, wie die teils sehr großen Dateien ausgleitet werden. Sollen sie im Shopsystem lokal zur Verfügung stehen oder soll ein Deeplink zu einem Speicherort in der Cloud eingerichtet werden? Um den für dich richtigen Weg zu finden, gilt es, folgende Aspekte abzuwägen:

• Datenvolumen: Bei sehr großen Mediendatenmengen ist eine Cloud-basierte Lösung mit Deeplinks vorzuziehen.
• Performance-Ansprüche: Wenn schnelle Ladezeiten Priorität haben, sollte ein CDN (Content Delivery Network) in Kombination mit Cloud-Speichern genutzt werden.
• Budget: Lokale Lösungen können höhere Anfangsinvestitionen erfordern, während Cloud-Lösungen oft nach Verbrauch abgerechnet werden.
• Flexibilität: Cloud-Lösungen sind flexibler, wenn Sie häufig neue Medien hinzufügen oder internationale Märkte bedienen.

Vielleicht entscheidest du dich am Ende für eine hybride Lösung, bei der häufig genutzte Medien (z. B. Produktbilder für Topseller) lokal im Shop gespeichert werden, große oder selten genutzte Medien in der Cloud: Videos, hochauflösende Dateien oder selten genutzte Dokumente.

5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem

Nachdem du definiert hast, wie du deine Datenfelder strukturieren willst, gilt es jetzt über die Migration nachzudenken. Dafür kannst du ein Mapping der bisher genutzten und verfügbaren Datenfelder für die Datenfelder im PIM entwerfen.

Wenn du einmal die Übertragungslogiken sauber definiert hast, ist das Mapping eine Grundlage für eine automatisierte Migration.

Worauf ist zu achten?

• Feldzuordnungen: Welche Quellfelder zu welchen Zielfeldern? Z. B. „Artikelnummer“ (ERP) → „SKU“ (PIM).
• Transformationen: Anpassung der Datenformate, z. B. „Preis in Cent“ (ERP) → „Preis in Euro“ (PIM).
• Validierungen: Sicherstellen, dass die Daten den Anforderungen des PIM entsprechen (z. B. Pflichtfelder, Datentypen).
• Konvertierungsregeln: Z. B. „Lagerbestand = Verfügbarkeit“ oder Zusammenführen von Feldern (z. B. „Material“ und „Farbe“ zu einem Attribut im PIM).

6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?

Spätestens jetzt stellt sich die Frage, welche Datenfelder du tatsächlich brauchst und ob sie in dem Zustand sind, wie du sie im neuen System haben möchtest. Ist es sinnvoller Produktinformationen vor oder nach der Migration ins PIM zu bereinigen? Das hängt von einigen Faktoren ab:

• Welche Möglichkeiten zur Prüfung der Datenqualität hast du vorher / hinterher?
  Viele PIM-Systeme können die Qualität deiner Daten prüfen hinsichtlich Konsistenz oder Vollständigkeit. Anstelle einer aufwändigen manuellen Prüfung vorher kann dir das PIM hier viel Arbeit abnehmen. Alternativ könnten auch KI-Tools deinen Frühjahrsputz unterstützen.
• Für welches Volumen hast du dein PIM gebucht? 
  Gerade Cloud-Modell sind häufig volumenbasiert, so dass es sein kann, dass du für den Ansatz „erst mal alles rein ins PIM“ auch gleich in eine höhere Preiskategorie rutschst. Selbst wenn es finanziell keinen Unterschied gibt, können unnötige und fehlerhafte Daten dein System unnötig aufblähen und die Effizienz belasten.
• Inkonsistenzen können die Migration belasten und ggf. auch angeschlossene Systeme.

Übernimmst du Altdaten mit allen Inkonsistenzen, Dubletten und unterschiedlichen Formaten, kann es sein, dass dein PIM direkt beim Import streikt, da du hier ja bereits Standards für deine Datenfelder definiert hast (Datentypen, Pflichtfelder, Strukturen). Zudem überträgst du ggf. die Fehler in die angeschlossenen Systeme wie ERP oder CRM.

Ein Frühjahrsputz kann auch in Etappen vor und nach der Migration erfolgen. Wir empfehlen eine grundlegende Bereinigung vor der Migration:

• Dubletten entfernen: Identifiziere und lösche doppelte Datensätze.
• Fehlerhafte Daten ausfiltern: Z. B. Datensätze mit fehlenden Pflichtfeldern oder offensichtlichen Fehlern.
• Relevanz prüfen: Übertrage nur die Daten, die tatsächlich benötigt werden, und archiviere den Rest.
• Datenquellen abstimmen: Stelle sicher, dass die Daten aus verschiedenen Quellsystemen aufeinander abgestimmt sind.

Feinschliff nach der Migration

• Harmonisierung: Standardisiere Attribute, Formate und Strukturen im PIM.
• Validierung: Nutze Qualitäts-Checker im PIM, um Inkonsistenzen und fehlende Daten automatisch zu erkennen und zu korrigieren.
• Testläufe: Überprüfe, wie die Daten in Zielsystemen (z. B. E-Commerce-Plattformen) dargestellt werden, und optimiere sie entsprechend.

7. Migriere phasenweise

Damit du dich gleich mit den Strukturen und Möglichkeiten deines PIM-Systems vertraut machst, solltest du zügig mit einigen einfachen Fällen starten und Basisdaten importieren.

Das können z.B. Produkte einer bestimmten Kategorie mit simplen Strukturen oder Produkte eines abgegrenzten Marktes, in dem du dich gut auskennst. So lernst du schnell, wo du noch am Datenmodell feilen musst und wo es in der Praxis hakt.

Starte mit kommerziellen off-the-shelf (COTS) Produkten, die keine Besonderheiten aufweisen. Später kommen die komplizierteren Fälle wie Varianten, Konfiguratoren, Cross-/Up-Selling, mehrere Kanäle und Länder.

8. Datenausleitung: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein

Sobald die Basis klappt, kannst du deine Ausgabe-Kanäle einrichten. Neben der reinen Darstellung der Produktinformationen, solltest du dir Gedanken machen über die Sortimentssteuerung und Preispolitik auf den unterschiedlichen Kanälen, die meist ebenfalls im PIM verwaltet werden.

Häufig erfordern unterschiedliche Verkaufsplattformen auch unterschiedliche Produktbeschreibungen. Welche Anforderungen an Bildformaten, Auflösungen, Textlängen, Stil und Sprache haben deine unterschiedlichen Verkaufsplattformen? Welche Daten sind Pflichtfelder?

Entsprechend wirst du deine Basis-Informationen anreichern mit kanalspezifische Attributen und Medien.

Sobald es in Richtung Internationalisierung geht, ist noch mehr zu beachten:

• Sprachen: Mehrsprachige Produktbeschreibungen und Übersetzungen, die kulturelle Unterschiede und lokale Begriffe berücksichtigen.
• Maßeinheiten und Währungen: Lokalisierung von Einheiten (z. B. cm vs. inches) und Preisen in der jeweiligen Landeswährung.
• Rechtskonformität: Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, z. B. Produktsicherheitskennzeichnungen, Energieeffizienzklassen, oder AGB-Hinweise.
• Steuerregelungen: Berücksichtigung landesspezifischer Steuersätze und -logiken (z. B. MwSt. in der EU, Sales Tax in den USA).
• Zulassungen: Bei technischen Produkten, z. B. CE-Kennzeichnung in der EU oder FCC-Zulassung in den USA.

9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit

Welche Anforderungen du an Datenübertragung, Sicherheitsprotokoll, Datenverschlüsselung, etc. hast, ist bereits im Lastenheft in der Projektplanung und im Software-Auswahlprozess definiert worden. Jetzt geht es darum, Berechtigungskonzepte und Freigabeprozesse im PIM zu implementieren.

Welche User haben welche Rechte und Rollen? Welche Ansichten haben welche Benutzergruppen? Wie sehen die Freigabeprozesse aus? Je komplexer dein Markt ist, desto komplizierter kann dieser Part werden, so dass sich ein pragmatischer Ansatz empfiehlt, bei dem das Thema Rechte und Freigaben nicht over-engineered wird.

10. Sichere dir langfristigen Erfolg

Bei einer PIM-Einführung wird meistens nur bis zum Go-live gedacht. Doch damit dein Unternehmen auch langfristig erfolgreich bist, achte auf:

• Regelmäßiges Reporting zur Datenqualität:
   Erstelle automatisierbare Quality-Checks, die dich über Veränderungen auf dem Laufenden halten und definiere klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege.
• Sorge für ein rechtzeitiges Onboarding deiner Lieferanten und Mitarbeiter:
   Überlege dir, in welcher Form dir Lieferanten oder Partner (Fotografen, etc.) Daten zur Verfügung stellen sollen, damit du sie möglichst einfach in dein PIM importieren kannst und selbst wenig Aufwand zur Datenpflege hast. 
   Wie kannst du deine Lieferanten und Mitarbeiter von den Mehrwerten des PIMs überzeugen? Wenn sich durch ein PIM Umsätze erhöhen und Aufwände reduzieren, steigt der Unternehmenserfolg und dadurch auch die Sicherheit der Geschäftsbeziehung.
• Kontinuierliche Verbesserung durch Feedback-Schleifen und Auswertung:
   Zu meckern gibt es immer viel, doch wie kannst du konstruktives Feedback von Usern auswerten und umsetzen? Das setzt voraus, dass Änderungen im System einfach zu integrieren sind.

Bei der Entwicklung von Hublify PIM sind viele dieser Empfehlungen in die Softwareentwicklung eingeflossen. Wenn du dir das System einmal anschauen möchtest, frage gerne einen Demo-Termin an.