Hublify als Data Hub einer Online Apotheke
10min Gesamtdurchlaufzeit vom Bestelleingang bis zum Paket
Der Use Case - kurz und knapp
Kunde: Versandapotheke mit Anbindung von Telemedizinern
Hublify Apps: Hublify Order Management, Hublify PIM, Hublify Warehouse
Aufgabe: Hublify soll als Data Hub und ERP im Austausch mit pharma-relevanten Systeme den kompletten Prozess von Bestelleingang bis Versand effizient und den pharmazeutischen Anforderungen entsprechend abwickeln.
Hublify als Pharma-ERP für > 1000 Bestellungen pro Tag
50.000 Orders/month aus > 10 Kanälen
Pro Telemediziner werden eigene Sortimente und Preise verwaltet. Einkauf per MSV3 beim Großhandel, Bestandsabgleich, Bestellprüfung und Freigabe - alles in Hublify. Für mehr als 10 Kanäle!
Nach 2h erste Telemediziner-Bestellung
Über die Hublify API werden Telemediziner direkt an Hublify angebunden. Bereits nach 2h geht die erste Bestellung ein und der Bestellstatus wird rückgemeldet.
10 min Gesamtdurchlaufzeit
Hublifys Oberflächen und Prozesse sind so optimiert, dass vom Bestelleingang über fachliche Prüfung und Freigabe bis zum Packen gerade mal 10 min vergehen, bis das Paket fertig gelabelt ist.
Pharma-Anforderungen einfach umgesetzt
Hublify verknüpft sich mit Pharma-Systemen wie ABDA, NMVO, Großhandel. Besondere Anforderungen an Produktnachverfolgbarkeit oder Bestellprüfungsprozesse können leicht umgesetzt werden.
Feedback zum Case:
"Hublify ist eine sehr umfassende und flexible Lösung, die sich unseren spezifischen Prozessen und Services anpasst. Ich bin super zufrieden mit der Software und den Mitarbeitern, die proaktiv immer wieder Vorschläge einbringen, wie wir mit Hublify unser Business noch effizienter gestalten können."
Komplette Bewertung
Die Herausforderung
Mehrere 1000 Bestellungen pro Tag aus verschiedenen Kanälen effizient verarbeiten
Für Versandapotheken sind Schnelligkeit und Effizienz das A und O. Schließlich können stationäre Apotheken fehlende Ware meist noch am selben Tag bestellen und ausgeben. Kundenseitig möchte niemand lange auf Medikamente warten, denn meist werden sie ja dringend gebraucht. Dazu wird erwartet, dass auch bei Online-Apotheken Fachpersonal Rezepte und Bestellungen prüft.
Hublify sollte als Datenzentrale eingesetzt werden, um Bestellungen entsprechend der pharmazeutischen Vorschriften genau und effizient abzuwickeln.
Anbindung verschiedener Datenquellen
Versandapotheken arbeiten häufig mit branchenspezifischen Systemen, Produktinformationen werden mit der ABDA-Datenbank abgeglichen, Bestellungen erfolgen über den Großhandel per MSV3 Schnittstelle und die Ware muss vor Auslieferung bei der NMVO verifiziert und ausgecheckt werden. An all diese Datenquellen musste Hublify angebunden werden.
Pharmaspezifische Anforderungen
Während die Grundprozesse von Bestellabwicklung, Einkauf, Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand ähnlich wie in jedem ERP-System nachgehalten werden, gibt es in der Pharma-Branche spezielle Anforderungen. Spezielle Produktdatenfelder, z.B. für verschreibungspflichtige Medikamente, besondere Prozesse bei der Bestellprüfung oder individuelle Ansichten je nach User. Hublify sollte diese Anforderungen sowohl in den Prozessen als auch in der Oberfläche abbilden.
50.000 Bestellungen / Monat effizient abwickeln
Bei > 1000 Bestellungen am Tag zählt jede Minute. Wie kann eine Bestellung möglichst einfach und sicher geprüft werden? Wie kann eine effiziente Weitergabe ins Lager erfolgen, damit das Picken und Packen schnell und fehlerfrei gelingt? Das Ziel war eine maximale Unterstützung des Fachpersonals bei der Bestellprüfung, intelligentes Routing zu den passenden Druckern und Packtischen und scannerbasiertes Packen und Versand.
Anbindung von Telemedizinern
Mehr als 10 Telemediziner sollten durch eine direkte Anbindung Rezepte ohne Aufwand als Bestellung aufgeben können. Dabei waren oft individuelle Preise und Vorgaben pro Telemediziner zu berücksichtigen. Der Bestellstatus mit Tracking-Nummer sollte rückgemeldet werden, so dass der Kontakt zum Patienten in der Hand des Telemediziners liegt.
Die Lösung
10min vom Bestelleingang bis zum gelabelten Paket
24h nach Bestelleingang angekommen - und davon 10min in Hublify!
Wodurch wurde das realisiert?
Leichte Anbindung an Drittsysteme und Partner
Damit Hublify zur Datenzentrale werden konnte, mussten mehrere Partner und Drittsysteme angebunden werden. So musste eine Zusammenarbeit mit der bestehenden Branchensoftware ermöglicht werden. Logistiker wurden angebunden, der Einkauf beim Großhändler funktioniert per MSV3-Schnittstelle. Dazu wurden Bestellungen von Telemedizinern direkt in Hublify injiziert und der Status rückgemeldet.
Die Basis für die einfache Integration sind die Hublify API und bestehende Konnektoren. Der Output: Telemediziner konnten bereits 2h nach Anbindung die ersten Bestellungen weitergeben.
Spezielle Ansichten und Zugriffe
Jeder Nutzer von Hublify sollte nur die Informationen sehen, die er braucht – aber dann auch so, dass Hublify ganz einfach zu nutzen ist. Bei so sensiblen Daten wie die der Pharmabranche ist eine ausgereifte Rechte- und Zugriffsverwaltung sehr wichtig.
Hublifys Oberflächen wurden je nach Bereich so angepasst, dass bspw. die PTA bei der Bestellprüfung alle Informationen zur Hand hat, die sie für eine Freigabe braucht: Bestellhistorie, Rezepte als pdf zum Gegencheck, ggf. Informationen zur Einnahme oder Begleitdokumente.
Automatische Adressprüfung - weniger Aufwand bei Bestellprüfung
Dabei wird das Fachpersonal von Hublify unterstützt, indem eine automatische Adressprüfung erfolgt. Die individuellen Formulare sorgen dafür, dass nachgehalten werden kann, welche Person welche Bestellung geprüft hat.
FMD / NMVS-konform: Genaue Produktnachverfolgbarkeit
Rechtliche Auflagen (FMD) verlangen zur Manipulationssicherung eine genaue Produktnachverfolgbarkeit. Seit 2019 muss jedes verschreibungspflichtige Produkt (RX-Produkt) eine eigene eindeutige Kennung, den Data Matrix Code, auf der Verpackung ausweisen, der sowohl Produktcode, als auch individuelle Seriennummer, Chargennummer, Verfallsdatum und weitere Informationen beinhaltet.
Bevor beispielsweise ein Antibiotikum in den Handel gelangt, muss es vor Abgabe gescannt werden und beim National Medicines Verification System (NMVS) verifiziert und ausgetragen werden. Die individuelle Seriennummer wird dann als „verbraucht“ markiert und verändert, so dass das Produkt nur einmal ausgegeben werden kann.
Hublify verwaltet diese Data Matrix Codes und den Abgleich mit dem NMVS.
ABDA-Sync: Produktdaten-Mapping und Reporting zu Änderungen
Von der für den Pharma-Markt relevante Produktdatenbank ABDA kommen 2x monatlich Updates zu Preisen, neuen Produkten oder anderen Produktinformationen. Die Änderungen werden stichtagsbezogen mit den Daten in Hublify abgeglichen. Dabei erfolgt ein Mapping nach einer bestimmten Logik, so dass alle Rohdaten mit ihren pharmaspezifischen Besonderheiten wie Darreichungsform, Verschreibungspflicht, Packungsgrößen etc. am Produkt als Attribut gespeichert und aktualisiert werden.
Die Änderungen werden in einem speziellen Reporting in Hublify angezeigt, so dass Mitarbeiter sofort erkennen, bei welchen Produkten Preisänderungen anstehen. Darauf aufbauend können strategische Einkaufsentscheidungen getroffen werden.
MSV3-ready: Bestellungen beim Großhandel per Schnittstelle
Apotheken bestellen beim Großhandel über die MSV3-Schnittstelle. Hublify erhält über diese Schnittstelle alle Informationen in Sekundenschnelle zu Warenverfügbarkeit, Bestellungen können zeitlich terminiert werden, zu einer Lieferung gebündelt werden und sind nicht mehr an bestimmte Bestellzeitpunkte gebunden.
Channel-spezifische Preise und Sortimente für Telemediziner
Mehr als 10 Telemediziner werden über Channels in Hublify verwaltet. Hier werden eigene Sortimente und channelspezifische Preise hinterlegt. Dabei wird die PZN des Produkts gekoppelt mit externen Produktcodes, so dass individuelle Preise pro Telemediziner nachgehalten werden können. Genauso können kundenspezifische Bundles hinterlegt werden.
Auto-Routing von Freigabe zum richtigen Packtisch – ohne zusätzlichen Klick
Sobald die Bestellprüfung erfolgt ist, wird die Bestellung bestimmten Packtischen und Druckern zugewiesen. Je nach Channel und Logistiker werden bestimmte Druckerfächer angesteuert und ein automatischer Druck der Lieferschein erfolgt.
Packer müssen nur noch die Lieferscheine aus dem Druckerfach nehmen, Ware einscannen und ggf. beim NMVS auschecken und das Label aufs Paket kleben.
Der Mehrwert von Hublify
Ein flexibler Data Hub: modernes ERP + Spezialanforderungen Pharma
Warum die Wahl auf Hublify fiel:
- Flexibel: schnelle Anpassung an bestimmte Branchenanforderungen, individuelle Formulare und Ansichten
- Leicht integrierbar: Schon 2h nach Anbindung von Telemedizinern gelangen erste Bestellungen in Hublify
- Umfassend: ein echter Data Hub für alle Prozesse und Daten, der mit sämtlichen dazugehörigen Welten kommuniziert und als Zentralinstanz alle Informationen für jeden individuell nutzbar macht.
- Skalierbar: kann auch mal Peaks mit mehreren tausend Bestellungen am Tag abfedern
- Prozessautomatisierungen mit Hilfe von Hublify Flows
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