Das Lager ist der zentrale Ort, an dem die bestellte Ware für den Versand vorbereitet wird. Auch wenn sich das simpel in einem Satz zusammenfassen lässt, umfasst es in der Realität viele einzelne Prozessschritte, die je nach Lagerhaltung, Lagergut und Ressourcen sehr unterschiedlich ablaufen. Was braucht es, damit ein Lager effizient funktionieren kann? Lagerkennzahlen wie Durchlaufzeiten, Lagerreichweite oder Lagerumschlagshäufigkeit helfen, die Effizienz eines Lagers zu messen. Doch welcher Voraussetzungen bedarf es und welche Aufgaben muss ein Lager erfüllen, damit diese Kennzahlen erreicht werden können?
Schon mal vorneweg: Ein effizientes Lager hängt nicht nur am optimalen Warenfluss. Ohne die begleitenden Informationsprozesse hilft selbst die schlaueste Lagerhaltung nichts, wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht weiß, wo er wann welchen Artikel picken soll und mit welchen anderen Artikeln samt Dokumenten und Verpackungsmaterial gepackt werden soll. Man könnte fast sagen, der Warenfluss kann nur dann optimal sein, wenn die dazugehörigen Informationen in Echtzeit für die Betroffenen zur Verfügung stehen. Was passiert also bei welchem Prozessschritt und welche Informationen sind dafür nötig?
Aufgaben eines Lagers bei den einzelnen Prozessschritten eines Warenflusses
Wareneingang
Hier werden die eingehenden Lieferungen und ggf. Retouren erfasst, geprüft und abgeglichen mit der bestellten Ware. Die Erfassung erfolgt idealerweise über ein Warenwirtschaftssystem und Barcode-Scanner, so dass mit der Zuweisung eines Lagerplatzes auch die Bestandsführung stets aktuell gehalten wird.
- Annahme von Lieferungen: Zeitpunkt, Lieferant, Lieferumfang
- Prüfung der gelieferten Ware: Qualität, Vollständigkeit, eventuelle Schäden
- Einlagerung der Waren: Lagerort, Lagerplatz, Bestandsführung
Lagerhaltung
Entsprechend der Lagerhaltungsform werden Artikel eingelagert, die Ausnutzung des Lagerplatzes überwacht, Mindest- und Sollbestände überwacht.
- Lagerbestandsführung: Aktuelle Lagerbestände, Mindestbestände, Lagerplatznutzung
- Lagerorganisation: Lagerstruktur, Regalsysteme, Kennzeichnung
Kommissionierung
Sobald ein Auftrag bestätigt ist, wird die Ware entnommen. Auch hier gibt es verschiedene Kommissionierungsverfahren, wie die Artikel der Bestellungen zusammengestellt werden und auf dem Packtisch landen. Je nachdem, ob dies in einem oder verschiedenen Lagern stattfindet, kann dieser Schritt schnell aufwendig werden.
- Auftragsdaten: Bestellnummer, Artikel, Menge, Kundenadresse
- Lagerbestand: Verfügbarkeit der Artikel, Lagerort
- Kommissionierungsmethode: Pick-by-Light, Pick-by-Voice, Batch-Picking
Verpackung
Die kommissionierten Artikel werden in das passende Paket gepackt, besondere Anforderungen beachtet wie Zolldokumente oder „Vorsicht Glas!“ Etiketten, Begleitdokumente (Lieferschein, Retouren-Label oder Marketing-Flyer) dazugelegt.
- Verpackungsmaterialien: Kartons, Füllmaterial, Klebeband
- Verpackungsanweisungen: Kunden- und Produktanforderungen, Versandart, Sicherheitsvorschriften, Zollbestimmungen
- Etikettierung: Adresse des Kunden, Versanddienstleister, Barcode für Tracking
Versand
Nachdem das Versandetikett aufgeklebt ist, werden die Pakete beim Versanddienstleister angemeldet und die Trackingnummer der Bestellung zugeordnet.
- Versandvorbereitung: Versandetiketten
- Versanddokumentation: Versanddatum, Versandart, Trackingnummer
- Logistikpartner: Versanddienstleister, Lieferzeiten, Versandkosten
Wann ist der Warenfluss optimal?
Nicht umsonst spricht man von Warenfluss, nachdem die Ware schnell, flüssig und ohne Hindernisse von A nach B gelangen soll. Optimal wäre also, wenn
- die Durchlaufzeit möglichst geringgehalten werden kann,
- wenig Personal erforderlich ist (wo können Roboter, Fließbänder Personal oder Wegzeiten ersetzen? Wie kann das Personal gut arbeiten?),
- die Prozesse wenig Geld kosten (kurze Wege, geringste Versandkosten),
- möglichst wenig Fläche gebraucht wird,
- der Lagerbestand so wenig wie möglich Kapital bindet und gleichzeitig „out of stock“ vermieden wird.
Mögliche Nadelöhre und Hindernisse
Mit der Analyse der Durchlaufzeit können Nadelöhre identifiziert werden. Eventuell dauert die Kommissionierung zu lange, weil die Packtische belegt sind, weil die Zugänge zu den Regalen versperrt sind, weil eingegangene Ware nicht freigegeben ist, weil das Verpackungsmaterial ausgegangen ist oder die Wege zu umständlich sind. Wie kann das vermieden werden?
Voraussetzungen für einen optimalen Warenfluss
Zunächst ist es sinnvoll, du überlegst dir, welche Lagerstruktur für deine Artikel sinnvoll ist: Wie viele Lagerstandorte, Lagertypen (z.B. Tiefkühllager, Retourenlager), Regale und Lagerplätze brauchst du? Nach welchem Verfahren willst du welche Ware einlagern? Wo ist eine Mischform sinnvoll? Was sind deine Mindestbestände und wie kannst du den Lagerplatz optimal nutzen?
Ohne die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems mit Lagerhaltung ist eine aktuelle Bestandsführung sehr aufwändig oder gar unmöglich. Dabei werden die verschiedenen Abteilungen und Daten miteinander vernetzt, damit Beschaffung, Einkauf, ggf. Produktion, Verkauf und Lagerhaltung optimal aufeinander abgestimmt sind. Durch die Vernetzung kann bspw. durch Lagerreichweite, Wiederbeschaffungszeit und Mindestbestände Ware rechtzeitig nachbestellt werden. Durchschnittliche Verbrauchszahlen aus dem Verkauf, Lagerumschlaghäufigkeit und EK-Preise helfen, einen guten Soll-Lagerbestand zu ermitteln und möglichst wenig Kapital zu binden.
Damit die Warenwirtschaft allerdings sinnvoll eingesetzt wird, müssen Prozesse definiert und verbessert werden. Welche Informationen müssen für wen, wann und in welcher Form bereitstehen? Wann muss ein Status verändert werden, damit der nächste Teilprozess gestartet werden kann (z.B. erst nach Status „Auftrag bestätigt“ darf die Kommissionierung starten)? Wer speist die Daten wie Lagerplätze ins System ein?
Eine Prozessanalyse wird zwar durch ein Warenwirtschaftssystem unterstützt, indem beispielsweise Kennzahlen wie Durchlaufzeit auf Abweichungen hinweisen. Was die Gründe anbetrifft und wie die Prozesse verbessert werden können, so weiß das Personal meist selbst am besten Bescheid, wo das Nadelöhr ist und kann Ideen zur Abhilfe liefern. Daher spielt die Einbindung des Lagerpersonals bei einer Optimierung des Warenflusses eine große Rolle. Dazu gehören eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung, das passende Werkzeug zur Bearbeitung der Pakete und Wareneinlagerung, bzw. -auslagerung, eine Analyse der Wegzeiten, Schulung der Mitarbeiter und Abstimmung mit den übrigen Logistikprozessen. Hier kann auch geprüft werden inwiefern wiederkehrende Prozesse wie regelmäßige Bestellungen automatisiert werden können.
Pharma-Beispielprozess „Packing“ mit Hublify Warehouse
Wie das Zusammenspiel von Prozessen, Hardware (z.B. Drucker) und Software (hier Hublify Warehouse) funktionieren kann, zeigt folgende schematische Grafik:
Beispielprozess für das Pharma-Lager einer Versandapotheke
Für ein Pharma-Lager gelten besondere Anforderungen: Verschreibungspflichtige Medikamente müssen vor Ausgabe zum Schutz vor Fälschung verifiziert werden. Dies geschieht, indem der Data Matrix Code auf jedem Medikament (mit Artikelnummer, Serien- und Chargennummer, Verfallsdatum) mit einem Nationalen Verifikationssystem (NMVS / NMVO) abgeglichen und „ausgecheckt“ wird.
Darum ist ein Data Hub als digitale Schaltzentrale wichtig
Das Zusammenspiel aus Prozessen, Daten, Abteilungen und der Ware ist die Grundlage für einen optimalen Warenfluss. Eine Warenwirtschaft, die die zentralen Bereiche des Warenflusses zusammenfasst, oder noch besser ein ERP, vernetzt alle Teilbereiche deines Unternehmens.
Ohne Medienbrüche werden Informationen zentral und in Echtzeit verwaltet und mit Lieferanten, Kunden, Dienstleistern (Logistik) ausgetauscht. So behältst du den Überblick (z.B. über Bestände, Bestellstatus, Lieferzeiten, etc.), und kannst analysieren, wo es gerade hakt, bzw. Prognosen abgeben (z.B. wie lange deine Bestände reichen). Wenn alle Daten in deiner Hand sind, kannst du bestimmen, wer welche Informationen sieht. So sorgst du für eine effiziente Zusammenarbeit deiner Teams, die nicht nur ihre eigene Abteilungsbrille aufhaben, sondern für das gesamte Unternehmen denken. Last but not least sind zentrale Daten die Grundlage für automatisierte Prozesse, damit deine Ware schneller, aber auch fehlerfreier zum Kunden gelangt.
Lass dir zeigen, wie Hublify deinen Warenfluss optimieren kann.
