Cloud ERP Systeme sind besonders für Unternehmen von Vorteil, die Flexibilität und Skalierbarkeit suchen. Unternehmen, die sich in einem Wachstumsprozess befinden, profitieren von cloudbasierten Lösungen dank ihrer Anpassungsfähigkeit an steigende Anforderungen.
Laut Statista wollen aktuell nahezu die Hälfte aller Unternehmen der KMU in Deutschland Cloud ERP-Lösungen einsetzen. Bisher arbeiten rund 30 Prozent bereits damit, die Zahl soll auf 45 Prozent steigen.
Wie funktionieren Cloud ERP Systeme? Für welche Unternehmen eignen sich Cloud ERP Systeme besonders und warum?
In diesem Blogartikel erfährst du Vor- und Nachteile von Cloud Lösungen im Gegensatz zu on-premise ERP Software sowie Tipps für die Auswahl einer Cloud ERP Lösung.
Was ist ein Cloud ERP System und wie funktioniert es?
Ein Cloud ERP System ist eine Form von ERP-System, die über das Internet bereitgestellt wird. Im Gegensatz zu traditionellen on-premise ERP Lösungen, bei denen die Anwendung auf eigenen Servern des Unternehmens installiert wird, ist eine Cloud ERP Lösung flexibel und von überall zugänglich, sobald ein Internetzugang möglich ist.
Unternehmen können mit Cloud ERP Software sämtliche geschäftskritische Funktionen zentral organisieren und überwachen. Dabei werden verschiedenste Geschäftsprozesse abgedeckt:
- Einkauf & Fertigung: Steuerung von Bestellungen, Lieferanten und Produktionsprozessen.
- Warenwirtschaft: Verwaltung von Lagerbeständen, Wareneingängen und -ausgängen.
- CRM (Customer Relationship Management): Pflege von Kunden-Interaktionen und Kundendaten, Marketing- und Vertriebsprozessen.
- Auftragsmanagement: Angebotserstellung, Bestellabwicklung bis hin zur Kommissionierung und Versand.
- Finanzbuchhaltung & Controlling: Überblick über Einnahmen, Ausgaben und wirtschaftliche Kennzahlen.
- Projektmanagement: Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
- Berichtswesen & Auswertungen: Dashboards und Reports für fundierte Entscheidungen.
Durch die zentrale Datenspeicherung in der Cloud haben alle relevanten Abteilungen eines Unternehmens in Echtzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, was die Entscheidungsfindung vereinfacht und Prozess-Automatisierung ermöglicht.
Die Vorteile von Cloud ERP im Vergleich zu On-Premise Lösungen
Im Gegensatz zu klassischen On-Premise ERP-Systemen, bei denen Software und Daten auf firmeninternen Servern installiert sind, bieten cloudbasierte ERP-Lösungen zahlreiche Vorteile:
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud ERPs lassen sich einfach an veränderte Unternehmensbedürfnisse anpassen. Weitere Nutzer, erweiterte Funktionen oder zusätzliche Module können meist schnell hinzugefügt werden – oder auch wieder gekündigt werden.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Teams können weltweit auf das ERP-System zugreifen – alles, was sie brauchen, ist eine Internetverbindung.
- Kosteneffizienz: Es entfallen hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und IT-Infrastruktur. Meist erfolgt die Implementierung deutlich kostengünstiger. In der Regel wird ein monatliches Abonnement gezahlt, das sich der tatsächlichen Nutzung anpasst.
- Weniger IT-Aufwand: Updates, Wartung und Sicherheit übernimmt der Anbieter – das reduziert die Belastung interner IT-Ressourcen erheblich.
- Schnelle Implementierung: Im Vergleich zu On-Premise-Systemen ist ein Cloud ERP oft deutlich schneller einsatzbereit.
- Automatische Updates: Nutzer profitieren stets von der neuesten Version, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.
Ein zentraler Nachteil von Cloud ERP kann für einige Unternehmen die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung sein. Für Unternehmen, die besondere Anforderungen und Prozesse haben, gilt zu prüfen, inwiefern die Software auf ihre Bedürfnisse anpassbar ist und mit welchem Aufwand. Dazu sollte eine Kostenkalkulation auf lange Sicht angestellt werden. Viele monatlichen Gebühren sind zwar flexibel, was bei Start-Ups und kleinen Unternehmen ein großer Vorteil ist. Volumenbasierte Preise bedeuten allerdings auch, dass die Preise steigen, sobald das Unternehmen wächst.
Wie sicher sind SaaS ERP Systeme?
Häufig kommt in Auswahlprozessen die Frage nach der Datensicherheit auf. Für Cloud ERP Anbieter sind höchste Sicherheitsstandards existenziell: DSGVO-konformes Hosting, Verschlüsselungstechnologien bei der Übertragung, Back-Ups, Multi-Faktor-Authentifizierungen, sowie ständige Updates und Patches.
Mit dem Hosting auf deutschen Rechenzentren wird den hohen Ansprüchen des Bundesdatenschutzgesetzes Rechnung getragen. Dadurch, dass Datensicherheit das Kernstück des Geschäftsmodells von SaaS-Anbietern und deren Hosting-Partnern ist, wird mit Daten meist sicherer umgegangen als bei internen IT-Infrastrukturen. Sicherheitsstandards in demselben Maße auf eigenen Servern zu etablieren, würde enorme IT-Ressourcen voraussetzen, die bei mittelständischen Unternehmen und in Zeiten des Fachkräftemangels häufig nicht verfügbar sind.
Ein potenzieller Sicherheitsnachteil liegt in der Abhängigkeit von einem externen Anbieter. Für Unternehmen ist es daher entscheidend, einen zuverlässigen ERP-Anbieter mit nachweislicher Erfolgsbilanz hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz zu wählen. Zudem sollten Unternehmen selbst Sicherheitsstrategien implementieren, um die Zugriffe innerhalb der Organisation zu kontrollieren und zu überwachen.
Für wen lohnt sich ein Cloud ERP System?
Cloud ERP Systeme bieten verschiedene Vorteile, die für unterschiedliche Unternehmenstypen besonders attraktiv sind. Auf welche Kriterien kommt es also an?
- Eigene IT-Ressourcen ? Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, die häufig mit begrenzten IT-Ressourcen arbeiten, profitieren stark von der einfachen Implementierung und der Übernahme von Sicherheit und Updates durch den ERP-Anbieter.
- Budget ? Unternehmen mit kleinen Budgets, die sich keine hohen Anfangsinvestitionen leisten können oder wollen, können durch die nutzungsbasierte Preisgestaltung die Kosten für die ERP-Software besser budgetieren und steuern.
- Wachstum ? Unternehmen, die einem schnellen Wachstum unterliegen oder saisonale Schwankungen in ihrer Geschäftstätigkeit erleben, finden in der Flexibilität der Cloud ERP eine ideale Lösung. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer und Funktionen schnell und ohne umfangreiche Hardwareinvestitionen anzupassen.
- Branchen mit hoher Agilität: Wenn Marktanforderungen sich häufig wandeln, neue Technologien wie AI integriert werden sollen, Prozesse verändert werden oder Partner(-Systeme) angebunden werden sollen, müssen Unternehmen schnell reagieren können. Im E-Commerce ist es beispielsweise die Anbindung immer wieder neuer Shopping-Kanäle, neue Branchenstandards im Maschinenbau, sich ändernde Lagerorte und Versandpartner. Die Flexibilität von Cloud ERP Software erleichtert eine schnellere Anpassung.
- Internationale oder Remote Geschäftstätigkeit: Der webbasierte Zugriff von egal wo auf die gleichen, aktuellen Daten stellt für verteilt arbeitende Unternehmen einen enormen Vorteil dar. Es vereinfacht die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erheblich.
- Zusammengefasst lohnt sich eine Cloud ERP Software für eine Vielzahl von Unternehmen, die Flexibilität, Effizienz und Sicherheit in ihren Geschäftsprozessen priorisieren.
Auswahl und Implementierung eines Cloud ERPs
Wenn du dich für ein Cloud ERP System entschieden hast, ist die Frage, wie du das passende dafür findest und was du bei der Einführung beachten musst. Bevor du ERP-Anbieter scannst, ist es enorm wichtig, einige strategische Fragen zu klären.
- Bedarfsanalyse: Wofür braucht dein Unternehmen ein ERP?
Wohin willst du und mit welcher Strategie setzt du deine konkreten Ziele um?
Wie verlaufen deine Wertströme – auf Unternehmensseite „Purchase to Pay“ (also vom Angebot über Bestand und Preis zur Rechnung) und auf Seite der Kunden „Order to Cash“ (also von ersten Wahrnehmung zur Kunden-Conversion, Kauf und Zahlung bis zur Auslieferung)?
Welche Systeme samt Schnittstellen, Abteilungen, Prozesse und Arbeitsabläufe sind in diesen Wertströmen erforderlich? - Anbieterauswahl: Mit dem daraus entstehenden Lastenheft kannst du ERP-Anbieter scannen. Prüfe, inwiefern Branchenlösungen bedeutsam sind, welche Technologien für dein Geschäftsmodell relevant sind (z.B. Personalisierungsoptionen) und wie zukünftige Entwicklungen abgebildet werden.
Von einer Long List kristallisieren sich schnell 2-3 Anbieter auf einer Short List heraus, die es zu testen gilt. - Planung: Eine detaillierte Projektplanung ist essenziell, um Zeitrahmen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Definiere das Projektteam (Leitende, Key user, Stakeholder, Partner), die Projekttools für Kommunikation und Dokumentation, das Controlling, damit das ERP-Projekt on time & budget umgesetzt werden kann.
Bei der Umsetzung empfiehlt sich eine agile Vorgehensweise, bei der nicht von Anfang bis Ende alles durchgeplant wird. - Datenmigration: Sicherstellung, dass alle bestehenden Daten korrekt und effizient in das neue ERP-System migriert werden.
- Mitarbeiterschulung: Durchführung von Schulungen, um Mitarbeiter mit der neuen Software und ihren Funktionen vertraut zu machen.
- Test und Anpassungen: Umfassende Tests durchführen, Feedback sammeln und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um optimale Leistung zu gewährleisten.
- Fortlaufende Unterstützung: Sicherstellen, dass Support- und Wartungsverträge mit dem Anbieter vorhanden sind, um langfristigen Erfolg zu garantieren.
Diese Punkte helfen dir, die wichtigen Schritte der ERP-Implementierung zu strukturieren. Da für viele ein Systemwechsel oder ein ERP-Projekt wie ein riesiger Berg erscheint, lohnt es sich zu fokussieren. Lieber ein paar Anforderungen weglassen und mit den wichtigsten Use Cases beginnen, als alles auf einmal anzugehen.
Dadurch, dass ein ERP der Backbone für dein gesamtes Unternehmen darstellt, ist es in der Tat ein sehr wichtiges Projekt. Doch gerade mit modularen und cloudbasierten ERP-Systemen, kann man sehr gut schrittweise Daten migrieren und Mitarbeiter an den Umgang mit einer neuen Software gewöhnen, bzw. dem Management erste Erfolge zeigen.
Wenn du Hublify als dein Commerce ERP in Erwägung ziehst, kannst du beispielsweise mit den Produktdaten beginnen und zunächst nur das Hublify PIM benutzen. Danach folgen Hublify Order Management oder Hublify Warehouse und schließlich kannst du entscheiden, ob du Hublify CDM für deine Kundendaten nutzen willst oder ein externes Tool anbindest.
