Die Durchführung einer Inventur ist für viele eine lästige Pflicht und wird mit viel Aufwand in Verbindung gebracht. Dabei eignet sich eine regelmäßige Bestandsüberwachung hervorragend, um Diebstahl, Beschädigungen, Fehler im System oder bei der Lagerung (z.B. falscher Lagerplatz) zu erkennen.
Aus den verschiedenen Verfahren stellen wir heute die Vorteile der permanenten Inventur dar, die insbesondere durch moderne Technologien und digitale Bestandsführung für eCommerce Lager leicht umzusetzen ist.
Arten von Inventuren – für wen ist welche geeignet?
Stichtagsinventur: Bei dieser Art von Inventur wird der Bestand zu einem festgelegten Zeitpunkt überprüft. Dies ist die traditionelle Methode und eignet sich gut für Unternehmen mit einem relativ stabilen Bestand und klaren Bestandsbewegungen.
Permanente Inventur: Bei dieser Methode wird der Bestand kontinuierlich überwacht und regelmäßig aktualisiert, anstatt nur zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie eignet sich gut für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen und einer schnellen Bestandsbewegung, da sie eine genauere und aktuellere Bestandsführung ermöglicht.
Stichproben-Inventur: Hier wird nicht der komplette Bestand gezählt, sondern eine repräsentative Stichprobe genommen, dessen Ergebnis auf den Gesamtbestand hochgerechnet wird. Diese Methode eignet sich für große Unternehmen mit hohen Beständen, die ein zeitsparendes Verfahren suchen und mit einer akzeptablen Genauigkeit der Bestände zufrieden sind.
Kontinuierliche Inventur: Bei der kontinuierlichen Inventur wird der Bestand fortlaufend überwacht und aktualisiert, ähnlich der permanenten Inventur. Jedoch werden hier regelmäßige Inventurtermine festgelegt, an denen der Bestand überprüft wird. Doppelt genäht hält besser.
All diese Verfahren sind steuerrechtlich anerkannt mit der Bedingung einer ausreichenden Dokumentation. Das bedeutet, dass die Bestände vollständig (dazu gehören z.B. auch FBA, also die bei Amazon gelagerte Ware), mit allen dazugehörigen Werten wie Bezeichnung, Artikelnummer, Menge (Stück oder Maße, z.B. bei flüssiger Ware), Lagerort und ggf. Beschädigungen erfasst werden. Es muss die Richtigkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben gewährleistet sein. Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit kann von Einzelerfassung abgesehen werden.
Vorteile der permanenten Inventur für Versandlager
Im Vergleich zur Stichtags-Inventur, bei der meist zum 31.12. Ausnahmezustand im Lager herrscht, kann die permanente Inventur:
- leichter in den Betriebsalltag integriert werden, da sie kontinuierlich erfolgt und sich der Verfügbarkeit von Ressourcen anpassen kann (z.B. wird sie dann durchgeführt, wenn der Lagerbestand gering ist).
- Schwankungen und mögliche Fehler werden zeitnah erkannt, so dass schnell reagiert werden kann.
- Echtzeit-Bestände sind insbesondere beim Verkauf auf mehreren Kanälen Voraussetzung, um Überverkäufe zu verhindern.
(Technologische) Voraussetzungen für eine permanente Inventur
Die Grundlage für eine permanente Echtzeit-Bestandsführung bildet eine Lagerverwaltungssoftware, bzw. weiter gefasst ein ERP-System. Hier wird die Ware eingebucht und ausgebucht, der Verbrauch, die Lagerreichweite, Lieferzeiten, Durchlaufzeiten, etc. nachgehalten und für die weitere Planung herangezogen, damit die Lagerhaltungskosten möglichst gering gehalten werden.
Darüber hinaus führen Mitarbeiter physisch regelmäßige Überprüfungen des Lagerbestands durch, um sicherzustellen, dass die im System erfassten Bestände mit den tatsächlichen Beständen übereinstimmen.
Für die physische Erfassung der Ware eigenen sich:
- Barcode-Scanner: Jeder Artikel im Lager ist mit einem Barcode versehen, der eindeutig identifiziert werden kann. Mitarbeiter verwenden Barcode-Scanner, um die Artikel zu scannen und die Bestände automatisch im ERP-System zu aktualisieren. Alternativ können auch QR-Codes mit mobilen Endgeräten verwendet werden.
- RFID-Technologie: In einigen fortschrittlichen Versandlagern wird RFID (Radio-Frequency Identification) eingesetzt. Jeder Artikel ist mit einem RFID-Tag ausgestattet, der drahtlos gelesen werden kann. Dies ermöglicht eine noch schnellere und genauere Bestandserfassung.
- Automatische Identifikationssysteme: Automatische Identifikationssysteme wie automatische Lager- und Fördertechnik können auch in die permanente Inventur integriert werden. Diese Systeme erfassen automatisch den Bestand, während die Waren durch das Lager bewegt werden.
Lagerverwaltungssoftware oder ERP-System?
Das Bestandsmanagement im Lager kann durch eine Lagerverwaltungssoftware geschehen. Die Echtzeit-Bestandsführung gewinnt dann an Bedeutung, wenn sie mit anderen Abteilungen verknüpft ist. Insbesondere die Kopplung zu Einkauf und Verkauf zahlt sich aus, damit Rückschlüsse auf Verbrauch, Durchlaufzeit, Reichweite, etc. gezogen werden können, die wiederum in die Planung einfließen. Klassischerweise übernimmt ein ERP-System wie Hublify die unternehmensweite Steuerung der Ressourcen, damit beispielsweise die Geschäftsführung die finanzielle Bedeutung einer verspäteten Lieferung direkt erfassen kann. Cloudbasierte Baukasten-Lösungen ermöglichen auch kleineren Unternehmen ohne großen Aufwand ihr Bestandsmanagement digital zu lösen.
