Fast jeder kennt aus seinem Umfeld geplatzte ERP-Projekte. Bei IT-Dienstleistern rund um einen der größten ERP-Anbieter heißt es, dass ca. 50% der ERP-Einführungen länger und teurer werden als geplant. Gelten diese Zahlen nur für Großprojekte mit SAP? Kann eine digital-affine Branche wie der E-Commerce auf mehr Erfolg hoffen?
Laut der E-Commerce und ERP-Expertin Dörte Kaschdailis, Gründerin der unabhängigen Beratungs- und Umsetzungsagentur oppexia, bedarf es mehrerer „Spieler“, die zum Gelingen eines ERP-Projektes beitragen. Neben Workflows (Arbeitsabläufe), Organisation und Prozessen gehören auf technischer Ebene die beteiligten Systeme und Schnittstellen dazu, wobei sie Schnittstellen als einen der vernachlässigten Player bezeichnet.
Um diese technischen Herausforderungen geht es in diesem Artikel, wobei der Fokus nicht auf den oben genannten Großprojekten wie bei Lidl oder Aldi liegt, sondern auf ERP-Projekte im E-Commerce, insbesondere mit Shopify, als einem der Shopsystem-Lieblinge in Deutschland.
Typische technische Herausforderungen an eine ERP-Integration mit Shopify
Wenn du auf der Suche nach einem ERP-System für Shopify bist, stellst du dir sicher einige grundsätzliche Fragen:
- Ab wann ist ein ERP-System für Shopify nötig?
- Was soll das ERP-System alles abdecken? Reicht eine reine Warenwirtschaft oder sollen PIM, CRM ebenfalls Bestandteil sein, Produktionsprozesse oder HR?
- ERP-System mieten oder kaufen? Am Beispiel von PIM haben wir die Vor- und Nachteile von on-premise und einer Lösung aus der Cloud dargestellt.
- Eines deiner Hauptziele für die Einführung eines ERPs können effizientere Geschäftsprozesse sein. Wie kann ein ERP dir helfen, Kosten zu sparen?
Sind diese Fragen abgehakt, geht es um die technischen Herausforderungen: Welche Systeme müssen miteinander sprechen, welche Prozesse müssen sie abbilden und wie gelingt der Datenaustausch?
Bevor wir in die Tiefe gehen, eine kurze Erklärung, was Integration überhaupt bedeutet:
Eine ERP-Integration verbindet eine ERP-Software mit anderen Systemen, wie z.B. Shopsystem oder CRM-System. So sollen synchrone Daten zu Produkten, Kunden, Aufträgen, Beständen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen über den gesamten Geschäftsprozess für alle Beteiligten in Echtzeit verfügbar und auswertbar sein.
Dadurch können Arbeitsabläufe automatisiert und optimiert werden, die Produktivität gesteigert werden und nicht zuletzt das Kundenerlebnis verbessert werden. Informationen zwischen den Abteilungen sollen schnell und einfach ausgetauscht werden.
Herausforderungen #1: Kompatibilität zwischen den Systemen
Ein Hauptproblem bei der Integration eines ERP-Systems mit Shopify sind Kompatibilitätsprobleme. Nicht alle ERP-Systeme verfügen über einen guten und umfangreichen Konnektor zu Shopify, was die Integration erschwert. Außerdem kann es vorkommen, dass ein ERP-System eine ganz andere Datenarchitektur hat und daher Schwierigkeiten aufkommen, Daten mit Shopify zu synchronisieren, das auf einer anderen Datenbankarchitektur läuft.
Es ist sinnvoll, vor der ERP-Auswahl alle Schnittstellen zu Systemen zu identifizieren, mit denen das ERP-System sprechen muss: Shopsystem, PIM, CRM, PSP (Payment-Service-Provider), 3rd-Party Tools oder Marktplätze wie Amazon sind wichtig und unterscheiden sich von System zu System. Dabei gilt es, alle Systeme zu orchestrieren und jedem System seinen Funktionsbereich zuzuordnen samt „Datenhoheit“.
Herausforderung #2: Datenmigration
Herzstück einer ERP-Integration ist die eigentliche Datenmigration. Dies beinhaltet das Übertragen von Bestandsdaten, Kundendaten, Bestellungen und weiteren wichtigen Informationen und deren Weiterverarbeitung. Aber nicht nur das…
Datenmigration: Die Übertragung von Daten aus einem alten System in ein neues, bzw. die Migration aus vielen Quellen in ein zentrales System ist eine große Herausforderung, da sich Fehler und Verluste direkt auf den Geschäftserfolg auswirken. Welche Daten sollen übernommen werden? Wie sieht das Data-Mapping aus? Es sollte zunächst mit einem kleinen Auszug an Test-Daten die Migration getestet werden. Wann erfolgt die Migration welcher Daten (dynamische zuletzt) ins Produktiv-System?
Datenstruktur und Bereinigung: Daten aus unterschiedlichen Systemen müssen in eine einheitliche Struktur und Format gebracht werden. Ein Systemwechsel oder eine Einführung gibt immer die Chance, Daten zu bereinigen und die Qualität der Daten zu prüfen: Dubletten beseitigen, Maßeinheiten, Farben und Größen normalisieren, Vollständigkeit und Konsistenz, SEO- und kanalspezifische Anforderungen checken.
Mach dir vorher bewusst, welche Qualitätsstandards gelten sollen, wie der Freigabeprozess aussieht und welche Struktur du brauchst (Informationen bis in welche Tiefe, Tagging, Kategorie-Struktur).
Datenanreicherung: Mit der reinen Migration und Bereinigung ist es nicht getan. Die Artikel-Stammdaten werden angereichert und bspw. im PIM medienneutral und kanalspezifisch verwaltet. Hier kommen weitere Informationen wie Bilder, Attribute, technische Daten, Cross-Selling oder Bundle-Informationen dazu sowie Taxonomie-Informationen für Google oder Amazon-Listings.
Herausforderung #3: Prozesse koordinieren
Im Prinzip geht es bei einem E-Commerce ERP um zwei grundlegende Geschäftsprozesse, die sich in viele einzelne Teilprozesse aufgliedern:
Order-to-Cash oder Quote2Cash: Dieser Prozess verläuft kundenseitig und involviert mehrere Abteilungen und Systeme vom ersten Kundenkontakt bis zur Retoure. Was auf den ersten Blick simpel klingt, kann schnell komplex werden, wenn beispielsweise…
- die Bestellung in mehrere Teillieferungen aufgesplittet wird.
- die Bestellung von mehreren Verkäufern ausgeführt wird (z.B. beim Dropshipping oder bei Marktplätzen).
- ein Gutschein ab einem Mindestbestellwert bei einer Teil-Retoure verrechnet werden muss.
Unternehmensseitig geht es vor allem um den Finanzfluss, also von der Produktion oder dem Einkauf bis zur Bezahlung. Auch hier gibt es Herausforderungen, z.B. kostengünstiger Einkauf, möglichst geringe Kapitalbindung im Lager oder effiziente Pick- & Pack-Prozesse. Wie unterstützt ein ERP, wenn beispielsweise…
- ein Artikel schnellstmöglich nachbestellt werden muss, die geforderte Menge beim Standard-Lieferanten nicht vollständig lieferbar ist und auf andere Lieferanten ausgewichen werden muss.
- Aufträge hinsichtlich der geringsten Versandkosten (welcher Lagerort, wie viele Teillieferungen mit welchen Verpackungs- und Versandkosten) oder mit den geringsten Wegen im Lager abgearbeitet werden sollen.
Je mehr Parteien und Systeme in den Prozess involviert sind, desto wichtiger ist eine klare Prozessbeschreibung.
Lösungsansätze für die technische ERP-Integration mit Shopify:
Generell stehen verschiedene Integrationsansätze zur Verfügung:
1. API
Zwei Systeme mit jeweils einer performanten API sollten über diese API miteinander kommunizieren und Daten über austauschen können. So könnte ein ERP über Shopifys API Produktinformationen abrufen, den Bestellstatus aktualisieren oder die Warenverfügbarkeit aktualisieren.
2. Konnektor
Für eine direkte Verbindung von zwei Systemen, so dass Daten und Prozesse aufeinander abgestimmt werden, bedarf es eines eigens entwickelten Konnektors. Konnektoren sind oft maßgeschneidert und beinhalten zusätzlich zur Datenübertragung auch Datentransformationen, Validierungen und das Mapping von Datenfeldern zwischen den Systemen.
3. Middleware
Die Integration kann auch über eine neutrale Middleware stattfinden. Es können Middleware-Plattformen eingesetzt werden, die als Vermittler zwischen Shopify und dem ERP-System fungieren. Diese Plattformen übersetzen und routen die Daten zwischen den Systemen und können zusätzliche Funktionen wie Datenvalidierung, -transformation und -mapping bieten.
4. iPaaS
Eine immer relevantere Integrationsstrategie erfolgt durch iPaaS (integration Platform as a Service). Hier bietet eine cloudbasierte, neutrale Plattform Integrationsmöglichkeiten wie Datenintegration, API-Management, Workflow-Orchestrierung, Datenmapping und -transformation sowie Monitoring und Management von Integrationsprozessen. Besonders interessant ist hier die Möglichkeit, Workflows übergreifend über mehrere Anwendungen zu erstellen, ohne Installation von Hardware. Dies ist so gesehen der große, moderne Bruder der klassischen Middleware. Dabei werden nicht nur Daten gemappt, sondern auch gleich noch mehr Prozesse darin konfiguriert.
Warum Hublify ERP eine Integration mit Shopify so einfach macht:
- Es ist sinnvoll eine ähnlich „gestrickte“ Software mit Shopify zu verknüpfen: Hublify ist genauso eine modulare, cloudbasierte Lösung, die mitwächst, wie Shopify. Für manche reicht zunächst eine einfache Lagerverwaltung, später brauchen sie ein PIM oder möchten eine Analytics-App dazubuchen. Mit Hublify kannst du dir dein ERP selbst zusammenbauen, wann und wie du es brauchst.
- Komplette politische Offenheit: Hublify lässt sich dank der API mit jeglichen Best-of-Breed Systemen verbinden. Du könntest sogar mit Hublify als reine Middleware beginnen oder als Migrationstool.
- Als Data Hub legt Hublify sehr viel Wert auf einen einfachen Umgang mit Daten. Das beginnt vom Datenimport eigener Datentabellen über die Databox, setzt sich in einem visuellen Data-Mapping fort, automatisierter Qualitätschecks bis hin zu den Quick Views, einer Schnellansicht zu fast jedem Datensatz, damit z.B. beim Hovern über eine Auftragsnummer alle relevanten Informationen in einem Pop-Up-Fenster angezeigt werden, ohne Klick in eine andere Liste.
- Mit über 20 Jahren Erfahrung im E-Commerce sind viele Commerce-Prozesse und Reports standardmäßig in Hublify enthalten. ERP-Lösungen gibt es wie Sand am Meer, doch wenn du im E-Commerce wachsen willst, lohnt es sich, das Rad nicht neu zu erfinden, sondern auf eine Branchenlösung zu setzen, bei der Commerce-Logiken inclusive sind.
- Hublify bietet sehr viel Freiheit im Anlegen und Verknüpfen von Datenfeldern, so dass fast alle Geschäftsszenarien abgebildet werden können. Wenn du meinst, du brauchst eine individuelle Lösung, bist du bei uns richtig.
- Last but not least: Natürlich gelingt die ERP-Integration am schnellsten, wenn ein Shopify-Konnektor vorhanden ist (und die ERP-Software im Shopify App-Store angeboten wird.)
