So planst du ein gelungenes PIM-Projekt - Tipps zur Einführung eines PIM-Systems (Teil 1)

Willst du in deinem Unternehmen eine zentrale Verwaltung und Steuerung deiner Produktdaten einführen, kommst du um ein PIM-System (Product Information Management) nicht herum. Ab wann lohnt sich die Einführung eines PIM-Systems? Unsere Antwort dazu findest du in einem weiteren Blogartikel zu PIM als Ergänzung zu Shopify. Worauf du bei der Auswahl der Software achten solltest und welche Features für den Einsatz von PIM im E-Commerce wichtig sind, dazu gibt es ebenfalls spannenden Content an anderer Stelle.  

In diesem Artikel geht es weniger um die Software selbst, sondern um den Prozess der Einführung. Für das Gelingen eines PIM-Projektes sind neben der Software-Auswahl weitere Faktoren von großer Bedeutung. Laut einer aktuellen Studie des Project Management Institute (PMI) sollen in Deutschland 17% der Projekte fehlschlagen und nur knapp 70% ihre Ziele erfüllen. Was sind die Erfolgsfaktoren für PIM-Projekte?

Wir haben unterschiedlichste PIM-Projekte in fast 20 Jahren begleitet. Aus diesem Erfahrungsschatz haben wir einige Best Practices gebündelt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit und in der Reihenfolge sicher variabel! Je nachdem, wieviel Know-how intern vorhanden ist, kann bei manchen Themen Expertise von außen sehr hilfreich sein, gerade bei der Definition des Datenmodells und bei der Planung der einzelnen Schritte. In einem mehrteiligen Artikel geben wir Tipps zu:

Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches PIM-Projekt

• Zielsetzung: Wann ist das Projekt erfolgreich?
• Kosten: Wo kann man sparen, wo nicht?
• Cultural Change: Welche Abteilungen und wer soll damit arbeiten? Wen muss ich wann ins Boot holen und wie überzeugen (Quick Wins)? 
• Prozesse: Alter Wein in neuen Schläuchen oder die Chance zur Veränderung?
• Planung: Strategie, Zeitplan, Meilensteine, agiles Vorgehen

10 Best-Practices für eine PIM-System Implementierung:

1. Erstelle eine Data Map mit den jeweiligen Datenhoheiten – heute und kontinuierlich

2. Achte darauf, dass dein PIM nicht selbst ein Datensilo wird

3. Definiere die Struktur deines Datenmodells

4. Mediadateien: Wo werden Digital Assets verwaltet und wie werden sie ausgeleitet?

5. Erstelle ein Mapping für die Datenfelder zur Migration in dein Zielsystem

6. Frühjahrsputz – Datenbereinigung vor oder nach der Datenmigration?

7. Migriere phasenweise

8. Daten ausleiten: Richte deine Ausgabe-Kanäle ein

9. Bestimme die Rahmenbedingungen für Datensicherheit

10. Sichere dir langfristigen Erfolg

Den Rahmen für eine erfolgreiche Einführung schaffen

In diesem Artikel geht es darum, den Rahmen für ein gelungenes PIM-Projekt zu schaffen. Im Folgeartikel geht es dann um die Implementierungsschritte eines PIM-Systems. Das A und O ist die Zielsetzung. 

Wann ist ein PIM-Projekt erfolgreich?

Wie wird „erfolgreich“ für dein Unternehmen definiert? Um den Erfolg messen zu können, heißt es, Ziele zu setzen mit den entsprechenden KPIs. 

Eine Bestandsaufnahme ist dabei der erste Schritt: Was sind aktuelle Herausforderungen, die ein PIM verbessern soll? Was sind die langfristigen Früchte eines PIM-Systems für das Unternehmen? 

Die Vorteile liegen oft dicht beieinander. Ist der Aufwand für Datenpflege mit einem PIM geringer, können Produkte natürlich schneller live gehen. Jedoch ist es wichtig, zu definieren, was das Hauptziel ist und worauf man sich konzentrieren will. Ein paar Beispiele:

• Das Unternehmen erhält Produktdaten von mehreren Lieferanten in unterschiedlichen Formaten. Die Datenbereinigung hinsichtlich Dubletten, einheitliche Formate und Beschreibungen sowie die Bereitstellung für die Shops muss schneller gehen. 
• Im Zuge von Content Commerce will ein Unternehmen aus SEO-Gründen und für ein besseres Nutzererlebnis ausführliche Produktbeschreibungen mit vielen Filtermöglichkeiten und reichhaltigen Mediadaten. 
• Als Retourengrund geben Kunden häufig die mangelhafte Produktbeschreibung an. Um die Retourenquote zu senken, sollen Attribute wie Farbe und Größe vereinheitlicht (dunkelblau und marine) und länderspezifisch angepasst werden sowie ein Qualitätscheck die notwendigen Produktdatenfelder hinsichtlich Vollständigkeit und Konsistenz prüfen. 

Kosten: Wo kann man sparen, wo nicht?

Neben den eigentlichen Lizenzkosten für die PIM-Software kommen nicht unerhebliche Kosten für die Implementierung auf dich zu, die oft schwerer zu beziffern sind und sowieso meist je nach Situation individuell sind. Wenn du den Rotstift zücken musst, weil dein Budget nicht reicht, an welchen Stellen kannst du Kosten sparen oder eben nicht?

Überlege bei der Software-Auswahl, welche Kosten in der Implementierung auf dich zukommen, z.B. bei der vollständigen Integration in deine Systemwelt. Wie gut ist die API, welche Konnektoren gibt es und wie erfolgt die Anbindung an diverse Verkaufskanäle? Für Schnittstellenprogrammierung können große Aufwände entstehen. 

Schau dir an, wie leicht Änderungen zu implementieren sind – bedarf es hierfür immer Entwickler? Wie weit kannst du mit eigenen Ressourcen kommen? Welche Freiheitsgrade hast du, die Software an deine eigenen Anforderungen anzupassen?

Prüfe den Aufwand für die tagtägliche Datenpflege, denn das kann sich schnell summieren. Wie leicht lassen sich Änderungen durchführen? Kann die Software Datensätze automatisiert bereinigen oder die Vollständigkeit und Konsistenz von Datenfeldern prüfen? Welche Möglichkeiten der Workflow Automation gibt es in der Software? Wo ist KI-Unterstützung im PIM integriert und hilft dir bei der Erstellung von Inhalten, bei Übersetzungen, etc.?

Dagegen sollten genug Zeit und Ressourcen eingeplant werden für eine initiale Datenbereinigung, auch wenn das „das können wir ja später noch machen“ sehr verlockend klingt. Genauso lohnt es sich, die Datenstruktur gut zu überlegen, die der Dreh- und Angelpunkt eines PIM-Systems ist. Spare nicht am Mitarbeiter-Onboarding, denn der langfristige Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie das neue System akzeptiert und genutzt wird.

Cultural Change: Wen muss ich wann ins Boot holen und wie überzeugen?

Wer sind die Stakeholder? Wenn Projekte scheitern, liegt das meistens am Widerstand einzelner Mitarbeiter und am mangelnden Support der Unternehmensführung. Wie können diese Widerstände minimiert werden? Indem Betroffene zu Beteiligten gemacht werden. Laut Gartner soll die Akzeptanz eines Change Projektes steigen, wenn es von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen geführt wird. 

Mit Hilfe von Quick Wins sollen alle Betroffenen schnell erkennen, wie sie von dem neuen PIM-System profitieren. Solche „Appetithappen“ können z.B. schnell eingerichtete neue Datenfelder, KI-gestütztes Tagging oder automatisierte SEO-Meta-Tag-Erstellung. Die Geschäftsführung sollte nicht nur überzeugt werden und das Budget freigeben, sondern von Anfang bis Ende hinter der Implementierung stehen.

Darüber hinaus sind je nach Projektphase unterschiedliche Abteilungen zu integrieren. Klassischerweise gehören dazu neben der 

• IT-Abteilung 
• Marketing
• Sales
• Kundenservice
• E-Commerce
• Produktmanagement
• ggf. eine interne Druckerei. 

In der Planungsphase werden bspw. Ziele definiert, Anforderungen aus den Abteilungen aufgenommen, Use Cases definiert und Wissen vermittelt, wozu das PIM dienen soll. Bei der Implementierung werden Prozesse neu definiert, Produktdaten bereinigt und geprüft. Dann wird das System getestet, Fehler behoben, Freigaben erteilt, Feedback gesammelt. Im Zuge des Roll-Outs werden Schulungen auf unterschiedlichen Leveln durchgeführt, Feedback und Verbesserungsvorschläge gesammelt und geprüft, die Nutzung des Systems im Blick behalten. 

Prozesse: Alter Wein in neuen Schläuchen oder die Chance zur Veränderung

Durch die Einführung eines PIM-Systems ändern sich viele Prozesse, insbesondere bei der erstmaligen Nutzung eines PIM-Systems. Es ist die Gelegenheit, ausgetretene Pfade unter die Lupe zu nehmen und Optimierungspotenzial zu erkennen. Um welche Prozesse geht es?

• Produktdaten importieren: 
  Aus welchen Quellen? Wie häufig? Was erfolgt automatisiert, was manuell?
• Produktdaten validieren und klassifizieren:
  Datenqualität prüfen, Dubletten bereinigen, Inkonsistenzen beheben, an Klassifikationsstandards anpassen
• Produktinformationen anreichern:
  Wie erfolgt die Content-Erstellung? Welche Datenfelder sind Muss-Felder, welche optional? Woher kommen Media Dateien?
• Produktdaten syndizieren je nach Ausgabekanal:
  Anpassung an Sprache, Listing-Anforderungen von Marktplätzen, Lokalisierung, Länderspezifika, Medienformate…
• Daten freigeben:
  Freigabeprozesse bestimmen, Änderungen nachhalten
• Daten ausleiten:
  Was sind die Ausgabekanäle? Wann und wie häufig wird exportiert? Wie werden Daten synchron gehalten?

Planung: Strategie, Zeitplan, Meilensteine, agiles Vorgehen

Jetzt heißt es, das Projekt zu planen. Dafür gibt es keinen einheitlichen Weg für alle. Welche Strategie für jedes Unternehmen am besten passt, ergibt sich aus der Beantwortung der obigen Fragen. Wenn es beispielsweise wenig Datenquellen gibt, könnte man sie alle erst einmal ins PIM importieren und dort weiterarbeiten. Bei Daten aus vielen Quellen ist es sinnvoller, vorher die Daten zu harmonisieren und auf einen Stand zu bringen und dann ins PIM zu überführen.

Prinzipiell gliedert sich ein PIM-Projekt in folgende Phasen:

• Phase 1: Planung und Anforderungsaufnahme
• Phase 2: Konfiguration des PIM-Systems
• Phase 3: Test
• Phase 4: Implementierung & Roll-Out

Was in diesen Phasen geschieht und welche Meilensteine erreicht werden müssen, kann man in folgender Übersicht erkennen:

Wieviel Zeit diese Phasen jeweils in Anspruch nehmen hängt von mehreren Faktoren ab:

• Wie viele Stakeholder müssen mit eingebunden werden?
• Wie viele Produkte müssen migriert werden?
• Wieviel individueller Anpassungsaufwand ist nötig?
• Wieviel Zeit nimmt man sich für eine grundlegende Überarbeitung der Daten und Prozesse?

Während Einführungen früher häufig 6 Monate und mehr dauerten, kann eine Einführung eines Standard-Systems heute auch in 10-12 Wochen erledigt sein.

Dabei ist eine agile Vorgehensweise zu empfehlen, die mit einer Schritt-für-Schritt-Einführung arbeitet. Hier geht es um einen schnellen Start mit einer ersten Form, die dann später weiter verfeinert wird. Z.B.:

• Anstatt das Datenmodell komplett zu definieren, kann mit einer ersten Form der Datenstruktur losgelegt werden, bei der weitere Attribute oder Ergänzungsdaten später hinzugefügt werden.
• Bei der Datenbereinigung können zunächst die Datenblätter aktualisiert werden und nicht gleich der gesamte Hauptkatalog.
• Bevor alle Kanäle auf einmal angebunden werden, konzentriert man sich auf einen und kann schnelle Resultate zeigen.
• Anstelle einer Migration aller Datensätze, können erst einmal einfache off-the-shelf Produkte integriert werden, damit die User schnell sehen, wieviel einfacher man mit den Daten arbeiten kann.

Der Vorteil einer agilen Vorgehensweise besteht darin, dass die User schnell Erfolge sehen und dadurch überzeugt werden können. Gleichzeitig können durch die Ergebnisse frühzeitig Änderungen und notwendige Anpassungen durchgeführt werden können.

So, der Rahmen ist geschaffen, im Folgeartikel geben wir dir Tipps für die tatsächliche Implementierung.