ERP-Integration mit Shopify: Integrationswege, Herausforderungen und Lösungen

Shopify verbindest du auf vier Wegen mit einem ERP: über einen fertigen Connector aus dem Shopify App Store, über eine Middleware, über eine iPaaS-Plattform oder über eine eigene Anbindung an die Shopify-API. Ein fertiger Connector ist am schnellsten startklar, eine eigene Anbindung am flexibelsten. Entscheidend ist bei jedem Weg, welches System für welche Daten führend ist.

Fast jeder kennt aus seinem Umfeld geplatzte ERP-Projekte. Bei IT-Dienstleistern rund um einen der größten ERP-Anbieter heißt es, dass ca. 50% der ERP-Einführungen länger und teurer werden als geplant. Gelten diese Zahlen nur für Großprojekte mit SAP? Kann eine digital-affine Branche wie der E-Commerce auf mehr Erfolg hoffen?

Laut der E-Commerce und ERP-Expertin Dörte Kaschdailis, Gründerin der unabhängigen Beratungs- und Umsetzungsagentur oppexia, bedarf es mehrerer „Spieler“, die zum Gelingen eines ERP-Projektes beitragen. Neben Workflows (Arbeitsabläufe), Organisation und Prozessen gehören auf technischer Ebene die beteiligten Systeme und Schnittstellen dazu, wobei sie Schnittstellen als einen der vernachlässigten Player bezeichnet.

Um diese technischen Herausforderungen geht es in diesem Artikel, wobei der Fokus nicht auf den oben genannten Großprojekten wie bei Lidl oder Aldi liegt, sondern auf ERP-Projekte im E-Commerce, insbesondere mit Shopify, als einem der Shopsystem-Lieblinge in Deutschland.

Du erfährst, welche drei Herausforderungen typisch sind, welche vier Integrationswege es gibt und welcher davon zu deinem Shop passt.

Typische technische Herausforderungen an eine ERP-Integration mit Shopify

Wenn du auf der Suche nach einem ERP-System für Shopify bist, stellst du dir sicher einige grundsätzliche Fragen:

• Ab wann ist ein ERP-System für Shopify nötig?
• Was soll das ERP-System alles abdecken? Reicht eine reine Warenwirtschaft oder sollen PIM, CRM ebenfalls Bestandteil sein, Produktionsprozesse oder HR?
• ERP-System mieten oder kaufen? Am Beispiel von PIM haben wir die Vor- und Nachteile von on-premise und einer Lösung aus der Cloud dargestellt.
• Eines deiner Hauptziele für die Einführung eines ERPs können effizientere Geschäftsprozesse sein. Wie kann ein ERP dir helfen, Kosten zu sparen?

Sind diese Fragen abgehakt, geht es um die technischen Herausforderungen: Welche Systeme müssen miteinander sprechen, welche Prozesse müssen sie abbilden und wie gelingt der Datenaustausch?

Bevor wir in die Tiefe gehen, eine kurze Erklärung, was Integration überhaupt bedeutet:

Eine ERP-Integration verbindet eine ERP-Software mit anderen Systemen, wie z.B. Shopsystem oder CRM-System. So sollen synchrone Daten zu Produkten, Kunden, Aufträgen, Beständen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen über den gesamten Geschäftsprozess für alle Beteiligten in Echtzeit verfügbar und auswertbar sein.

Dadurch können Arbeitsabläufe automatisiert und optimiert werden, die Produktivität gesteigert werden und nicht zuletzt das Kundenerlebnis verbessert werden. Informationen zwischen den Abteilungen sollen schnell und einfach ausgetauscht werden.

Herausforderung #1: Kompatibilität zwischen den Systemen

Ein Hauptproblem bei der Integration eines ERP-Systems mit Shopify sind Kompatibilitätsprobleme. Nicht alle ERP-Systeme verfügen über einen guten und umfangreichen Konnektor zu Shopify, was die Integration erschwert. Außerdem kann es vorkommen, dass ein ERP-System eine ganz andere Datenarchitektur hat und daher Schwierigkeiten aufkommen, Daten mit Shopify zu synchronisieren, das auf einer anderen Datenbankarchitektur läuft.

Es ist sinnvoll, vor der ERP-Auswahl alle Schnittstellen zu Systemen zu identifizieren, mit denen das ERP-System sprechen muss: Shopsystem, PIM, CRM, PSP (Payment-Service-Provider), 3rd-Party Tools oder Marktplätze wie Amazon sind wichtig und unterscheiden sich von System zu System. Dabei gilt es, alle Systeme zu orchestrieren und jedem System seinen Funktionsbereich zuzuordnen samt „Datenhoheit“.

Datenhoheit heißt: Für jede Datenart ist genau ein System führend. Nur dort wird sie gepflegt, alle anderen Systeme bekommen eine Kopie. Bei Shopify und einem ERP sieht die Verteilung meist so aus:

Wird eine Datenart in zwei Systemen gepflegt, überschreiben sich die Änderungen gegenseitig. Kläre die Verteilung deshalb, bevor du dich für einen Integrationsweg entscheidest.

Herausforderung #2: Datenmigration

Herzstück einer ERP-Integration ist die eigentliche Datenmigration. Dies beinhaltet das Übertragen von Bestandsdaten, Kundendaten, Bestellungen und weiteren wichtigen Informationen und deren Weiterverarbeitung. Aber nicht nur das…

Datenmigration: Die Übertragung von Daten aus einem alten System in ein neues, bzw. die Migration aus vielen Quellen in ein zentrales System ist eine große Herausforderung, da sich Fehler und Verluste direkt auf den Geschäftserfolg auswirken. Welche Daten sollen übernommen werden? Wie sieht das Data-Mapping aus? Es sollte zunächst mit einem kleinen Auszug an Test-Daten die Migration getestet werden. Wann erfolgt die Migration welcher Daten (dynamische zuletzt) ins Produktiv-System?

Datenstruktur und Bereinigung: Daten aus unterschiedlichen Systemen müssen in eine einheitliche Struktur und Format gebracht werden. Ein Systemwechsel oder eine Einführung gibt immer die Chance, Daten zu bereinigen und die Qualität der Daten zu prüfen: Dubletten beseitigen, Maßeinheiten, Farben und Größen normalisieren, Vollständigkeit und Konsistenz, SEO- und kanalspezifische Anforderungen checken. 
 Mach dir vorher bewusst, welche Qualitätsstandards gelten sollen, wie der Freigabeprozess aussieht und welche Struktur du brauchst (Informationen bis in welche Tiefe, Tagging, Kategorie-Struktur).

Datenanreicherung: Mit der reinen Migration und Bereinigung ist es nicht getan. Die Artikel-Stammdaten werden angereichert und bspw. im PIM medienneutral und kanalspezifisch verwaltet. Hier kommen weitere Informationen wie Bilder, Attribute, technische Daten, Cross-Selling oder Bundle-Informationen dazu sowie Taxonomie-Informationen für Google oder Amazon-Listings.

Laufende Synchronisation über die Shopify-API: Nach der Migration müssen die Daten dauerhaft synchron bleiben. Dafür stellt Shopify die GraphQL Admin API bereit. Die ältere REST Admin API gilt als Legacy, und neue öffentliche Apps im Shopify App Store müssen seit 1. April 2025 GraphQL nutzen. Frag deshalb nach, auf welcher API ein Connector aufsetzt. Shopify begrenzt außerdem, wie viele Abfragen pro Sekunde möglich sind: 100 Punkte in den Standard-Tarifen, 200 bei Advanced und 1.000 bei Shopify Plus. Große Kataloge mit vielen tausend Varianten werden deshalb über Bulk Operations übertragen, Änderungen im laufenden Betrieb über Webhooks, die das ERP sofort benachrichtigen.

Herausforderung #3: Prozesse koordinieren

Im Prinzip geht es bei einem E-Commerce ERP um zwei grundlegende Geschäftsprozesse, die sich in viele einzelne Teilprozesse aufgliedern:

Order-to-Cash oder Quote2Cash: Dieser Prozess verläuft kundenseitig und involviert mehrere Abteilungen und Systeme vom ersten Kundenkontakt bis zur Retoure. Was auf den ersten Blick simpel klingt, kann schnell komplex werden, wenn beispielsweise…

• die Bestellung in mehrere Teillieferungen aufgesplittet wird.
• die Bestellung von mehreren Verkäufern ausgeführt wird (z.B. beim Dropshipping oder bei Marktplätzen). Wie ein ERP das löst, zeigt der Artikel ERP für Dropshipping.
• ein Gutschein ab einem Mindestbestellwert bei einer Teil-Retoure verrechnet werden muss.

Unternehmensseitig geht es vor allem um den Finanzfluss, also von der Produktion oder dem Einkauf bis zur Bezahlung. Auch hier gibt es Herausforderungen, z.B. kostengünstiger Einkauf, möglichst geringe Kapitalbindung im Lager oder effiziente Pick- & Pack-Prozesse. Wie unterstützt ein ERP, wenn beispielsweise…

• ein Artikel schnellstmöglich nachbestellt werden muss, die geforderte Menge beim Standard-Lieferanten nicht vollständig lieferbar ist und auf andere Lieferanten ausgewichen werden muss.
• Aufträge hinsichtlich der geringsten Versandkosten (welcher Lagerort, wie viele Teillieferungen mit welchen Verpackungs- und Versandkosten) oder mit den geringsten Wegen im Lager abgearbeitet werden sollen.

Je mehr Parteien und Systeme in den Prozess involviert sind, desto wichtiger ist eine klare Prozessbeschreibung.

Prüfstein Bestandsabgleich: Am schnellsten merkst du eine schwache Integration an den Beständen. Verkaufst du denselben Artikel in Shopify, auf Amazon und im Laden, muss jeder Verkauf sofort den Bestand in allen Kanälen senken. Läuft der Abgleich nur stündlich oder nächtlich, verkaufst du Ware, die nicht mehr da ist. Frag deshalb bei jedem Integrationsweg: Wie schnell kommt eine Bestandsänderung in Shopify an, und welches System rechnet Reservierungen aus offenen Bestellungen heraus? Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Seite Warenwirtschaft für Shopify.

Lösungsansätze für die technische ERP-Integration mit Shopify

Generell stehen verschiedene Integrationsansätze zur Verfügung:

1. API

Zwei Systeme mit jeweils einer performanten API sollten über diese API miteinander kommunizieren und Daten darüber austauschen können. So könnte ein ERP über Shopifys API Produktinformationen abrufen, den Bestellstatus aktualisieren oder die Warenverfügbarkeit aktualisieren.

Bei diesem Weg programmierst du die Anbindung selbst oder lässt sie von einer Agentur bauen.

• Vorteile: Du bildest jeden Sonderfall genau so ab, wie du ihn brauchst. Es fallen keine Lizenzkosten für ein zusätzliches Tool an.
• Nachteile: Entwicklung, Hosting, Monitoring und Updates liegen bei dir. Jede neue Shopify-API-Version kann Anpassungen nötig machen.

2. Konnektor / Connector

Für eine direkte Verbindung von zwei Systemen, so dass Daten und Prozesse aufeinander abgestimmt werden, bedarf es eines eigens entwickelten Konnektors. Konnektoren sind oft maßgeschneidert und beinhalten zusätzlich zur Datenübertragung auch Datentransformationen, Validierungen und das Mapping von Datenfeldern zwischen den Systemen.

Viele ERP-Anbieter bringen heute einen fertigen Shopify-Connector mit, den du als App aus dem Shopify App Store installierst. Shopify zertifiziert solche Apps im European ERP Program für 13 europäische ERP-Apps, darunter Pickware, JTL, plentyONE, Afterbuy und Hublify.

• Vorteile: Schnell startklar, weil Datenfelder und Abläufe schon vorbereitet sind. Wartung und API-Updates übernimmt der Anbieter.
• Nachteile: Du bist an den Funktionsumfang des Connectors gebunden. Sonderfälle wie eigene Felder oder abweichende Statuslogik gehen nur, wenn der Connector sie vorsieht.

3. Middleware

Die Integration kann auch über eine neutrale Middleware stattfinden. Es können Middleware-Plattformen eingesetzt werden, die als Vermittler zwischen Shopify und dem ERP-System fungieren. Diese Plattformen übersetzen und routen die Daten zwischen den Systemen und können zusätzliche Funktionen wie Datenvalidierung, -transformation und -mapping bieten. 

• Vorteile: Du verbindest mehrere Systeme über eine zentrale Stelle, statt jedes mit jedem. Wechselst du später das ERP oder das Shopsystem, tauschst du nur eine Anbindung aus.
• Nachteile: Ein weiteres System, das betrieben, bezahlt und überwacht werden muss. Fehler können an drei Stellen entstehen: in Shopify, in der Middleware oder im ERP.

4. iPaaS

Eine immer relevantere Integrationsstrategie erfolgt durch iPaaS (integration Platform as a Service). Hier bietet eine cloudbasierte, neutrale Plattform Integrationsmöglichkeiten wie Datenintegration, API-Management, Workflow-Orchestrierung, Datenmapping und -transformation sowie Monitoring und Management von Integrationsprozessen. Besonders interessant ist hier die Möglichkeit, Workflows übergreifend über mehrere Anwendungen zu erstellen, ohne Installation von Hardware. Dies ist so gesehen der große, moderne Bruder der klassischen Middleware. Dabei werden nicht nur Daten gemappt, sondern auch gleich noch mehr Prozesse darin konfiguriert.

• Vorteile: Vorgefertigte Bausteine für viele Systeme, Abläufe per Konfiguration statt Programmierung, Monitoring inklusive.
• Nachteile: Laufende Lizenzkosten, die oft mit der Zahl der Verbindungen oder Datensätze steigen. Für eine einzelne Verbindung zwischen Shopify und ERP ist eine iPaaS häufig mehr, als du brauchst.

Die vier Wege im Vergleich

Welcher Weg passt zu dir?

• Ein Shop, ein ERP, Standardprozesse: Nimm den fertigen Connector deines ERP. Prüfe vorher, ob er Bestellungen, Bestände, Status und Tracking in beide Richtungen überträgt.
• Mehrere Shops oder Shopify plus Marktplätze: Eine Middleware oder ein ERP, das selbst als Data Hub arbeitet, hält alle Kanäle an einer Stelle zusammen.
• Viele Systeme über den Handel hinaus, etwa CRM, Buchhaltung, Marketing und Produktion: Eine iPaaS lohnt sich, wenn du Abläufe über all diese Systeme steuern willst.
• Sehr spezielle Prozesse und eigenes Entwicklerteam: Eine eigene API-Anbindung, am besten auf Basis der GraphQL Admin API.

Noch auf der Suche nach dem passenden ERP? Welche Kriterien bei der Auswahl zählen, steht in Shopify ERP: Wann du ein ERP brauchst und worauf es bei der Auswahl ankommt.

Warum Hublify ERP eine Integration mit Shopify so einfach macht

• Es ist sinnvoll eine ähnlich „gestrickte“ Software mit Shopify zu verknüpfen: Hublify ist genauso eine modulare, cloudbasierte Lösung, die mitwächst, wie Shopify. Für manche reicht zunächst eine einfache Lagerverwaltung, später brauchen sie ein PIM oder möchten eine Analytics-App dazubuchen. Mit Hublify kannst du dir dein ERP selbst zusammenbauen, wann und wie du es brauchst.
• Komplette politische Offenheit: Hublify lässt sich dank der API mit jeglichen Best-of-Breed Systemen verbinden. Du könntest sogar mit Hublify als reine Middleware beginnen oder als Migrationstool.
• Als Data Hub legt Hublify sehr viel Wert auf einen einfachen Umgang mit Daten. Das beginnt vom Datenimport eigener Datentabellen über die Databox, setzt sich in einem visuellen Data-Mapping fort, automatisierte Qualitätschecks bis hin zu den Quick Views, einer Schnellansicht zu fast jedem Datensatz, damit z.B. beim Hovern über eine Auftragsnummer alle relevanten Informationen in einem Pop-Up-Fenster angezeigt werden, ohne Klick in eine andere Liste.
• Mit über 20 Jahren Erfahrung im E-Commerce sind viele Commerce-Prozesse und Reports standardmäßig in Hublify enthalten. ERP-Lösungen gibt es wie Sand am Meer, doch wenn du im E-Commerce wachsen willst, lohnt es sich, das Rad nicht neu zu erfinden, sondern auf eine Branchenlösung zu setzen, bei der Commerce-Logiken inclusive sind.
• Hublify bietet sehr viel Freiheit im Anlegen und Verknüpfen von Datenfeldern, so dass fast alle Geschäftsszenarien abgebildet werden können. Wenn du meinst, du brauchst eine individuelle Lösung, bist du bei uns richtig.
• Last but not least: Natürlich gelingt die ERP-Integration am schnellsten, wenn ein Shopify-Konnektor vorhanden ist (und die ERP-Software im Shopify App-Store angeboten wird.) Hublify ist eine der zertifizierten Apps im Shopify European ERP Program. Der Shopify-Connector von Hublify meldet Auftragsstatus, Tracking-Nummer und Bestände automatisch an Shopify zurück.

Häufige Fragen zur ERP-Integration mit Shopify

Was ist eine ERP-Integration mit Shopify? Eine ERP-Integration verbindet dein ERP so mit Shopify, dass Produkte, Bestände, Bestellungen, Kunden und Auftragsstatus automatisch zwischen beiden Systemen fließen. Du pflegst jede Information nur noch an einer Stelle, und kein Mitarbeiter muss Daten von Hand übertragen.

Welche Middleware verbindet Shopify mit einem ERP-System? Jede Middleware mit einer Shopify-Anbindung und einer Schnittstelle zu deinem ERP kommt infrage. Wichtiger als der Name ist, ob sie die Shopify GraphQL Admin API nutzt, Bestellungen und Bestände in Echtzeit überträgt und Fehler sichtbar macht. Manche ERP-Systeme wie Hublify arbeiten selbst als Middleware, sodass du kein zusätzliches System brauchst.

Was ist der Unterschied zwischen Connector, Middleware und iPaaS? Ein Connector verbindet genau zwei Systeme, etwa Shopify und dein ERP. Eine Middleware verbindet mehrere Systeme über eine zentrale Stelle und übersetzt die Daten zwischen ihnen. Eine iPaaS ist eine Middleware aus der Cloud, die zusätzlich Workflows über viele Anwendungen steuert.

Kann ich mein ERP selbst über die Shopify-API anbinden? Ja, über die GraphQL Admin API von Shopify. Plane dabei die API-Limits ein: Je nach Tarif sind 100 bis 1.000 Punkte pro Sekunde möglich, große Datenmengen überträgst du über Bulk Operations. Entwicklung, Hosting und Wartung liegen bei einer eigenen Anbindung dauerhaft bei dir.

Wie bleiben Bestände zwischen Shopify und ERP synchron? Das ERP ist führend für die Bestände und schickt jede Änderung an Shopify. Bestellungen aus Shopify kommen per Webhook sofort im ERP an und reservieren dort die Ware. Je kürzer der Abstand zwischen Verkauf und Abgleich, desto seltener verkaufst du Ware, die nicht mehr da ist.

Wie verknüpfe ich Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen im ERP? Die Bestellung kommt aus Shopify ins ERP, das daraus Lieferschein und Rechnung erstellt. Die Zahlungsinformation aus Shopify Payments oder dem Zahlungsanbieter wird der Bestellung zugeordnet, sodass offene Posten automatisch ausgeglichen werden. Die Buchhaltung bekommt die Daten dann gesammelt aus dem ERP, etwa als DATEV-Export.