Die wichtigsten Features von PIM im E-Commerce

Um herauszufinden, welche Funktionen ein PIM-System im E-Commerce mitbringen muss, sollte man sich zunächst fragen, was für einen Erfolg im E-Commerce heute ausschlaggebend ist. Die Anforderungen der Branche sowie die unterstützende Software mit all ihren technologischen Möglichkeiten hat sich in den letzten Jahrzehnten enorm geändert.

Während Produktinformationen noch in den 80er Jahren mühevoll in Papierkatalogen und mit manueller Verwaltung zusammengestellt wurden, wuchs mit dem Aufkommen des Internets und Online-Handels der Bedarf an einer zentralen, digitalen Organisation aller Produktdaten, insbesondere der Medienverwaltung (DAM). Durch die Erschließung neuer Verkaufskanäle und durch die Expansion in andere Länder wurde ein PIM-System als zentrales Steuerelement für verschiedene Shops und Kanäle unverzichtbar. Während Printkataloge immer mehr an Bedeutung verloren, sollten PIM-Systeme personalisierte Kundenerlebnisse und Analysen ermöglichen. Heute treiben künstliche Intelligenz und Automatisierung PIM Software in eine neue Ära, die Unternehmen hilft, Produkte konsistenter und ansprechender über alle Kanäle hinweg zu präsentieren.

Im Lauf der Jahre kristallisierte sich heraus, was ein PIM-System ist und inwiefern es sich von PXM, PDM und PLM Software unterscheidet. Schauen wir nun von der Entwicklung der PIM-Systeme auf die Anforderungen des E-Commerce Marktes. Wie können Unternehmen mit einem PIM E-Commerce erfolgreich gestalten?

Was ist für einen Erfolg im E-Commerce wichtig?

Die Herausforderung, seine Produkte so zu platzieren, dass sie nicht nur gefunden, sondern auch gekauft werden, hat in den letzten Jahren stets zugenommen. Wie kannst du deine Produkte im E-Commerce erfolgreich platzieren?

Deine Produkte werden gefunden

Damit deine Produkte in deinem Shop gefunden werden, spielt SEO eine wichtige Rolle, um die Besucher auf deine Seite zu lenken. Die richtigen Keywords, Meta-Tags, Kategorien und Attribute, aber genauso auch eine klare Struktur und gute Performance deiner Seite, sind dabei wichtig. Auf deiner Seite helfen Filter, Produktkonfiguratoren oder eine schnelle Suche, Produktvorschläge und Bewertungen sowie Empfehlungen für Cross- und Upselling, dass das passende Produkt schnell gefunden wird. Für die Darstellung deiner Produkte auf Marktplätzen heißt es, die jeweiligen Anforderungen des Anbieters zu erfüllen.

Gute Produktbeschreibungen steigern die Conversion

Im Umkehrschluss sind schlechte Produktbeschreibungen für 86% ein Grund für einen Kaufabbruch, so belegt eine Studie von Inriver. Doch was sind gute Produktbeschreibungen? Aus Konsumentensicht sind es zunächst ausführliche Informationen, korrekte und hilfreiche Informationen, die die Fragen rund um die Kaufentscheidung beantworten. Dazu gehören je nach Beschaffenheit des Produkts sämtliche Attribute, Bilder, Videos, technische Informationen, Gebrauchsanleitungen, Vergleiche, Bewertungen, etc. Doch nicht nur Fakten rund um das Produkt, sondern auch der richtige Ton, die richtige Story, der richtige Style des Bildes sorgen für Kaufentscheidungen. Eine Anpassung der Informationen an die jeweilige Zielgruppe in Sprache, Stil und Format erreicht noch höhere Conversions.

Weniger Retouren, weniger Kosten

Fehlbestellungen lassen sich nicht komplett vermeiden. Jedoch bilden Retouren einen großen Kostenblock. Pro Retoure fallen bis zu 10€ pro Artikel an für die Rücksendung, die Prüfung der Ware und Wiederaufbereitung für den Weiterverkauf. Dabei können gute Produktbeschreibungen mit genauen Aussagen zu Farben, Materialen und vor allem Größen viel dazu beitragen, die Retourenquote zu senken. Unternehmen wie SAIZ wollen mit Hilfe von KI individuelle Maße mit der Passform des Produktes abgleichen.

Multichannel-Management

Sortimente, Branding, Sprachen und kanalspezifische und lokale Besonderheiten steuern… E-Commerce ist heute sehr komplex geworden. Die "Google Omnichannel Excellence Study 2022" analysierte die Omnichannel-Aktivitäten von 52 Händlern und stellte fest, dass Unternehmen, die ihre Produkte über mehrere Kanäle anbieten, besser auf die steigenden Erwartungen der Kunden reagieren können. Eine Multichannel-Strategie mit einer Präsenz auf Marktplätzen oder in Social Media wird durch ein PIM unterstützt.

Personalisierung: Individuelle Aussteuerung von Preisen und Informationen

Mit Hilfe eines PIMs können nicht nur verschiedene Kanäle gesteuert werden, sondern Preise und Informationen auf Kundengruppen zugeschnitten, wenn nicht sogar 1:1 ausgespielt werden. Damit werden nicht nur Shop-Frontends, Marktplätze oder Social Media Feeds gefüllt, sondern auch Newsletter individuell gestaltet. Mit einem hohen Grad an Personalisierung werden hohe Öffnungsraten, Klickraten und schließlich Kaufentscheidungen erwartet.

Weniger Aufwand in der Datenpflege, weniger Ressourcen

Kommen wir nun vom Umsatz zu den Aufwänden. Datenpflege ist meist das ungeliebte Kind. Noch dazu, wenn Fachkräfte immer weniger werden. Umso wichtiger, dass die Kosten und Aufwände für Datenpflege möglichst geringgehalten werden. Mit einem PIM-System reduzierst du manuelle Datenpflege auf ein Minimum und die damit einhergehenden Fehler ebenso. Allein dadurch, dass alle Daten an einem Ort und nicht doppelt gehalten werden, sondern mit all ihren Spielarten zentral, vermeidest du unnötige Datenpflege. Freigabeprozesse können automatisiert werden, Änderungen als Massenbearbeitung geschehen, Datenqualität wird automatisch geprüft und mittels KI korrigiert, bzw. Content angereichert.

Schnellere Time-to-market: Produkt schnell live schalten

Als Konsequenz für weniger Datenpflege-Aufwand können Produkte schneller live gehen und Umsatz kann eher generiert werden. Bei zeitgebundenen oder saisonabhängigen Artikeln spielt das eine große Rolle. Wenn beispielsweise ein Baumarkt nach einem plötzlichen Wintereinbruch im Herbst Winterartikel wie Schneeschaufel oder Schlitten als direkte Reaktion auf die Wetterverhältnisse pushen kann, können wichtige Umsätze generiert werden.

Schnelle Integration mit bestehenden Systemen, Datenaustausch in Echtzeit

Damit diese Vorzüge auch vollends ausgespielt werden können, braucht es eine nahtlose Integration mit den bestehenden Systemen, insbesondere mit dem ERP oder der Warenwirtschaft, um die Bestandsmengen und Herstellerinformationen abzurufen, mit dem CRM, um die Zielgruppen zu definieren oder mit dem Analytics-Tool, um die richtigen Produkte für den Verkauf anzubieten und Sortimente zu steuern. Über eine REST-API werden Microservices oder Anwendungen verbunden und Daten in Echtzeit ausgetauscht. Essenziell, wenn dein Unternehmen Produkte auf mehreren Kanälen, mit mehreren Lagern und Dropshipping-Partnern verkaufen will.

Was sind Must-Have Funktionalitäten eines PIM-Systems?

Je nachdem, wie dein Geschäftsmodell und deine Systemumgebung aussehen, können diese Features für dich nicht nur relevant, sondern ein must-have und Teil deines Lastenhefts werden:

Zentrale Verwaltung aller Produktinformationen

Am besten Produktinformationen samt Preisen, digitale Media Assets (integriertes DAM) und der Warenverfügbarkeit in einem System. 
→ Überlege, welche Produktattribute für dich von Bedeutung sind: Produktname, Beschreibung, Artikelnummer, Hersteller (incl. Hersteller-spezifische Kennnummern), Brand, technische Spezifikationen, Preis, Kategorie, Lagerbestand, Gütesiegel, Varianten…
→ Wonach wollen deine Kunden filtern können?
→ Was sind die echten USPs deiner Produkte, die du hervorheben möchtest? Beim LENA-Marktplatz war es die Nachhaltigkeit der angebotenen Produkte. Diese sollte in den Produktbeschreibungen durch Nachhaltigkeitssiegel, durch für diese Zielgruppe wichtige Filter wie „vegan“, „kontrolliert biologisch angebaut“ und durch Zusatzinformationen zum Herstellprozess gestärkt werden. 

Flexible Datenstrukturen und Datenmodelle

Damit du alle Informationen an einem Ort speicherst und in unterschiedlicher Konstellation ausspielen kannst, brauchst du nicht nur unlimitierte Datenfelder, sondern auch flexible Datenmodelle.
→ Wie erfolgt die Verwaltung von Produktbeziehungen (Bundles, Varianten, Cross-Selling, Up-Selling, Nachfolgeprodukt…)?
→ Wie werden Produkthierarchien und Kategorien verwaltet? Können sie flexibel erweitert und geändert werden?

Einfacher Import und Export von Daten

Ein PIM-System ist wie ein Data Hub für Produktdaten, die sie sich aus verschiedenen Quellen holt, die Stammdaten anreichert und veredelt, damit daraus ein verkaufbares Produkt wird und wieder ausspielt. 
→ Wie leicht kannst du Daten im- und exportieren? 
→ Wie lange dauert der Daten-Im- und -export?
→ Wie einfach ist es für deine Supplier, Daten zu übermitteln?
→ Wie kannst du „Shit in“ verhindern und ein sinnvolles Daten-Mapping erreichen?

REST-API bzw. Integrationen

Deine Entwickler werden PIM-Systeme lieben, deren API eine einfache Integration ermöglicht und einen Zugriff auf alle Daten und Funktionen. Mit einer RESTful API kann eine Echtzeit-Synchronisierung der Produktinformationen und Media Assets sichergestellt werden, so dass Änderungen ohne Verzögerungen bereitgestellt werden. Dabei muss die API Standardformate wie JSON, XML und CSV ermöglichen.
→ Lass deine Entwickler einen Blick auf die API (Doku) werfen und frage nach der Dauer der Anbindung bei anderen Kundenprojekten!
→ Wie häufig müssen automatisierte API-Updates stattfinden?

Datenqualitäts-Prüfung

Viele Unternehmen stellen einen in die Software integrierten Qualitäts-Check für Produktinformationen bereit. Die Frage ist, in welcher Tiefe Datenqualität geprüft wird. Geht es nur Dubletten-Erkennung oder um die Vollständigkeit von ausgefüllten Feldern? Oder auch korrekte Daten (z.B. PLZ-Check oder Abgleich Vorname und Anrede) und konsistente Daten (z.B. einheitliche Größen und Maße)
→ Was ist dein Anspruch an „gute Daten“? Wo treten deine größten Qualitätsprobleme auf?
→ Wie kann das PIM-System automatisiert Qualität prüfen?

Standardisierung & Klassifizierung von Produktdaten

Manchmal ergibt eine systematische Organisation und Vereinheitlichung von Produktdaten gemäß festgelegter Normen Sinn. Dies ermöglicht eine konsistente Beschreibung und Kategorisierung von Produkten, was den Austausch und die Verarbeitung von Informationen über verschiedene Systeme und Branchen hinweg erleichtert. 
→ Soll das PIM-System Klassifikationsstandards wie ECLASS unterstützen?

Einfaches Datenmanagement

Datenpflege ist dein tägliches Brot. Schau dir genau an, wie komfortabel du mit den Daten im PIM umgehen kannst. Das beginnt bei Drag & Drop-Funktionen und geht über Inline-Editing und Stapelverarbeitung bis hin zu automatisierten Workflows.
→ Wie gelingt eine schnelle Änderung von Fehlern oder Updates? 
→ Kannst du durch eine einfache Suche, durch Filter, Tags und Segmente deine Daten schnell wiederfinden und eigene Ansichten abspeichern?

KI-basierte Unterstützung

Im Normalfall müssen alle eingespeisten Daten geprüft, angereichert und veredelt werden, „hübsch gemacht“ für den Verkauf. Hier können KI-Tools viel Arbeit abnehmen, bspw. bei der Adressprüfung oder bei der Content Anreicherung und Eingabe der SEO-Meta-Daten sowie beim Tagging und der Verschlagwortung von Media Dateien. Oder bei automatischen Übersetzungen.
→ Wie einfach lassen sich KI-Tools integrieren?
→ Wo greift das PIM-System bereits auf ChatGPT & Co zurück und kann Ergebnisse automatisiert in Datenfelder eintragen?

Erfüllung von Marketing- und SEO-Vorgaben

Während typische Meta-Daten für SEO sowohl für Bilder als auch für Produkte fast schon Standard sind, kann es für dich von Bedeutung sein, wenn du deine Branding-Vorgaben im PIM hinterlegen kannst. Zur Verwaltung von Marketing-Materialien, die mit den Produkten verknüpft sind, oder Corporate Identity Vorlagen. Insbesondere für B2B-Kunden oder Vertriebspartner kann diese Funktion von Bedeutung sein. 
Neben den reinen SEO-Meta-Tags kann die Hinterlegung von Synonymen deine Suchergebnisse steigern.  

Versionierung und Historie

Für eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen, bzw. zur Aufbewahrung von früheren Versionen ist es in manchen Fällen wichtig, eine Versionsverwaltung im PIM integriert zu haben. Sowohl für die Produktbeschreibungen als auch für die Media Assets, zur Einhaltung von Lizenzrechten und Compliance.
→ Ist es wichtig, dass du mehrere Versionen eines digitalen Assets zur Verfügung hast?
→ Erfordert deine Qualitätssicherung und Compliance, dass alle Änderungen protokolliert werden?

Channel-Management

Sobald du auf mehreren Kanälen verkaufst, wirst du mit unterschiedlichen Anforderungen an Bildgrößen, Textlängen und „Voice of Tone“ oder Listing-Anforderungen auf Marktplätzen konfrontiert. 
→ Wie erfolgt die kanalspezifische Anpassung der Produktinformationen (Texte, Bilder, Preise, Add-Ons) und wie wird die Ausleitung konsistenter, aktueller und korrekter Daten sichergestellt? Idealerweise automatisiert?
→ Wie erfolgt die Integration und Synchronisation mit Marktplätzen oder Social Media Kanälen?
→ Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit Dropshipping-Partnern?

Übersetzungen & Lokalisierung 

Beim Verkauf in andere Regionen und Länder sollen deine Produktinformationen den Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. Das betrifft die reine Übersetzung in die jeweilige Ländersprache, als auch regionale Begriffe wie „Alsterwasser“ und „Radler“. Wenn deine Bilder und Videos für dich der Hauptträger der Information sind, könnten auch hier kulturelle Anpassungen in der Auswahl des Hintergrunds, der Personen oder der Deko von Bedeutung sein. 
→ Welche Datenfelder sollen und können übersetzt werden?
→ Wie erfolgt die Zuordnung der lokalen Versionen zum Zielmarkt?

Rechte und Rollen 

Damit das PIM-System der Single-Point-of-Truth bleibt, sollen möglichst alle Beteiligten mit unterschiedlichen Berechtigungen mit dem System arbeiten. Für verschiedene Benutzergruppen (Admin, Redakteur, Externer) müssen unterschiedliche Rechte granular einstellbar sein. 
→ Wer soll mit deinem PIM arbeiten?
→ Auf welche Felder sollen die unterschiedlichen User zugreifen können, bzw. sie ändern dürfen?

Kollaboration & Workflow Management

Häufig müssen mehrere User gleichzeitig an Datensätzen arbeiten. 
→ Wie werden Änderungen protokolliert und Freigabeprozesse eingehalten?
→ Wie leicht können initiale Workflows zu automatisierten Aktionen eingerichtet werden? 

Skalierbarkeit & Performance

Je nachdem, wie deine Wachstumspläne für dein Produktportfolio sind, solltest du die Skalierbarkeit überprüfen. Zum einen hinsichtlich der Menge an SKUs, die ohne Performance-Einbußen verwaltet werden können. Zum anderen hinsichtlich der Mandantenfähigkeit, wenn du mit einem PIM mehrere Shops steuerst, die rechtlich voneinander getrennt sein sollen. Beeinflusst eine Hochauslastung des einen Shops die Performance eines anderen?
→ Wie leicht können weitere Shops, Länder, Kanäle integriert werden?
→ Welche Datenmengen wurden bereits gestemmt?
→ Auf welche cloudbasierte Infrastruktur wird zurückgegriffen?
→ Wie wird eine schnelle Datenbereitstellung bei Peaks sichergestellt? 

Dashboards & Auswertung

Je mehr Kanäle, Sortimente, Länder und Produkte du steuerst, desto wichtiger ist eine schnelle Übersicht und Auswertung deiner Daten und Flows. Wo stockt es, wo werden Ziele nicht erfüllt? Mache dir klar, welche KPIs du im Alltag verwenden willst und welche Auswertungen dir Insights verschaffen. Dazu kann eine Renner-Penner-Analyse oder eine ABC-Analyse deiner Produkte dienen. Genauso kann eine Kanalleistungsanalyse hilfreich sein, um zu wissen, wo welche Produkte mit welchen Preisen wie performen. Oder eine Erstkauf-Folgekauf Analyse bzgl. Produkten und Produktkategorien, um bspw. Cross-Selling-Optionen herauszufinden.
→ Verfügt das PIM bereits über vorgefertigte Dashboards?
→ Wie leicht sind sie anpassbar, bzw. kannst du eigene Dashboards erstellen und ggf. Reports automatisiert versenden?

Auch wenn lange nicht alle Features unbedingt nötig sind – und vor allem häufig dann nicht mehr, wenn ein Preisschild dahintersteht – es zeigt, was ein PIM im E-Commerce alles unterstützen kann.  Zusammengefasst verbessert ein PIM-System im E-Commerce die Datenqualität und Konsistenz und trägt dazu bei, die Verwaltung von Produktinformationen effizient zu gestalten und eine bessere Kundenerfahrung zu schaffen. Insbesondere  für Unternehmen mit umfangreichen und vielfältigen Produktportfolios sowie für solche, die über mehrere Kanäle und Länder hinweg verkaufen, lohnt sich ein PIM, wenn es einen Fokus auf E-Commerce legt.

Schau dir gerne an, ob Hublify PIM für deine Anforderungen passt. Das Besondere an Hublify ist, dass du neben Hublify PIM schrittweise noch viele andere Apps wie Warenwirtschaft, Order Management oder CRM ergänzen kannst und durch die übergreifenden Daten wertvolle Insights bekommst und übergreifende Prozesse automatisieren kannst.